i-Reserve und Outlook
Mit Outlook stehen deine Reservierungen als Termine in Microsoft 365, Änderungen in Outlook werden in i-Reserve übernommen, und Termine in den Kalendern deiner Besprechungsräume werden automatisch zu Reservierungen.
Typ: NativeAb: Bronze
| i-Reserve | Outlook | |
|---|---|---|
| Reservierung (bei gewähltem Status) | geht an | Termin in deinem Kalender |
| Objekt-, Kunden- und Reservierungsfelder | geht an | Betreff und Beschreibung |
| Kunde (optional) | geht an | Teilnehmer |
| Datum und Uhrzeit | geht hin und zurück mit | Datum und Uhrzeit des Termins |
| Stornierung | geht hin und zurück mit | Gelöschter oder abgesagter Termin |
| Neue Reservierung auf dem verknüpften Objekt | kommt zurück von | Neuer Termin in deinem Kalender |
| Verknüpfter Kunde | kommt zurück von | Organisator (wenn bereits Kunde) |
| Reservierung auf dem Objekt des Raums | kommt zurück von | Termin im Kalender eines Raums |
So funktioniert es
Verbindest du einen persönlichen oder gemeinsamen Kalender, funktioniert die Anbindung in beide Richtungen: i-Reserve trägt Reservierungen als Termin in Outlook ein, und verschiebst oder stornierst du einen Termin in Outlook, wird die Reservierung aktualisiert. Ein neuer Termin in diesem Kalender wird zu einer Reservierung auf dem verknüpften Objekt. Verbindest du die Kalender deiner Besprechungsräume, funktioniert die Anbindung in eine Richtung: was in Outlook im Kalender eines Raums gebucht wird, kommt als Reservierung auf dem zugehörigen Objekt in i-Reserve an. Änderungen kommen nahezu sofort an.
Was es bringt
Dein Team sieht auf einen Blick, worum es bei einem Termin geht, im Büro und unterwegs. Du bestimmst, welche Objekt-, Kunden- und Reservierungsfelder in Betreff und Beschreibung stehen. Die Verfügbarkeit bleibt aktuell, auch wenn Kollegen einen Raum direkt in Outlook buchen, so vermeidest du Doppelbuchungen.
Was du brauchst
Für diese Anbindung brauchst du eine Microsoft 365-Umgebung mit einer App-Registrierung in Microsoft Entra ID. Für die Kalender deiner Besprechungsräume ist außerdem eine Anpassung in der Exchange-Verwaltung nötig.
Weitere Möglichkeiten
Teams-Besprechungslink: i-Reserve erstellt auf Wunsch automatisch einen Microsoft Teams-Link und fügt den Kunden als Teilnehmer hinzu.
Hunderte Räume: du verknüpfst jeden Raum mit einem eigenen Objekt, auch in großem Umfang.
Erinnerung: sende einige Minuten vor dem Termin eine Erinnerung über Outlook.
So schaltest du es ein
- Registriere eine App in Microsoft Entra ID
- Verbinde in i-Reserve das Microsoft-Konto oder die Kalender deiner Räume
- Lege pro Status fest, wann ein Termin erstellt oder entfernt wird, und teste
Mach es ganz einfach selbst oder lass es bei der Einrichtung mit erledigen.
Häufige Fragen zu Outlook
Ist die Anbindung mit Outlook bidirektional?
Für persönliche und freigegebene Kalender ja: i-Reserve trägt Buchungen als Termin in Outlook ein, und verschiebst oder stornierst du einen Termin in Outlook, wird die Buchung aktualisiert. Für die Kalender von Besprechungsräumen arbeitet die Anbindung in eine Richtung: Was in Outlook im Kalender eines Raums gebucht wird, kommt als Buchung auf das zugehörige Objekt in i-Reserve.
Wird automatisch ein Teams-Besprechungslink erstellt?
Das ist möglich. Auf Wunsch erstellt i-Reserve für einen Termin automatisch einen Microsoft-Teams-Link und fügt den Kunden direkt als Teilnehmer hinzu, sodass alle sofort den richtigen Link haben.
Kann ich Besprechungsräume verbinden?
Ja. Neben persönlichen und freigegebenen Kalendern verbindest du auch die Kalender deiner Besprechungsräume. Jeden Raum verknüpfst du mit einem eigenen Objekt in i-Reserve, auch in großem Umfang. Für die Raumkalender ist eine Anpassung in der Exchange-Verwaltung nötig.
Was passiert, wenn ich eine Buchung verschiebe oder storniere?
Die Anbindung aktualisiert den zugehörigen Termin: Bei einem neuen Datum oder einer neuen Uhrzeit verschiebt sich der Termin mit, und bei einer Stornierung wird der Termin gelöscht oder abgesagt. Der Termin wird über ein eigenes Merkmal erkannt, auch wenn sich der Betreff ändert.
Muss ich mein eigenes Microsoft-Konto verbinden?
Ja, die Anbindung arbeitet mit deiner eigenen Microsoft-365-Umgebung und einer App-Registrierung in Microsoft Entra ID. Für persönliche Kalender verbindest du dich über ein Microsoft-Login; für die Kalender von Besprechungsräumen ist außerdem eine Anpassung in der Exchange-Verwaltung nötig.
Welche Daten der Buchung kommen in den Kalender?
Datum und Uhrzeit werden immer synchronisiert. Außerdem bestimmst du selbst, welche Objekt-, Kunden- und Buchungsfelder in den Betreff und die Beschreibung kommen, sodass der Kalender genau die Informationen zeigt, die du sehen willst.
Mit welchen Outlook-Kalendern funktioniert die Anbindung?
Die Anbindung arbeitet mit den Kalendern in deiner Microsoft-365-Umgebung: einem persönlichen oder freigegebenen Kalender oder dem Kalender eines Besprechungsraums. Die Buchungen erscheinen dort automatisch.
Outlook verbinden und fertig?
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