Outlook

Nous n'avons probablement pas besoin de vous expliquer ce qu'est Microsoft Outlook, car c'est l'un des systèmes d'agenda les plus utilisés au monde. Il fait également partie d'Office 365. En connectant i-Reserve à Outlook avec un agenda de votre choix, par exemple l'agenda de la réception, des formateurs, des salles de réunion ou des bateaux, toutes sortes de possibilités s'offrent à vous.

Comment ça fonctionne ?

Les clients qui ont effectué une réservation reçoivent généralement un élément d'agenda par e-mail qu'ils peuvent ajouter immédiatement à leur agenda. Vous voyez bien sûr la réservation directement dans le système de réservation. Mais souhaitez-vous également que la réservation apparaisse dans un agenda Outlook ? Aucun problème avec la connexion Outlook d'i-Reserve.

Une fois la connexion établie et qu'une réservation est effectuée, celle-ci est automatiquement enregistrée dans un agenda sélectionné. Y a-t-il une modification de réservation ? i-Reserve enverra automatiquement des notifications à Outlook et mettra à jour l'élément d'agenda. Ainsi, vous et votre équipe êtes toujours à jour !

La plupart des utilisateurs et/ou employés ont un agenda sur leur téléphone et sont ainsi rappelés de leurs rendez-vous. Grâce à cette connexion, vous pouvez envoyer des éléments d'agenda aux utilisateurs, par exemple un formateur qui donne des cours. Ou une réception d'un lieu qui loue des salles. L'avantage est qu'ils peuvent également voir directement la disponibilité dans l'agenda. Ainsi, la planification est toujours avec vous, même en déplacement.

Avantages de la connexion Outlook

Cette connexion offre de nombreuses possibilités et rend le travail avec i-Reserve beaucoup plus simple. Nous souhaitons vous donner un aperçu de quelques avantages de la connexion du système de réservation i-Reserve à Outlook. En connectant le système de réservation à Outlook, vous pouvez :

• Suivre automatiquement les réservations et les demandes
• Ne plus jamais craindre de faire un double emploi ou d'oublier un rendez-vous important
• Voir la disponibilité en temps réel

Quelles informations sont transmises ?

En soi, la connexion semble très simple. Et c'est aussi le cas pour démarrer. Pourtant, la connexion offre de belles possibilités pour tirer davantage parti de l'agenda.

En principe, tous les champs d'objet, de client et de réservation peuvent être utilisés pour être placés soit dans le titre (sujet) soit dans la description (corps). Ainsi, une combinaison de champs peut être utilisée dans la plateforme de connexion. i-Reserve peut avoir toutes sortes de champs personnalisés, ceux-ci pouvant être combinés en un titre logique. Éventuellement avec des abréviations et mis en forme.

Comment connecter Outlook au système de réservation

Maintenant que nous avons discuté des avantages et des possibilités de la connexion d'Outlook au système de réservation, voyons comment procéder.

La connexion du système de réservation à Outlook est bidirectionnelle. Cela signifie que des données peuvent être envoyées dans les deux sens. Cela n'est toutefois pas obligatoire. Il est souvent suffisant de travailler dans une seule direction. Une réservation a été effectuée ? Créez un élément d'agenda. Point final.

Mais il peut également être nécessaire d'apporter des modifications. Ou qu'un élément d'agenda soit déplacé par l'utilisateur de l'agenda vers un autre horaire. La réservation doit-elle alors « suivre le mouvement » ? Cela est également possible avec i-Reserve. En utilisant l'identifiant du calendrier dans l'identifiant externe de la réservation, nous relions l'élément d'agenda à la réservation. Un flux comporte alors une étape supplémentaire. Exemple :

Qu'est-ce qui est connecté ?

Pour que les deux systèmes fonctionnent bien ensemble, ils échangent des données. Vous pouvez voir quelles données sont envoyées dans le tableau ci-dessous.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Connecter Outlook au système de réservation i-Reserve est un excellent moyen d'augmenter l'efficacité et d'éviter les doubles réservations. Vous souhaitez en savoir plus sur la connexion Outlook ou essayer notre système de réservation pendant 30 jours ? Contactez-nous.