¿Quién está al frente del aula? Asigna formadores a tu oferta de cursos sin errores

Ahí se va tu planificación. Y ahí se va tu tranquilidad.

Coordinar la oferta y la demanda en los cursos es un puzzle complejo. No solo tienes que gestionar un espacio disponible (el aula), sino también una persona disponible (el formador). Y mientras que un aula espera pacientemente hasta que se utiliza, las personas tienen días de vacaciones, citas médicas o quizás ya están asignadas a otro cliente.

¿Sigues usando hojas de Excel o agendas sueltas para gestionar esto? Entonces la posibilidad de una doble reserva es alta. i-Reserve resuelve este puzzle por ti gestionando a los formadores de forma igual de inteligente que tus aulas. En este artículo te explicamos cómo asignar docentes a tu oferta de cursos sin ningún error.

Las personas también son 'Recursos'

En i-Reserve hablamos a menudo de 'Recursos'. Puede sonar un poco técnico y frío cuando te refieres a tus formadores favoritos, pero es la base de una planificación sólida.

Un recurso es, en esencia, todo lo que necesitas para hacer posible una reserva. Puede ser una pista de tenis, un proyector, una sala de reuniones o una persona.

Al crear a tus formadores en el sistema como un recurso del tipo 'Personal', les das una identidad propia dentro de la planificación. Los introduces con nombre y apellidos y, muy importante, puedes asignarlos a continuación a actividades concretas.

Este es el punto de partida de la lógica. El sistema sabe ahora: para el curso 'Contabilidad para Principiantes' no solo necesito el 'Aula 3', sino también al 'Profesor Peters'.

Control en tiempo real: el editor final de tu horario

¿Cómo evitas que el 'Profesor Peters' quede programado dos veces? Sencillo: el sistema lo vigila contigo.

Cuando programas un nuevo curso y seleccionas a un colaborador en el bloque de personal, i-Reserve realiza automáticamente en segundo plano una verificación de disponibilidad.

• ¿Está el docente ya asignado a otra clase en ese mismo horario?
• ¿Ha solicitado el docente días libres?
• ¿Está fuera de su horario laboral?

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es 'sí', recibirás inmediatamente una notificación. El sistema te protege de ti mismo. Solo podrás confirmar la reserva cuando tanto la sala como el formador den luz verde. Esto da tranquilidad. Ya no tienes que revisar manualmente tres agendas de Outlook distintas ni esperar recordar si lo hiciste bien.

Acciones en bloque: ganar velocidad

¿Tienes una serie de cursos de diez semanas? Entonces no tienes ganas de seleccionar manualmente el mismo docente diez veces. Con la funcionalidad de planificación en bloque seleccionas toda la serie de una sola vez y asignas el formador habitual. El sistema comprueba entonces de una sola vez la disponibilidad para las diez fechas.

Sin intermediarios: deja que los formadores lo gestionen ellos mismos

Como planificador, a menudo eres el intermediario de la información. «¿Puedes el martes?», «No, ese día tengo cita con el dentista.», «De acuerdo, ¿y el miércoles?».

Ese intercambio de correos y llamadas consume muchísimo tiempo. ¿Por qué no darle la vuelta?

En i-Reserve puedes vincular el recurso (el formador) a una cuenta de usuario. Con esto das a tus docentes y formadores acceso a su propia sección del sistema.

Esto tiene dos grandes ventajas:

1. Gestionan su propia disponibilidad

Los formadores pueden iniciar sesión por sí mismos e indicar cuándo pueden o no pueden trabajar.

• El autónomo: Trabaja habitualmente por horas. Puede indicar en el sistema exactamente en qué franjas horarias está disponible para ti.
• El empleado a tiempo completo: Trabaja fijo contigo, pero también tiene vacaciones. Simplemente registra sus días libres o ausencias.

Tú lo ves reflejado de inmediato en tu planificación. ¿Un formador aparece en 'rojo' en el horario? Entonces sabes que no necesitas llamarle.

2. Ven su propio horario

«¿Dónde tenía que estar mañana?» Un formador ya no necesita preguntártelo. Inicia sesión y ve su agenda personal, incluidas las ubicaciones y los horarios. Todo el mundo está al tanto, sin que tú tengas que enviar horarios por correo cada día.

Visión general visual

A veces simplemente quieres ver de un solo vistazo cómo están las cosas. En el horario de i-Reserve puedes trabajar con colores por colaborador.

Así ves en el resumen mensual de forma inmediata:

• Azul es el Profesor Jan.
• Verde es la Profesora Els.
• Gris significa que aún no está asignado.

Ves de inmediato dónde están los huecos y si la carga de trabajo está repartida de forma equitativa.

Tú la estrategia, nosotros el puzzle

Planificar cursos y formaciones es tarea humana. Hay que buscar la combinación adecuada entre el grupo y el docente. Ahí es donde reside tu experiencia. Comprobar si ese docente ya está casualmente ocupado en otra aula es trabajo de cálculo. Ahí es donde reside nuestra experiencia.

Al introducir a tus formadores como recursos en el sistema, eliminas los puntos de error de tu proceso. Evitas dobles reservas, llamadas incómodas a los alumnos y estrés en el entorno de trabajo.

¿Listo para terminar con el puzzle de la planificación?

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