Comece o dia de formação com o pé direito: gere as suas listas de presença com um clique

E agora? Fica a vasculhar a caixa de e-mail, a procurar em folhas de Excel ou a folhear extratos bancários. Antes que dê conta, a formação começa com dez minutos de atraso e você já está a suar frio.

Não é um bom começo. Nem para si, nem para o formador e muito menos para o formando que está à espera. Uma formação profissional começa com uma receção organizada. Com o i-Reserve, obtém essa visão geral em segundos. Simples, com um único clique.

Adeus às listas estáticas de Excel

Muitos formadores ainda trabalham com listas que criaram no Excel uma semana antes. O problema? A realidade muda mais depressa do que consegue escrever.

• Alguém inscreveu-se à última hora na noite passada.
• Alguém ligou esta manhã a dizer que está doente.
• Alguém escreveu o nome errado na inscrição e acabou de ser corrigido.

Como o i-Reserve funciona em tempo real, a sua lista de presença está sempre atualizada. O sistema consulta a base de dados diretamente no momento em que gera a lista. Quem se inscreveu há cinco minutos já aparece. Sem surpresas à porta.

O ponto sensível: já foi pago?

Talvez o maior incómodo na receção seja a falta de clareza sobre os pagamentos. Não quer fazer de polícia, mas também não é uma instituição de beneficência. Quando trabalha manualmente, muitas vezes tem de verificar noutro sistema se a fatura foi liquidada. No i-Reserve, essa informação está integrada.

Na lista de presença, graças a variáveis inteligentes, pode apresentar diretamente o estado financeiro de cada participante.

• Aparece um visto verde ou €0,00 em aberto? Pode avançar sem problemas.
• Vê um valor em dívida? Então sabe imediatamente — você ou o formador — que é altura de perguntar com simpatia se é possível pagar na receção.

Isto evita aquelas discussões desconfortáveis depois da formação, quando tem de andar a perseguir pagamentos depois de o certificado já ter sido entregue.

Papel ou tablet? Você escolhe

A forma como utiliza a lista é escolha sua. O i-Reserve é flexível.

Para a abordagem tradicional:

Com um simples toque, o sistema gera um PDF cuidado, completo com o seu logótipo e identidade visual. É só imprimir, colocar na secretária do formador e está pronto. Os formandos podem assinar para confirmar a presença.

Para a abordagem moderna:

Para que imprimir se pode ser digital? Pode configurar o envio automático da lista de presença por e-mail ao formador pouco antes do início da sessão. O formador abre a lista no tablet ou smartphone e assinala digitalmente quem chegou. Poupa papel e transmite uma imagem muito mais profissional.

Um arranque em pleno

A parte administrativa é muitas vezes a parente pobre das formações. Mas é precisamente nos momentos de maior pressão — o início do dia — que quer que a tecnologia trabalhe por si.

Com uma lista de presença automatizada, garante tranquilidade.

• O formador sabe quem tem à sua frente (incluindo a lista de nomes).
• Você tem controlo sobre os pagamentos.
• O formando é recebido com rapidez e de forma personalizada.

Pode ser assim tão simples. Você trata do café, o i-Reserve trata dos nomes.

Nunca mais andar à procura de nomes?

Quer começar o próximo dia de formação sem stress? Experimente por si mesmo como é fácil gerar resumos e listas a partir do sistema. Crie uma conta de teste e experimente o i-Reserve gratuitamente durante 30 dias.