Implementación: adapta i-Reserve a tu medida

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¿Puedo realizar la implementación yo mismo?

Sí, puedes implementar el sistema de reservas online por tu cuenta. Dependiendo de tus deseos y requisitos, la configuración de i-Reserve puede ser bastante extensa. Pero es perfectamente viable hacerlo tú mismo si estás dispuesto a dedicarle tiempo. Hemos elaborado una guía completa que te orientará en el proceso. Si necesitas ayuda para traducir tus necesidades en configuraciones de i-Reserve, nuestro equipo puede asistirte. Conversamos contigo sobre, por ejemplo, tu flujo de correos y pagos, y escuchamos tus preferencias. A continuación, las trasladamos a los ajustes correctos en i-Reserve. Pero empecemos desde el principio.

Elabora un plan

Configurar un sistema de reservas puede parecer intimidante, pero con i-Reserve es rápido y sencillo. Ya sea que lo hagas tú mismo o nos lo encargues a nosotros, estarás listo en muy poco tiempo. El primer paso es elaborar un plan que te sirva de guía durante la implementación. Esto te permite reflexionar y tomar decisiones sobre la configuración. Un plan previo también te ahorrará mucho tiempo durante la fase de implementación. En 10 pasos te llevamos hacia una implementación exitosa.

Paso 1: Qué se puede reservar

El sistema de reservas i-Reserve es extremadamente versátil en cuanto a tipos de reservas. Ya sea que desees permitir la reserva de una sala, bungalow, cabaña, embarcación, curso, campo de golf, visita guiada, entrenamiento o clase de fitness, i-Reserve puede adaptarse a tus necesidades. Esta versatilidad es una de las razones por las que i-Reserve es una opción tan popular entre los usuarios del sistema de reservas. Por eso, el primer paso es determinar qué quieres que se pueda reservar a través de i-Reserve. Puede sonar muy lógico, pero con este paso defines la licencia correcta y los ajustes de cada sector. Además, debes tenerlo claro de antemano para saber si tu producto debe configurarse como actividad o como objeto en el sistema.

Paso 2: ¿Quién es tu público objetivo?

Al configurar un sistema de reservas, es importante considerar quién lo va a utilizar. ¿Qué edades tienen tus clientes habituales? ¿Tienen necesidades especiales que debas tener en cuenta? Responder estas preguntas te ayudará a determinar la mejor manera de configurar el sistema de reservas.

Si, por ejemplo, gestionas una empresa de tours o de eventos, probablemente querrás permitir tanto reservas individuales como grupales. Y si tu negocio se dirige a familias con niños pequeños, deberás configurar el sistema de reservas de modo que sea adecuado para diferentes grupos de edad. En algunos casos, también deberás considerar necesidades especiales, como la accesibilidad para sillas de ruedas. ¿Es tu público objetivo personas mayores? Entonces probablemente sea conveniente no hacer obligatorio el pago online, ya que esto puede resultar complicado para algunos mayores, haciendo que abandonen el proceso y tú pierdas ingresos.

Tomándote el tiempo necesario para definir bien tu público objetivo, podrás asegurarte de que el sistema de reservas sea fácil de usar para todos tus clientes. Piensa de antemano quién es tu público objetivo, qué excepciones y/o necesidades especiales existen, y trabájalas en detalle.

Paso 3: ¿Cómo vas a utilizar el sistema de reservas?

El sistema de reservas i-Reserve puede utilizarse tanto para uso interno como externo. ¿Quieres que las reservas solo puedan ser realizadas por el personal, o deseas integrarlo en tu sitio web y dar a los clientes la posibilidad de hacer una reserva directamente? También es posible permitir que afiliados/socios realicen reservas a través de su propio sitio web. Piensa de antemano cómo quieres utilizar el sistema de reservas. Este es un paso importante para la posterior integración.

Paso 4: ¿Cuándo se puede hacer una reserva?

Decide de antemano cuándo pueden tus clientes realizar una reserva, teniendo en cuenta el calendario de tu empresa y tus actividades. ¿Pueden reservar tus clientes por hora, por medio día, por semana, o quizás por actividad? También deberás decidir si existe una temporada alta o baja para tu negocio, o si tu organización tiene precios u horarios diferentes en determinados momentos del año o en ciertas horas del día. ¿Hay actividades recurrentes o actividades que duran varios días? Una vez que hayas considerado todos estos factores, podrás determinar cuándo quieres que tus clientes puedan reservar en tu nuevo sistema de reservas. De este modo te aseguras de que los clientes puedan reservar cuando les resulte conveniente y de que tu negocio pueda satisfacer sus necesidades.

Paso 5: ¿Qué diálogo de reserva quieres ofrecer?

Elegir el diálogo de reserva adecuado es importante para garantizar que tus clientes puedan encontrar fácilmente lo que buscan y realizar una reserva. Pero primero, ¿qué es exactamente un diálogo de reserva? Un diálogo de reserva es lo que tus clientes ven en tu sitio web y donde pueden buscar la actividad u objeto deseado. En el caso de una actividad, podría ser una hora de Glowgolf, una visita guiada o un curso. Un objeto es, por ejemplo, una sala de reuniones, una embarcación u otro elemento que desees alquilar.

¿Qué diálogos de reserva están disponibles en i-Reserve? El calendario de actividades es ideal para actividades que se realizan en fechas específicas, como cursos y entrenamientos. Con la función de búsqueda puedes buscar por tipo de actividad y por fecha. Este diálogo es perfecto para actividades que tienen lugar en horarios fijos, como las visitas guiadas. El diálogo Buscar & Reservar es ideal para buscar actividades o cuando tienes varios objetos con diferentes características. Dependiendo del tipo de actividad u objeto que desees ofrecer, existe un diálogo de reserva que se adapta a tus necesidades.

Paso 6: ¿Con o sin inicio de sesión?

Puedes elegir si quieres que el cliente inicie sesión o no. Por ejemplo, puedes hacerlo obligatorio desde el principio o solo al momento de realizar una reserva. También puedes determinar, para cada tipo de actividad u objeto, si el inicio de sesión es obligatorio. Existen cuatro opciones en cuanto al uso de cuentas de clientes. La primera opción es que los clientes no creen una cuenta de usuario para realizar una reserva. La segunda opción es que siempre deban crear una cuenta de usuario. La tercera opción es que i-Reserve cree automáticamente un nombre de usuario y contraseña. La cuarta y última opción es que el cliente tenga la posibilidad de crear una cuenta, pero sin estar obligado a hacerlo. El hecho de iniciar o no sesión depende completamente de qué opciones quieres ofrecer a tus clientes. Piénsalo antes de configurar tu entorno i-Reserve para poder tenerlo en cuenta.

Paso 7: ¿Hay extras o condiciones?

Para crear un sistema de reservas lo más eficaz posible, es importante considerar todas las posibles condiciones y extras de los que los clientes puedan beneficiarse. Por ejemplo, ¿hay espacios que puedan subdividirse, haciéndolos más versátiles y atractivos para un mayor número de clientes? ¿Existen diferentes ubicaciones que deban tenerse en cuenta? ¿Hay instructores o profesores que solo puedan ser programados una vez en un día u hora determinados? Considerando cuidadosamente todos estos factores, será posible crear un sistema de reservas lo más claro y organizado posible para tus clientes (potenciales).

Paso 8: ¿Qué datos necesitas de tu cliente?

Deberás decidir qué datos deben rellenar tus clientes al realizar una reserva. El formulario debe estar diseñado de manera que tus clientes puedan comprenderlo fácilmente. Debes incluir toda la información necesaria para la reserva, como nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono. También puedes incluir información opcional, como género y fecha de nacimiento. Es importante indicar claramente todos los campos obligatorios, para que tus clientes sepan qué información es necesaria. También puedes darles la opción de suscribirse a tu boletín de noticias. Al incluir toda la información necesaria, puedes asegurarte de que tus clientes tengan todo lo que necesitan para realizar su reserva. ¿Qué información necesitas de tus clientes?

Paso 9: ¿Cuál es tu flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es un proceso que ayuda a optimizar el proceso de reservas de principio a fin. Contar con un flujo de trabajo definido contribuye a garantizar que todas las reservas se gestionen de manera consistente y eficiente. Una de las principales ventajas de un flujo de trabajo es que puede ayudar a automatizar algunas de las tareas relacionadas con la gestión de reservas. Por ejemplo, un flujo de trabajo puede utilizarse para enviar automáticamente correos de confirmación o recordatorios antes de que tenga lugar una actividad. Esto puede ayudar a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar las reservas, al mismo tiempo que se mantiene a los clientes informados puntualmente sobre sus próximas actividades. Además, un flujo de trabajo también puede utilizarse para enviar mensajes de agradecimiento después de que haya tenido lugar una actividad. Esto contribuye a crear una experiencia positiva para el cliente y refuerza la imagen de una empresa que se preocupa por sus clientes. En definitiva, el uso de un flujo de trabajo puede ayudar a mejorar la eficiencia del proceso de reservas (y eventualmente del proceso de pago asociado) y crear una mejor experiencia para el cliente. Definir tu flujo de trabajo es uno de los pasos más importantes en la implementación del sistema de reservas i-Reserve. Configurando correctamente el flujo de trabajo podrás quitarte mucho trabajo de encima.

Para definir el flujo de trabajo debes preguntarte qué estados puede tener una reserva. En espera de pago (Abierta) y Pagada son los más habituales, pero quizás existan algunos adicionales dentro de tu empresa. A continuación, pregúntate qué acciones quieres asociar a cada estado: una confirmación de reserva, una confirmación de pago, pero quizás también un correo de recordatorio cuando aún no se ha realizado el pago, o el envío de una entrada electrónica tras el pago. Puede que incluso desees que los clientes reciban un mensaje de SMS como recordatorio un día o unas horas antes de la reserva.

Paso 10: Pruebas

El último paso es probar todas las configuraciones anteriores. Una vez que hayas configurado el sistema de reservas, es importante probarlo para asegurarte de que todo funciona correctamente. Puedes hacerlo recorriendo todo el proceso de reserva y revisando tus plantillas de correo. Esto te ayudará a detectar posibles problemas para que puedas resolverlos antes de que causen inconvenientes. Además, probar tu sistema de reservas te da la oportunidad de familiarizarte con los nuevos ajustes y hacerte una idea de cómo funcionan, lo que te permitirá utilizar el sistema de reservas de forma más efectiva y eficiente.

¿Puede i-Reserve ayudarme en este proceso?

Los pasos anteriores pueden parecer algo abrumadores, pero hay clientes que configuran el sistema de reservas completamente por su cuenta. Sin embargo, la mayoría de los clientes optan por un modelo híbrido, en el que el cliente configura gran parte del sistema por sí mismo pero nos delega algunos elementos. A través de un taller te guiamos paso a paso por el sistema. Te mostramos cómo introducir cada elemento. Proporciónanos un conjunto de actividades de ejemplo. Crearemos un flujo de trabajo básico con correos para el pago y la cancelación automática, y los introduciremos mientras tú observas. Además, ofrecemos soporte funcional para tus preguntas, ya sea en forma de explicaciones o de investigación por nuestra parte. Nuestra tarifa estándar por hora es de € 112. Por un taller de tres horas cobramos € 450. No podemos estimar de antemano cuánto tiempo llevará una implementación. En general, podemos decir que la mayoría de los clientes dedican algunas semanas a la configuración.

¿Cuáles son los costes de implementación del sistema de reservas con un modelo híbrido?

Ya lo hemos mencionado brevemente, pero para empezar te recomendamos aprovechar un taller. A través de una sesión online con asesoramiento experto orientado a tu organización, obtendrás información valiosa y ayuda para sacar el máximo partido a tu cuenta de i-Reserve. Los precios pueden variar según tus necesidades, desde € 225 por 1,5 horas hasta € 450 por una sesión completa de 3 horas. Una inversión que te ahorrará mucho tiempo durante la implementación.

A partir de ahí, los costes adicionales de implementación dependerán en gran medida de las consultas puntuales que nos plantees. A continuación te mostramos algunos ejemplos para que tengas una idea aproximada del tiempo necesario. Estas son también tareas que puedes realizar tú mismo, lo que por supuesto no tiene ningún coste:

¿Cuánto tiempo se necesita para implementar el sistema de reservas?

El tiempo necesario para tener el sistema de reservas completamente implementado depende de las necesidades concretas de tu empresa. Entregamos la licencia (tras recibir el contrato firmado) en tan solo un día hábil, así que eso se resuelve rápidamente. Pero si necesitas ayuda para configurarlo o adaptarlo, ¡también podemos ayudarte! Podemos asumir encargos individuales u organizar un taller en el que trabajemos juntos para configurar tu sistema de reservas de manera eficiente. En última instancia, sin embargo, la mayor parte de la configuración recae sobre ti. Por tanto, el tiempo necesario para configurar el sistema de reservas depende principalmente de tu organización y de tu capacidad para llevarlo a cabo.

Prueba i-Reserve durante 30 días

¿Has visto lo que el sistema de reservas i-Reserve puede hacer y ahora te preguntas cómo podría funcionar para tu negocio? ¿Por qué no pruebas i-Reserve durante 30 días? Tendrás la oportunidad de explorar nuestro sistema con algunos datos de ejemplo y podrás ver exactamente cómo se adapta a tus requisitos. Pruébalo tú mismo.