Fra julefrokost til firmaudflugt: Sådan automatiserer du faktureringen for erhvervsbowlere

Fra det øjeblik begynder tømmermændene for dig – eller din administration – ofte allerede inden festen er slut. For erhvervskunder betaler ikke bare hurtigt med MobilePay eller betalingskort. De vil have en ordentlig faktura. I holdingselskabets navn. Med det rigtige omkostningsstedsnummer. Og ja, gerne sendt på mail til kreditorstyringen – ikke til den person, der har reserveret banen.

Erhvervsbookinger er guld værd, men administrativt er de ofte et besvær. Især når du manuelt skal taste alt fra dit reserveringssystem ind i Word eller dit regnskabsprogram. Én tastefejl i IBAN-nummeret eller beløbet, og du kan begynde at ringe rundt for at inddrive dine penge.

Det kan gøres smartere. Meget smartere. Med faktura­modulet i i-Reserve automatiserer du papirarbejdet omkring dine erhvervsbowlere. Så du har tid til gæsterne, mens reserveringssystemet klarer pengene.

1. Farvel til løse lapper: Virksomheder i dit system

Grundlaget for en smidig administration er at vide, hvem du handler med. Ofte er det 'Jens fra HR', der booker udflugten, men fakturaen skal sendes til 'Stor Virksomhed A/S'. I en standard kalender er det svært at holde adskilt.

I i-Reserve håndterer du dette struktureret. Du kan oprette virksomheder som en 'paraply' over dine kontaktpersoner.

• Du indtaster virksomhedens stamdata én gang: CVR-nummer, momsregistreringsnummer og den specifikke faktureringsadresse.
• Derefter tilknytter du kontaktpersonen (Jens) til denne virksomhed.

Den store fordel? Næste gang Jens ringer om en sommerfrokost, ved systemet med det samme, at fakturaen skal sendes til firmaet. Du kan endda indstille rutingen: reserveringsbekræftelsen går til Jens, fakturaen sendes fuldautomatisk til fakturaer@storvirksomhed.dk. Ingen forvirring, ingen dobbeltindtastning.

2. Fra reservation til faktura med ét klik

Du er iværksætter, ikke tastatur­operatør. Hvorfor skulle du taste oplysninger, der allerede findes i din reservation (dato, antal baner, arrangementer, snacks), ind i et faktureringsprogram endnu en gang?

I i-Reserve er reservationen kilden. Med ét tryk på knappen genererer systemet en faktura baseret på de bookede elementer.

• Kladdefase: Systemet opretter først en kladdefaktura. Her kan du roligt gennemgå den. Vil du alligevel tilføje en ekstra omgang drikkevarer? Intet problem.
• Endelig: Er alt i orden? Så gør du fakturaen endelig. Systemet tildeler automatisk et unikt fakturanummer (afgørende for SKAT) og sender den som PDF direkte til kunden.

Denne proces kan du endda automatisere med triggere. For eksempel: så snart en reservation får status 'Afsluttet', oprettes og sendes fakturaen automatisk. Du behøver ikke længere at kigge til den.

3. På forhånd, bagefter eller i dele: Du bestemmer

Erhvervsgrupper kan til tider være uforudsigelige. "Kan vi betale baneudlejen på forhånd og drikkevarer bagefter på efterkalkulation?" Eller: "Vi vil gerne lægge et depositum på 50%."

Manuelt er dette et regnestykke med mange led. I i-Reserve er det en standardfunktion.

• Delfakturaer: Du kan nemt opdele en faktura. Send nu en faktura for depositummet. Systemet husker præcis, hvad der stadig udestår, og gør det klar til slutfakturaen efter udflugten.
• Samlefakturaer: Har du en firmaliga, hvor den samme virksomhed bowler hver tirsdagaften? Send dem ikke en separat faktura for hver aften (det gør dem sindssyge), men sammensæt kladdefakturaerne. Ved månedens slutning sender du én overskuelig samlefaktura med alle spildatoer. Det sparer dem for bogføringsarbejde og dig for transaktionsomkostninger.

Tip: Start fra begyndelsen (Tilbuddet)
For store firmaudflugter – tænk 8 baner plus en udvidet buffet – går der ofte et tilbud forud. Vidste du, at du også kan lave det i i-Reserve? Med ordre­modulet sender du først et professionelt tilbud. Accepterer kunden? Så konverterer du ordren med ét klik til en reservation og derefter til en faktura. Dataene følger dig gennem hele processen. På den måde fremstår du professionelt – fra den første forespørgsel til den sidste betaling.

4. Også bogholderne er glade (Eksport)

At sende en faktura er trin ét. Men fakturaen skal også ind i dit regnskab. Hvis du til sidst i måneden stadig skal taste alle PDF'er ind i Dinero eller Billy, spilder du stadig tid.

i-Reserve kommunikerer problemfrit med de fleste store regnskabsprogrammer. Tænk på Exact (Globe & Online), Twinfield, Snelstart, AFAS, Visma og Moneybird. Via eksportmodulet sender du de finansielle data direkte til dine finanskonti.

• Omsætningen fra bowlingbanen havner pænt på kontoen 'Omsætning Baner'.
• Snacksene går til 'Omsætning Restauration'.
• Momsen bliver korrekt opdelt.

Resultatet? Din administration er altid ajour, din balance stemmer, og din revisor behøver at foretage færre korrektioner. Det sparer på revisionsomkostningerne.

Du klarer gæstfriheden, vi klarer logikken

At tage imod erhvervsgrupper er en disciplin for sig. Du skal sørge for stemning, service og kvalitet. Det er det, du er god til. Overlad det administrative besvær til software, der er skabt til formålet.

Ved at automatisere din fakturering udstråler du professionalisme. Dine kunder modtager korrekte fakturaer til rette tid, og du får hurtigere betaling. Så bliver den travle december ikke kun god for omsætningen, men også for din ro i sindet.

Træt af at taste fakturaer manuelt?

Vil du selv opleve, hvor meget tid du sparer, når systemet arbejder for dig? Prøv i-Reserve gratis i 30 dage. Tilknyt din første virksomhed, opret en testfaktura og oplev bekvemmeligheden. Ingen forpligtelser, men straks indsigt.