Qui se trouve devant la classe ? Associez vos formateurs à votre offre de formation sans la moindre erreur

Voilà votre planning par terre. Et voilà votre sérénité envolée.

Concilier l'offre et la demande en matière de formations représente un véritable casse-tête. Vous devez gérer non seulement un espace disponible (la salle), mais aussi une personne disponible (le formateur). Et si une salle attend patiemment qu'on l'utilise, les gens, eux, ont des jours de congé, des rendez-vous médicaux, ou sont peut-être déjà planifiés chez un autre client.

Vous utilisez encore des fichiers Excel ou des agendas séparés pour gérer tout cela ? Dans ce cas, le risque de double réservation est élevé. i-Reserve résout ce casse-tête à votre place en gérant les formateurs avec la même intelligence que vos salles. Dans cet article, nous vous expliquons comment associer vos formateurs à votre offre de formation sans la moindre erreur.

Les personnes sont aussi des « Ressources »

Dans i-Reserve, nous parlons souvent de « Ressources ». Cela peut sembler un peu technique et impersonnel lorsqu'il s'agit de vos formateurs préférés, mais c'est la base d'une planification à toute épreuve.

Une ressource est en réalité tout ce dont vous avez besoin pour rendre une réservation possible. Il peut s'agir d'un court de tennis, d'un vidéoprojecteur, d'une salle de réunion, ou d'une personne.

En créant vos formateurs dans le système en tant que ressource de type « Personnel », vous leur attribuez une identité propre dans la planification. Vous les saisissez avec leur prénom et leur nom de famille et, point essentiel, vous pouvez ensuite les associer à des activités.

C'est le point de départ de la logique. Le système sait désormais : pour le stage « Comptabilité pour Débutants », il me faut non seulement la « Salle 3 », mais aussi le « Formateur Dupont ».

Contrôle en temps réel : le rédacteur en chef de votre planning

Comment éviter que le « Formateur Dupont » soit planifié en double ? C'est simple : le système surveille avec vous.

Lorsque vous planifiez une nouvelle formation et sélectionnez un collaborateur dans le bloc personnel, i-Reserve effectue immédiatement en arrière-plan une vérification de disponibilité.

• Le formateur est-il déjà planifié à ce créneau pour un autre cours ?
• Le formateur a-t-il posé un congé ?
• Est-ce en dehors de ses heures de travail ?

Si la réponse à l'une de ces questions est « oui », vous recevez immédiatement une notification. Le système vous protège contre vous-même. Vous ne pouvez finaliser la réservation que lorsque la salle et le formateur donnent tous les deux leur feu vert. Cela apporte une vraie sérénité. Vous n'avez plus besoin de scruter manuellement trois agendas Outlook différents ni d'espérer vous souvenir correctement de tout.

Actions en masse : gagner en rapidité

Vous avez un programme de formation sur dix semaines ? Vous n'avez pas envie de sélectionner manuellement le même formateur dix fois. Grâce à la fonctionnalité de planification en masse, vous sélectionnez toute la série en une seule fois et attribuez le formateur habituel. Le système vérifie alors en une seule opération la disponibilité pour l'ensemble des dix dates.

Fini les intermédiaires : laissez les formateurs gérer eux-mêmes

En tant que planificateur, vous êtes souvent l'intermédiaire de l'information. « Êtes-vous disponible mardi ? », « Non, j'ai un rendez-vous chez le dentiste. », « D'accord, et mercredi ? ».

Ces échanges d'e-mails et ces coups de téléphone engloutissent un temps précieux. Pourquoi ne pas inverser la démarche ?

Dans i-Reserve, vous pouvez associer la ressource (le formateur) à un compte utilisateur. Cela permet à vos enseignants et formateurs d'accéder à leur propre espace dans le système.

Cela présente deux grands avantages :

1. Ils gèrent leurs propres disponibilités

Les formateurs peuvent se connecter eux-mêmes et indiquer quand ils sont disponibles ou non.

• Le Freelance : Travaille souvent à l'heure. Il peut indiquer précisément dans le système sur quelles demi-journées il est disponible pour vous.
• Le Salarié à temps plein : Travaille en permanence pour vous, mais a également des congés. Il saisit simplement ses jours de congé ou d'absence.

Vous le voyez immédiatement dans votre planning. Un formateur est « rouge » dans le planning ? Vous savez alors qu'il est inutile de l'appeler.

2. Ils consultent leur propre planning

« Où devais-je être demain déjà ? » Un formateur n'a plus besoin de vous poser cette question. Il se connecte et consulte son agenda personnel, avec les lieux et les horaires. Tout le monde est informé, sans que vous ayez à envoyer des plannings par e-mail chaque jour.

Vue d'ensemble visuelle

Parfois, vous souhaitez simplement voir en un coup d'œil où en sont les choses. Dans le planning de i-Reserve, vous pouvez travailler avec des couleurs par collaborateur.

Ainsi, dans la vue mensuelle, vous voyez directement :

• Bleu, c'est le Formateur Jean.
• Vert, c'est la Formatrice Élise.
• Gris, c'est encore à pourvoir.

Vous identifiez immédiatement les créneaux vacants et si la charge de travail est équitablement répartie.

À vous la stratégie, à nous le casse-tête

La planification des cours et des formations est un travail humain. Vous devez veiller à la bonne adéquation entre le groupe et le formateur. C'est là que réside votre expertise. Vérifier que ce formateur n'est pas déjà présent dans une autre salle, c'est un travail de calcul. Et c'est là que réside notre expertise.

En intégrant vos formateurs comme ressources dans votre système, vous éliminez les risques d'erreur dans votre processus. Vous évitez les doubles réservations, les appels embarrassants aux participants et le stress sur le lieu de travail.

En finir avec le casse-tête de la planification ?

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