Wer steht vor der Klasse? Trainer fehlerfrei mit Ihrem Kursangebot verknüpfen
Es ist der Albtraum jedes Planers. Sie haben die perfekte Kursreihe zusammengestellt. Die Anmeldungen strömen herein, Saal A ist gebucht und der Kaffee bestellt. Und dann, zwei Tage vor dem Start, bekommen Sie eine E-Mail von Dozent Hans: "Äh, hatte ich nicht gesagt, dass ich im Urlaub bin?"
Da ist Ihre Planung dahin. Und da ist Ihre Ruhe dahin.
Das Zusammenbringen von Angebot und Nachfrage ist bei Kursen ein komplexes Puzzle. Sie haben es nicht nur mit einem verfügbaren Raum (dem Kursraum) zu tun, sondern auch mit einem verfügbaren Menschen (dem Trainer). Und während ein Kursraum geduldig wartet, bis er genutzt wird, haben Menschen Urlaubstage, Arzttermine oder sind vielleicht bereits bei einem anderen Auftraggeber eingeplant.
Arbeiten Sie noch mit Excel-Listen oder separaten Kalendern, um dies zu verwalten? Dann ist die Gefahr einer Doppelbuchung groß. i-Reserve löst dieses Puzzle für Sie, indem Trainer genauso intelligent verwaltet werden wie Ihre Kursräume. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Dozenten fehlerfrei mit Ihrem Kursangebot verknüpfen.
Menschen sind auch 'Ressourcen'
In i-Reserve sprechen wir oft von 'Ressourcen'. Das klingt vielleicht etwas technisch und unpersönlich, wenn man über seine Lieblingsdozenten spricht, aber es ist die Grundlage einer wasserdichten Planung.
Eine Ressource ist im Grunde alles, was Sie benötigen, um eine Buchung zu ermöglichen. Das kann ein Tennisplatz sein, ein Beamer, ein Besprechungsraum oder eine Person.
Indem Sie Ihre Trainer im System als Ressource vom Typ 'Personal' anlegen, geben Sie ihnen eine eigene Identität in der Planung. Sie erfassen sie mit Vor- und Nachname und – ganz wichtig – können sie anschließend mit Aktivitäten verknüpfen.
Dies ist der Ausgangspunkt der Logik. Das System weiß nun: Für den Kurs 'Buchhaltung für Anfänger' benötige ich nicht nur 'Raum 3', sondern auch 'Dozent Peters'.
Echtzeit-Kontrolle: der Chefredakteur Ihres Stundenplans
Wie verhindern Sie nun, dass 'Dozent Peters' doppelt eingeplant wird? Ganz einfach: Das System schaut mit Ihnen mit.
Wenn Sie einen neuen Kurs einplanen und einen Mitarbeiter im Personalfeld auswählen, führt i-Reserve im Hintergrund sofort eine Verfügbarkeitsprüfung durch.
- Ist der Dozent zu diesem Zeitpunkt bereits für eine andere Veranstaltung eingeplant?
- Hat der Dozent Urlaub beantragt?
- Liegt der Termin außerhalb seiner Arbeitszeiten?
Ist die Antwort auf eine dieser Fragen 'ja', erhalten Sie sofort eine Meldung. Das System schützt Sie vor sich selbst. Die Buchung kann erst dann abgeschlossen werden, wenn sowohl der Raum als auch der Trainer grünes Licht geben. Das schafft Ruhe. Sie müssen nicht mehr manuell in drei verschiedene Outlook-Kalender schauen oder hoffen, dass Sie es richtig im Gedächtnis behalten haben.
Massenaktionen: Tempo machen
Haben Sie eine Kursreihe von zehn Wochen? Dann haben Sie keine Lust, zehnmal manuell denselben Dozenten auszuwählen. Mit der Massenplanungsfunktion wählen Sie die gesamte Reihe auf einmal aus und weisen den festen Dozenten zu. Das System prüft dann in einem einzigen Schritt die Verfügbarkeit für alle zehn Termine.
Kein Mittelsmann mehr: Lassen Sie Trainer es selbst erledigen
Als Planer sind Sie oft das Bindeglied für Informationen. "Können Sie am Dienstag?" – "Nein, da muss ich zum Zahnarzt." – "Gut, und am Mittwoch?"
Dieses endlose Mailen und Telefonieren kostet enorm viel Zeit. Warum drehen Sie es nicht einfach um?
In i-Reserve können Sie die Ressource (den Trainer) mit einem Benutzerkonto verknüpfen. Damit geben Sie Ihren Dozenten und Trainern Zugang zu einem eigenen Bereich des Systems.
Das bietet zwei große Vorteile:
1. Sie verwalten ihre eigene Verfügbarkeit
Trainer können sich selbst einloggen und angeben, wann sie arbeiten können und wann nicht.
- Der Freelancer: Arbeitet häufig auf Stundenbasis. Er kann im System genau angeben, an welchen Tagesabschnitten er für Sie verfügbar ist.
- Der Festangestellte: Arbeitet fest für Sie, hat aber auch Urlaub. Er trägt einfach seinen Urlaub oder seine Abwesenheit ein.
Sie sehen dies sofort in Ihrer Planung. Ist ein Trainer im Stundenplan 'rot' markiert? Dann wissen Sie, dass Sie ihn nicht anrufen müssen.
2. Sie sehen ihren eigenen Stundenplan
"Wo muss ich morgen nochmal hin?" Ein Trainer muss Sie das nicht mehr fragen. Er loggt sich ein und sieht seinen persönlichen Kalender, einschließlich Standorte und Zeiten. Alle sind informiert, ohne dass Sie täglich Stundenpläne verschicken müssen.
Visuelle Übersicht
Manchmal möchten Sie einfach auf einen Blick sehen, wie die Lage ist. Im Stundenplan von i-Reserve können Sie mit Farben pro Mitarbeiter arbeiten.
So sehen Sie in der Monatsübersicht sofort:
- Blau ist Dozent Jan.
- Grün ist Dozentin Els.
- Grau ist noch nicht besetzt.
Sie erkennen sofort, wo Lücken entstehen und ob die Arbeitslast einigermaßen fair verteilt ist.
Sie die Strategie, wir das Puzzle
Das Planen von Kursen und Schulungen ist Menschenarbeit. Sie müssen auf die richtige Übereinstimmung zwischen der Gruppe und dem Dozenten achten. Genau dort liegt Ihre Expertise. Zu prüfen, ob dieser Dozent nicht zufällig bereits in einem anderen Raum steht, ist Rechenarbeit. Genau dort liegt unsere Expertise.
Indem Sie Ihre Trainer als Ressourcen in Ihrem System erfassen, nehmen Sie die Fehleranfälligkeit aus Ihrem Prozess heraus. Sie vermeiden Doppelbuchungen, peinliche Anrufe bei Kursteilnehmern und Stress am Arbeitsplatz.
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