Do brinde de Natal à festa de empresa: Como automatizar a faturação para clientes empresariais no bowling

Nesse momento começa para si, ou para a sua contabilidade, a ressaca muitas vezes antes de a festa ter acabado. Porque os clientes empresariais não pagam rapidamente com uma transferência rápida ou cartão. Eles querem uma fatura devidamente elaborada. Em nome da holding. Com o número de centro de custo correto. E, claro, por favor envie por e-mail para a contabilidade de fornecedores, não para quem reservou a pista.

As reservas empresariais valem ouro, mas administrativamente são muitas vezes uma complicação. Especialmente quando tem de reintroduzir tudo manualmente do seu sistema de reservas para o Word ou para o software de contabilidade. Um único erro de digitação no IBAN ou no valor e volta a ter de andar ao telefone atrás do seu dinheiro.

Há uma forma mais inteligente. Muito mais inteligente. Com o módulo de Faturação do i-Reserve, automatiza toda a papelada associada aos seus clientes empresariais de bowling. Assim, tem tempo para os seus clientes, e o sistema de reservas trata das finanças.

1. Chega de papéis avulsos: Empresas no seu sistema

A base de uma administração eficiente é saber com quem está a fazer negócios. Muitas vezes é o 'João dos RH' que reserva a saída de equipa, mas a fatura tem de ir para a 'Grande Empresa Lda'. Numa agenda normal, isso é difícil de separar.

No i-Reserve resolve isto de forma estruturada. Pode criar Empresas como um 'chapéu' acima dos seus contactos.

• Introduz uma única vez os dados base da empresa: número de registo, número de IVA e o endereço de faturação específico.
• De seguida, associa o contacto (João) a esta empresa.

A grande vantagem? Da próxima vez que o João ligar para um brinde de verão, o sistema sabe imediatamente que a fatura tem de ir para a empresa. Pode inclusive configurar o encaminhamento: a confirmação da reserva vai para o João, a fatura é enviada automaticamente para faturas@grandeempresa.pt. Sem confusão, sem introdução dupla de dados.

2. Da reserva à fatura com um único clique

É empresário, não datilógrafo. Porque haveria de voltar a introduzir dados que já constam na sua reserva (data, número de pistas, pacotes, petiscos) num programa de faturação?

No i-Reserve, a reserva é a fonte. Com um simples toque num botão, o sistema gera uma fatura com base nos itens reservados.

• Fase de rascunho: O sistema cria primeiro uma fatura provisória. Pode analisá-la com calma. Quer acrescentar mais uma ronda de bebidas? Sem problema.
• Definitiva: Está tudo correto? Então torna a fatura definitiva. O sistema atribui-lhe automaticamente um número de fatura único (essencial para as autoridades fiscais) e envia-a como PDF diretamente para o cliente.

Este processo pode até ser automatizado com acionadores. Por exemplo: assim que uma reserva obtém o estado 'Concluída', a fatura é criada e enviada automaticamente. Não precisa de fazer mais nada.

3. Antes, depois ou em parcelas: Decide quem manda é você

Os grupos empresariais podem ser imprevisíveis. "Podemos pagar o aluguer das pistas antecipadamente e os consumíveis depois por medição real?" Ou: "Gostaríamos de fazer um adiantamento de 50%."

Manualmente, isto é um quebra-cabeça aritmético. No i-Reserve, é uma funcionalidade padrão.

• Faturas parciais: Pode dividir facilmente uma fatura. Envie agora uma fatura para o adiantamento. O sistema recorda exatamente o que ainda está em aberto e prepara-o para a fatura final após a saída de equipa.
• Faturas consolidadas: Tem uma competição empresarial em que a mesma empresa vem jogar bowling todas as terças à noite? Não lhes envie uma fatura separada por cada noite (isso enlouquece qualquer pessoa), mas agrupe as faturas provisórias. No final do mês envia uma única fatura consolidada clara com todas as datas de jogo. Isso poupa-lhes lançamentos contabilísticos e a si custos de transação.

Dica: Comece pelo princípio (O Orçamento)
Para grandes eventos empresariais, como 8 pistas mais um buffet elaborado, muitas vezes existe primeiro um orçamento. Sabia que também o pode criar no i-Reserve? Com o módulo de Encomendas envia primeiro um orçamento profissional. O cliente aceita? Então converte a encomenda com um clique numa reserva e depois numa fatura. Os dados acompanham-no ao longo de todo o processo. Assim apresenta-se de forma profissional, desde o primeiro pedido até ao último pagamento.

4. O contabilista também fica satisfeito (Exportação)

Enviar uma fatura é o primeiro passo. Mas essa fatura também tem de chegar à sua contabilidade. Se no final do mês ainda tiver de relançar todos os PDFs no Exact ou Twinfield, continua a perder tempo.

O i-Reserve comunica fluentemente com a maioria dos principais softwares de contabilidade. Pense no Exact (Globe & Online), Twinfield, Snelstart, AFAS, Visma e Moneybird. Através do módulo de exportação, envia os dados financeiros diretamente para as suas contas do razão geral.

• A receita das pistas de bowling é corretamente registada na conta 'Receitas de Pistas'.
• Os petiscos vão para 'Receitas de Restauração'.
• O IVA é discriminado corretamente.

O resultado? A sua contabilidade está sempre atualizada, o seu balanço está correto e o seu contabilista precisa de fazer menos correções. O que também se traduz em poupança nos honorários contabilísticos.

Você trata da hospitalidade, nós tratamos da lógica

Receber grupos empresariais é uma arte. Tem de garantir ambiente, serviço e qualidade. É nisso que é bom. Deixe a burocracia administrativa a cargo de um software criado precisamente para isso.

Ao automatizar a sua faturação, transmite profissionalismo. Os seus clientes recebem faturas corretas no momento certo, e você recebe o pagamento mais rapidamente. Assim, aquele movimentado mês de dezembro não é apenas bom para o volume de negócios, mas também para a sua tranquilidade.

Farto de digitar faturas manualmente?

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