Implementação: personalize o i-Reserve ao seu gosto

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Posso fazer a implementação eu mesmo?

Sim, pode implementar o sistema de reservas online você mesmo. Dependendo das suas necessidades e requisitos, a configuração do i-Reserve pode ser bastante abrangente. Mas é perfeitamente possível fazê-lo por conta própria, desde que esteja disposto a dedicar tempo. Criámos um manual detalhado para o orientar. Se precisar de ajuda para traduzir as suas necessidades em configurações do i-Reserve, a nossa equipa pode ajudá-lo. Conversamos consigo sobre, por exemplo, o seu fluxo de e-mails e pagamentos, e ouvimos as suas necessidades. Podemos então traduzi-las nas definições corretas dentro do i-Reserve. Mas vamos começar pelo início.

Elabore um plano

Configurar um sistema de reservas pode parecer intimidante, mas com o i-Reserve é rápido e simples. Quer o faça você mesmo ou nos deixe fazê-lo, estará pronto num instante. O primeiro passo é elaborar um plano para ter uma orientação durante a implementação. Isso dá-lhe a oportunidade de refletir e tomar decisões sobre a configuração. Um plano definido antecipadamente também lhe poupará muito tempo durante a fase de implementação. Em 10 passos, levamo-lo até uma implementação bem-sucedida.

Passo 1: O que pode ser reservado

O sistema de reservas i-Reserve é extremamente versátil no que diz respeito às reservas. Quer pretenda disponibilizar a reserva de uma sala, bungalow, chalé, barco, curso, campo de golfe, visita guiada, formação ou aula de fitness, o i-Reserve consegue satisfazer as suas necessidades. Esta versatilidade é uma das razões que torna o i-Reserve uma escolha tão popular entre os utilizadores do sistema de reservas. O primeiro passo é então determinar o que pretende disponibilizar para reserva através do i-Reserve. Isto parece muito lógico, mas com este passo define a licença correta e as diversas configurações de setor. Também deve ter isto claro antecipadamente para saber se o seu produto deve ser configurado como atividade ou como objeto no sistema.

Passo 2: Quem é o seu público-alvo?

Ao configurar um sistema de reservas, é importante considerar quem o irá utilizar. Quais são as faixas etárias dos seus clientes típicos? E têm necessidades especiais às quais deve dar resposta? Responder a estas questões ajudá-lo-á a determinar a melhor forma de configurar o sistema de reservas.

Se, por exemplo, gere uma empresa de tours ou de eventos, provavelmente pretenderá permitir tanto reservas individuais como reservas de grupo. E se o seu negócio se destina a famílias com crianças pequenas, deverá configurar o sistema de reservas de forma adequada para diferentes faixas etárias. Em alguns casos, também deverá ter em conta necessidades especiais, como a acessibilidade para cadeiras de rodas. O seu público-alvo é sénior? Então provavelmente será prudente não tornar o pagamento online obrigatório. Isto pode ser difícil para alguns séniores, fazendo com que desistam e resulte em perda de receita para si.

Ao dedicar tempo a definir bem o seu público-alvo, pode garantir que o sistema de reservas seja fácil de usar para todos os seus clientes. Pense antecipadamente em quem é o seu público-alvo, quais as exceções e/ou necessidades especiais existentes, e desenvolva-as.

Passo 3: Como vai utilizar o sistema de reservas?

O sistema de reservas i-Reserve pode ser utilizado tanto para uso interno como externo. Pretende que as reservas sejam feitas apenas pelos seus colaboradores, ou quer integrar o sistema no seu website e dar aos clientes a possibilidade de fazer uma reserva diretamente? É também possível permitir que afiliados/parceiros façam reservas através do seu próprio website. Pense antecipadamente em como pretende utilizar o sistema de reservas. Este é um passo importante para uma integração mais aprofundada.

Passo 4: Quando é que as reservas podem ser feitas?

Pense antecipadamente em quando os seus clientes podem fazer uma reserva, tendo em conta o horário do seu negócio e das suas atividades. Os seus clientes podem reservar por hora, por meio-dia, por semana, ou talvez por atividade? Também terá de decidir se existe uma época alta ou baixa aplicável ao seu negócio. Ou talvez a sua organização tenha preços ou horários diferentes em determinados momentos do ano ou horas do dia. Existem atividades recorrentes ou atividades com duração de vários dias? Depois de considerar todos estes fatores, pode determinar quando quer permitir que os seus clientes reservem no seu novo sistema de reservas. Desta forma, garante que os clientes podem reservar quando lhes for conveniente, e que o seu negócio consegue satisfazer as suas necessidades.

Passo 5: Que diálogo de reserva pretende oferecer?

Escolher o diálogo de reserva correto é importante para garantir que os seus clientes encontram facilmente o que procuram e conseguem fazer uma reserva. Mas primeiro, o que é exatamente um diálogo de reserva? Um diálogo de reserva é o que os seus clientes veem no seu website e onde podem pesquisar a atividade ou objeto desejado. Uma atividade pode ser, por exemplo, uma hora de Glowgolf, uma visita guiada ou um curso. Um objeto é, por exemplo, uma sala de reuniões, um barco ou outro objeto que pretenda alugar.

Quais os diálogos de reserva disponíveis no i-Reserve? O calendário de atividades é ótimo para atividades que decorrem em datas específicas, como cursos e formações. Com a função de pesquisa, pode pesquisar por tipo de atividade e por data. Este diálogo é, portanto, perfeito para atividades que ocorrem em horários definidos, como visitas guiadas. O diálogo Pesquisa & Reserva é ideal para pesquisar atividades ou quando tem vários objetos com características diferentes. Dependendo do tipo de atividade ou objeto que pretende oferecer, existe um diálogo de reserva que satisfaz as suas necessidades.

Passo 6: Com ou sem início de sessão?

Pode optar por exigir ou não que o cliente inicie sessão. Por exemplo, pode tornar obrigatório o início de sessão imediato, ou apenas no momento de fazer uma reserva. Também pode definir, por tipo de atividade ou objeto, se o início de sessão é obrigatório. Existem quatro opções relativamente à utilização de contas de cliente. A primeira opção é que os clientes não criem uma conta de utilizador para fazer uma reserva. A segunda opção é que tenham sempre de criar uma conta de utilizador. A terceira opção é que o i-Reserve crie automaticamente um nome de utilizador e uma senha. A quarta e última opção é que o cliente tenha a possibilidade de criar uma conta, mas não seja obrigado a fazê-lo. O facto de iniciar ou não sessão numa conta depende inteiramente do que pretende oferecer ao cliente. Pense nisso antes de configurar o seu ambiente i-Reserve, para que possa tê-lo em consideração.

Passo 7: Existem extras ou condições?

Para criar um sistema de reservas o mais eficaz possível, é importante considerar todas as condições e extras possíveis de que os clientes podem usufruir. Por exemplo, existem espaços que podem ser subdivididos, tornando-os mais versáteis e atrativos para um maior número de clientes? Existem diferentes localizações a ter em conta? Existem instrutores ou professores que só podem ser agendados uma vez num determinado dia ou hora? Ao considerar cuidadosamente todos estes fatores, será possível criar um sistema de reservas o mais claro e organizado possível para os seus clientes (potenciais).

Passo 8: Que dados necessita do cliente?

Terá de decidir quais os dados que os seus clientes devem preencher ao fazer uma reserva. O formulário deve ser configurado de forma a que os clientes o consigam compreender facilmente. Deve incluir todas as informações necessárias para a reserva, como nome, endereço de e-mail e número de telefone. Também pode incluir informações opcionais, como género e data de nascimento. É importante indicar claramente todos os campos obrigatórios, para que os seus clientes saibam quais as informações necessárias. Pode também dar-lhes a possibilidade de se inscreverem na sua newsletter. Ao incluir todas as informações necessárias, pode garantir que os seus clientes têm tudo o que precisam para fazer a sua reserva. Então, que informações necessita dos seus clientes?

Passo 9: Qual é o seu fluxo de trabalho

Um fluxo de trabalho é um processo que ajuda a otimizar o processo de reservas, do início ao fim. Ter um fluxo de trabalho definido ajuda a garantir que todas as reservas são tratadas de forma consistente e eficiente. Uma das principais vantagens de um fluxo de trabalho é que pode ajudar a automatizar algumas das tarefas associadas à gestão de reservas. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode ser utilizado para enviar automaticamente e-mails de confirmação ou lembretes antes de uma atividade ter lugar. Isto pode ajudar a reduzir a quantidade de tempo e esforço necessários para gerir as reservas, ao mesmo tempo que mantém os clientes informados atempadamente sobre as suas próximas atividades. Além disso, um fluxo de trabalho também pode ser utilizado para enviar mensagens de agradecimento após a realização de uma atividade. Isto ajuda a criar uma experiência positiva para o cliente e reforça a ideia de que a empresa se preocupa com os seus clientes. Em suma, a utilização de um fluxo de trabalho pode ajudar a melhorar a eficiência do processo de reservas (e eventualmente do processo de pagamento associado) e a criar uma melhor experiência para o cliente. Desenvolver o seu fluxo de trabalho é um dos passos mais importantes na implementação do sistema de reservas i-Reserve. Ao configurar o fluxo de trabalho corretamente, pode libertar-se de muito trabalho.

Para desenvolver o fluxo de trabalho, deve perguntar-se quais os estados que uma reserva pode ter. Em espera de pagamento (Aberta) e Paga são os mais utilizados, mas talvez existam alguns estados adicionais dentro da sua empresa? Pergunte-se depois que ações pretende associar a cada estado. Uma confirmação de reserva, uma confirmação de pagamento, mas talvez também um e-mail de lembrete quando o pagamento ainda não foi efetuado? Ou o envio de um bilhete eletrónico após o pagamento. Talvez até queira que os clientes recebam uma mensagem SMS como lembrete um dia ou algumas horas antes da reserva.

Passo 10: Testar

O último passo é testar todas as configurações anteriores. Depois de configurar o sistema de reservas, é importante testá-lo para se certificar de que tudo funciona corretamente. Pode fazê-lo percorrendo todo o processo de reserva e verificando os seus modelos de e-mail. Isto ajudá-lo-á a identificar eventuais problemas, para que os possa resolver antes de causarem danos. Além disso, testar o seu sistema de reservas dá-lhe a oportunidade de se familiarizar com as novas configurações e perceber como funcionam. Desta forma, poderá utilizar o seu sistema de reservas de forma mais eficaz e eficiente.

O i-Reserve pode ajudar-me nisso?

Os passos acima podem parecer um pouco avassaladores, mas existem clientes que configuram o sistema de reservas inteiramente por conta própria. No entanto, a maioria dos clientes opta por um modelo híbrido, em que o cliente configura o sistema em grande parte por si mesmo, mas nos delega alguns elementos. Através de um workshop, acompanhamo-lo ao longo do sistema. Mostramos-lhe como introduzir informações. Forneça-nos um conjunto de atividades de exemplo. Criamos um fluxo de trabalho básico com e-mails para pagamento e cancelamento automático, e introduzimo-los enquanto observa. Além disso, prestamos também suporte funcional para as suas dúvidas. Isso pode ser uma explicação ou uma pesquisa da nossa parte. A nossa tarifa padrão por hora é de € 112. Para um workshop de três horas, cobramos € 450. Não nos é possível estimar a duração de uma implementação. Em geral, podemos dizer que a maioria dos clientes dedica algumas semanas à configuração.

Quais são os custos de implementação do sistema de reservas num modelo híbrido?

Já falámos brevemente sobre isto, mas para começar recomendamos que utilize um workshop. Através de uma sessão online com aconselhamento especializado orientado para a sua organização, obtém informações valiosas e ajuda para tirar o máximo partido da sua conta i-Reserve. Os preços podem variar consoante as suas necessidades, a partir de € 225 para 1,5 horas e € 450 para uma sessão completa de 3 horas. Um investimento que lhe poupará muito tempo durante a implementação.

Posteriormente, os custos adicionais de implementação dependem muito das questões individuais que nos colocar. Desenvolvemos abaixo alguns exemplos para que tenha uma ideia das horas necessárias. Estas são também tarefas que pode realizar você mesmo e que, naturalmente, não têm custo:

Quanto tempo é necessário para implementar o sistema de reservas?

O tempo necessário para ter o sistema de reservas totalmente implementado depende das necessidades específicas da sua empresa. Fornecemos a licença (após receção do contrato assinado) em apenas um dia útil, pelo que isso fica rapidamente resolvido. Mas se precisar de ajuda para configurar ou personalizar, também podemos fazê-lo! Podemos aceitar tarefas individuais ou organizar um workshop em que trabalhamos em conjunto para configurar o seu sistema de reservas de forma eficiente. Mas, em última análise, a maior parte da configuração cabe a si. O tempo necessário para configurar o sistema de reservas depende, portanto, principalmente da sua organização e da capacidade de que dispõe para o fazer.

Experimente o i-Reserve 30 dias

Então já viu o que o sistema de reservas i-Reserve pode fazer, e agora pergunta-se como poderia funcionar para o seu negócio? Porque não experimenta o i-Reserve durante 30 dias? Terá a oportunidade de explorar o nosso sistema com base em alguns dados de exemplo e poderá ver exatamente como se adequa aos seus requisitos. Experimente você mesmo.