Outlook

Vi behöver förmodligen inte förklara för dig vad Microsoft Outlook är, eftersom det är ett av de mest använda kalendersystemen i världen. Det är också en del av Office 365. Genom att koppla i-Reserve till Outlook med en valfri kalender, till exempel kalendern för receptionen, tränare, konferensrum eller båtar, öppnas en mängd möjligheter.

Hur fungerar det?

Kunder som har gjort en reservation får vanligtvis ett kalenderobjekt skickat via e-post som de direkt kan lägga till i sin kalender. Du ser förstås reservationen direkt i bokningssystemet. Men vill du även att reservationen ska visas i en Outlook-kalender? Inga problem med en Outlook-koppling från i-Reserve.

När du har skapat kopplingen och en reservation görs, läggs den automatiskt in i en vald kalender. Har det skett en förändring i reservationen? Då skickar i-Reserve automatiskt notifieringar till Outlook och uppdaterar kalenderobjektet. På så sätt är du och ditt team alltid uppdaterade!

De flesta användare och/eller medarbetare har en kalender på sin telefon och påminns på det sättet om inbokade tider. Med den här kopplingen kan du lägga in kalenderobjekt för användare, till exempel en tränare som håller kurser. Eller en reception på en plats som hyr ut lokaler. Det fina med detta är att de också direkt kan se tillgängligheten i kalendern. På så sätt har du alltid planeringen tillgänglig, även på språng.

Fördelar med Outlook-kopplingen

Den här kopplingen erbjuder många möjligheter och gör arbetet med i-Reserve betydligt enklare. Vi vill gärna ge dig en översikt över några av fördelarna med att koppla i-Reserve bokningssystemet till Outlook. Genom att koppla bokningssystemet till Outlook kan du:

• Automatiskt hålla koll på reservationer och bokningar
• Aldrig mer oroa dig för att dubbelbokar eller glömmer en viktig tid
• Se tillgängligheten i realtid

Vilken information skickas med?

På ytan kan kopplingen verka väldigt enkel och rättfram. Och det är också en bra utgångspunkt. Ändå finns det smarta möjligheter i kopplingen för att få ut mer av kalendern.

I princip kan alla objekt-, kund- och reservationsfält användas för att placeras antingen i titeln (ämnet) eller beskrivningen (brödtexten). Därigenom kan en kombination av fält användas i kopplingsplattformen. i-Reserve kan ha alla möjliga anpassade fält, dessa kan kombineras till en logisk titel. Eventuellt med förkortningar och formatering.

Hur du kopplar Outlook till bokningssystemet

Nu när vi har gått igenom fördelarna och möjligheterna med att koppla Outlook till bokningssystemet, låt oss titta på hur du gör det.

Kopplingen mellan bokningssystemet och Outlook är dubbelriktad. Det innebär att data kan skickas i båda riktningarna. Detta är dock inte obligatoriskt. Det räcker ofta med att arbeta i en enda riktning. Har en reservation gjorts? Skapa ett kalenderobjekt. Punkt.

Men det kan också hända att ändringar behöver göras. Eller att ett kalenderobjekt dras av kalenderanvändaren till en annan tid. Är det då meningen att reservationen ska "följa med"? Även detta är möjligt med i-Reserve. Genom att använda kalender-ID:t i det externa ID:t i reservationen kopplar vi kalenderobjektet till reservationen. Ett flöde har då ett extra steg. Ett exempel:

Vad kopplas ihop?

För att de båda systemen ska fungera väl tillsammans utbyter de data. Vilka uppgifter som skickas kan du se i tabellen nedan.

Vill du veta mer?

Att koppla Outlook till i-Reserve bokningssystemet är ett utmärkt sätt att öka effektiviteten och förhindra dubbelbokningar. Vill du veta mer om Outlook-kopplingen eller prova vårt bokningssystem i 30 dagar? Kontakta oss.