Vem håller i undervisningen? Koppla tränare felfritt till ditt kursutbud

Där gick din planering. Och där gick din arbetsro.

Att matcha utbud och efterfrågan är en komplex pusselbit vid kurser. Du har inte bara att göra med ett tillgängligt utrymme (lokalen), utan också med en tillgänglig person (tränaren). Och medan en lokal tålmodigt väntar på att användas, har människor semesterdagar, läkarbesök eller är kanske redan inbokade hos en annan uppdragsgivare.

Hanterar du detta fortfarande med Excel-listor eller separata kalendrar? Då är risken för dubbelbokningar stor. i-Reserve löser denna pusselbit åt dig genom att hantera tränare lika smart som dina lokaler. I den här artikeln förklarar vi hur du felfritt kopplar lärare till ditt kursutbud.

Människor är också 'Resurser'

I i-Reserve pratar vi ofta om 'Resurser'. Det låter kanske lite tekniskt och opersonligt när man pratar om sina favoritlärare, men det är grunden för en vattentät planering.

En resurs är i princip allt du behöver för att möjliggöra en bokning. Det kan vara en tennisbana, en projektor, ett konferensrum – eller en person.

Genom att lägga in dina tränare i systemet som en resurs av typen 'Personal', ger du dem en egen identitet i planeringen. Du registrerar dem med för- och efternamn och, mycket viktigt, du kan sedan koppla dem till aktiviteter.

Det här är startpunkten för logiken. Systemet vet nu: för kursen 'Bokföring för Nybörjare' behöver jag inte bara 'Lokal 3', utan också 'Lärare Petersson'.

Realtidskontroll: den sista granskaren av ditt schema

Hur förhindrar du att 'Lärare Petersson' dubbelbokas? Enkelt: systemet håller koll åt dig.

När du schemalägger en ny kurs och väljer en medarbetare i personalblocket, utför i-Reserve direkt en tillgänglighetskontroll i bakgrunden.

• Är läraren redan schemalagd vid den tidpunkten för en annan lektion?
• Har läraren ansökt om ledighet?
• Är det utanför hans eller hennes arbetstider?

Om svaret på någon av dessa frågor är 'ja', får du omedelbart ett meddelande. Systemet skyddar dig från dig själv. Du kan bara slutföra bokningen när både lokalen och tränaren ger grönt ljus. Det ger arbetsro. Du behöver inte längre manuellt titta i tre olika Outlook-kalendrar eller hoppas att du kommer ihåg rätt.

Massåtgärder: Spara tid

Har du en kursserie på tio veckor? Då vill du inte manuellt välja samma lärare tio gånger. Med massplaneringsfunktionen väljer du hela serien på en gång och tilldelar den fasta läraren. Systemet kontrollerar då tillgängligheten för alla tio datum i ett enda steg.

Slipp vara mellanhand: låt tränarna sköta det själva

Som planerare är du ofta mellanhanden för information. "Kan du på tisdag?", "Nej, då måste jag till tandläkaren.", "Okej, och onsdag?".

Det där mejlandet och ringandet kostar oerhört mycket tid. Varför vänder du inte på det?

I i-Reserve kan du koppla resursen (tränaren) till ett användarkonto. På så sätt ger du dina lärare och tränare tillgång till en egen del av systemet.

Det här ger två stora fördelar:

1. De hanterar sin egen tillgänglighet

Tränare kan logga in själva och ange när de kan och inte kan arbeta.

• Frilansaren: Arbetar ofta per timme. Han kan i systemet exakt ange vilka tidpass han är tillgänglig för dig.
• Heltidsanställden: Arbetar fast för dig, men har också semester. Han registrerar helt enkelt sin ledighet eller frånvaro.

Du ser detta direkt i din planering. Är en tränare 'röd' i schemat? Då vet du att du inte behöver ringa honom.

2. De ser sitt eget schema

"Var skulle jag vara imorgon igen?" En tränare behöver inte längre fråga dig det. Han loggar in och ser sin personliga kalender, inklusive platser och tider. Alla är informerade, utan att du behöver mejla ut scheman dagligen.

Visuell överblick

Ibland vill du bara se läget på ett ögonblick. I i-Reserves schema kan du använda färger per medarbetare.

På så sätt ser du direkt i månadsöversikten:

• Blått är Lärare Jan.
• Grönt är Lärare Els.
• Grått är ännu inte tillsatt.

Du ser direkt var luckorna finns och om arbetsbelastningen är någorlunda jämnt fördelad.

Du sköter strategin, vi löser pusslet

Att planera kurser och utbildningar är ett mänskligt arbete. Du måste hitta rätt matchning mellan gruppen och läraren. Det är där din expertis ligger. Att kontrollera om den läraren råkar stå i ett annat rum samtidigt är ett räkneproblem. Det är där vår expertis ligger.

Genom att lägga in dina tränare som resurser i systemet tar du bort felrisken ur din process. Du förhindrar dubbelbokningar, pinsamma samtal till kursdeltagare och stress på arbetsplatsen.

Redo att lösa planeringspusslet?

Vill du se hur i-Reserve gör din schemaläggning vattentät? Sluta gissa och börja veta. Prova i-Reserve bokningssystem 30 dagar gratis. Koppla din första tränare och upplev lugnet av ett system som tänker med dig.