Outlook

Vi behøver sandsynligvis ikke at forklare dig, hvad Microsoft Outlook er, da det er et af de mest brugte kalendersystemer i verden. Det er også en del af Office 365. Ved at koble i-Reserve til Outlook med en valgfri kalender, for eksempel kalenderen for receptionen, trænere, mødelokaler eller både, åbnes der en række muligheder.

Hvordan virker det?

Kunder, der har foretaget en reservation, modtager normalt et kalenderelemento via e-mail, som de straks kan tilføje til deres kalender. Du kan naturligvis se reservationen direkte i reservationssystemet. Men ønsker du også at få reservationen til at vises i en Outlook-kalender? Ingen problemer med en Outlook-integration fra i-Reserve.

Når du har oprettet integrationen og der foretages en reservation, tilføjes den automatisk til en valgt kalender. Er der en ændring i reservationen? Så sender i-Reserve automatisk notifikationer til Outlook og opdaterer kalenderelementet. På den måde er du og dit team altid opdaterede!

De fleste brugere og/eller medarbejdere har en kalender på telefonen og bliver på den måde mindet om aftaler. Med denne integration kan du tilføje kalenderelementer til brugere, for eksempel en træner der giver kurser. Eller en reception på et sted der udlejer lokaler. Det smukke ved dette er, at de også direkte i kalenderen kan se tilgængeligheden. Så er planlægningen altid med dig, også på farten.

Fordele ved Outlook-integrationen

Denne integration tilbyder mange muligheder og gør arbejdet med i-Reserve betydeligt nemmere. Vi giver dig gerne et overblik over nogle af fordelene ved at koble i-Reserve reservationssystemet til Outlook. Ved at koble reservationssystemet til Outlook kan du:

• Automatisk holde styr på reservationer og bookinger
• Aldrig mere bekymre dig om at dobbeltbooke eller glemme en vigtig aftale
• Se tilgængelighed i realtid

Hvilke oplysninger overføres?

Integrationen virker umiddelbart meget ligetil. Det er den også til at starte med. Alligevel er der nogle interessante muligheder i integrationen for at få mere ud af kalenderen.

I princippet kan alle objekt-, kunde- og reservationsfelter bruges til at placere enten i titlen (emnet) eller beskrivelsen (body). Derved kan der i integrationsplatformen bruges en kombination af felter. i-Reserve kan have alle slags tilpassede felter, som kan kombineres til en logisk titel. Eventuelt med forkortelser og formatering.

Sådan kobler du Outlook til reservationssystemet

Nu hvor vi har gennemgået fordelene og mulighederne ved at koble Outlook til reservationssystemet, lad os se på, hvordan du gør det.

Integrationen mellem reservationssystemet og Outlook er tovejs. Det betyder, at data kan sendes i begge retninger. Dette er dog ikke obligatorisk. Det er ofte tilstrækkeligt at arbejde med én retning. Er der foretaget en reservation? Opret et kalenderelement. Færdig.

Men det kan også være nødvendigt at foretage ændringer. Eller at et kalenderelement flyttes af kalenderens bruger til et andet tidspunkt. Er det meningen, at reservationen skal "følge med"? Dette er også muligt med i-Reserve. Ved at bruge kalender-id'et i external id i reservationen kobler vi kalenderelementet til reservationen. Et flow har derefter et ekstra trin. Et eksempel:

Hvad kobles der?

For at de to systemer kan fungere godt sammen, udveksler de data. Hvilke data der sendes, kan du se i nedenstående tabel.

Vil du vide mere?

At koble Outlook til i-Reserve reservationssystemet er en fantastisk måde at øge effektiviteten og forhindre dobbeltbookinger. Vil du vide mere om Outlook-integrationen eller prøve vores reservationssystem gratis i 30 dage? Kontakt os.