Hvem står foran klassen? Knyt trænere fejlfrit til dit kursustilbud

Der går din planlægning. Og der går din ro.

At sammenkoble udbud og efterspørgsel er et komplekst puslespil ved kurser. Du har ikke kun med et ledigt lokale at gøre, men også med et ledigt menneske – træneren. Og hvor et lokale tålmodigt venter på at blive brugt, har mennesker feriedage, lægeaftaler eller er måske allerede sat på skemaet hos en anden opdragsgiver.

Arbejder du stadig med Excel-lister eller løse kalendere til at styre dette? Så er risikoen for en dobbeltbooking stor. i-Reserve løser dette puslespil for dig ved at administrere trænere lige så smart som dine lokaler. I denne artikel forklarer vi, hvordan du fejlfrit knytter undervisere til dit kursustilbud.

Mennesker er også 'Ressourcer'

I i-Reserve taler vi ofte om 'Ressourcer'. Det lyder måske lidt teknisk og upersonligt, når vi taler om dine yndlingsundervisere, men det er grundlaget for en vandtæt planlægning.

En ressource er i virkeligheden alt, hvad du har brug for for at gøre en booking mulig. Det kan være en tennisbane, en projektor, et mødelokale – eller en person.

Når du opretter dine trænere i systemet som en ressource af typen 'Personale', giver du dem en egen identitet i planlægningen. Du indtaster dem med for- og efternavn, og – meget vigtigt – du kan derefter knytte dem til aktiviteter.

Dette er udgangspunktet for logikken. Systemet ved nu: til kurset 'Bogføring for Begyndere' har jeg ikke kun brug for 'Lokale 3', men også for 'Underviser Petersen'.

Realtidskontrol: den endelige redaktør af dit skema

Hvordan forhindrer du, at 'Underviser Petersen' bliver dobbeltplanlagt? Enkelt: systemet holder øje med dig.

Når du planlægger et nyt kursus og vælger en medarbejder i personaleboksen, udfører i-Reserve straks en tilgængelighedskontrol i baggrunden.

• Er underviseren allerede sat på skemaet på det tidspunkt til en anden lektion?
• Har underviseren anmodet om fri?
• Er det uden for hans eller hendes arbejdstider?

Er svaret på et af disse spørgsmål 'ja', får du straks en besked. Systemet beskytter dig mod dig selv. Du kan først afslutte bookingen, når både lokalet og træneren giver grønt lys. Det giver ro. Du behøver ikke længere manuelt at stirre ind i tre forskellige Outlook-kalendere eller håbe, at du husker det rigtigt.

Massehandlinger: Spar tid

Har du en kursusrække på ti uger? Så har du ingen lyst til manuelt at vælge den samme underviser ti gange. Med masseplanlægningsfunktionen vælger du hele rækken på én gang og tildeler den faste underviser. Systemet tjekker derefter tilgængeligheden for alle ti datoer på én gang.

Ingen mellemmand mere: lad trænerne gøre det selv

Som planlægger er du ofte mellemmand for information. "Kan du tirsdag?", "Nej, så skal jeg til tandlægen.", "Ok, og onsdag?".

Al den mailfrem-og-tilbage og de telefonopkald koster oceaner af tid. Hvorfor vender du det ikke om?

I i-Reserve kan du knytte ressourcen (træneren) til en brugerkonto. Hermed giver du dine undervisere og trænere adgang til deres eget område i systemet.

Dette har to store fordele:

1. De administrerer deres egen tilgængelighed

Trænere kan selv logge ind og angive, hvornår de kan eller ikke kan arbejde.

• Freelanceren: Arbejder ofte på timebasis. Han kan i systemet præcist angive, hvilke dagperioder han er tilgængelig for dig.
• Fuldtidsansatte: Arbejder fast for dig, men har også ferie. Han indtaster simpelthen sin orlov eller fravær.

Du ser dette straks i din planlægning. Er en træner 'rød' i skemaet? Så ved du, at du ikke behøver at ringe til ham.

2. De ser deres eget skema

"Hvor skulle jeg egentlig være i morgen?" En træner behøver ikke spørge dig om det mere. Han logger ind og ser sin personlige kalender, inklusive steder og tidspunkter. Alle er informerede, uden at du dagligt skal sende skemaer på mail.

Visuelt overblik

Nogle gange vil du blot have et øjeblikkeligt overblik over situationen. I i-Reserves skema kan du arbejde med farver pr. medarbejder.

Så ser du direkte i månedsoversigten:

• Blå er Underviser Jan.
• Grøn er Underviser Els.
• Grå er endnu ikke udfyldt.

Du ser straks, hvor hullerne falder, og om arbejdsbyrden er nogenlunde retfærdigt fordelt.

Du tager strategien, vi løser puslespillet

Planlægning af kurser og træninger er menneskearbejde. Du skal se på det rette match mellem gruppen og underviseren. Det er der, din ekspertise ligger. At kontrollere, om den underviser ikke tilfældigvis allerede er i et andet lokale, er beregningsarbejde. Det er der, vores ekspertise ligger.

Ved at registrere dine trænere som ressourcer i dit system fjerner du fejlrisikoen fra din proces. Du undgår dobbeltbookinger, pinlige opkald til kursister og stress på arbejdspladsen.

Klar med planlægningspuslespillet?

Vil du se, hvordan i-Reserve gør din planlægning vandtæt? Stop med at gætte og begynd at vide. Prøv i-Reserve reservationssystemet 30 dage gratis. Tilknyt din første træner og oplev roen ved et system, der tænker med dig.