Outlook

Provavelmente não precisamos de explicar o que é o Microsoft Outlook, uma vez que é um dos sistemas de agenda mais utilizados no mundo. Também faz parte do Office 365. Ao conectar o i-Reserve ao Outlook com uma agenda à escolha — por exemplo, a agenda da receção, de formadores, de salas de reunião ou de barcos — surgem todo o tipo de possibilidades.

Como funciona?

Os clientes que fizeram uma reserva recebem geralmente um item de agenda por e-mail que podem adicionar imediatamente à sua agenda. Você vê, naturalmente, a reserva diretamente no sistema de reservas. Mas quer que a reserva apareça também numa agenda do Outlook? Sem problema com a integração do Outlook do i-Reserve.

Assim que a integração estiver configurada e uma reserva for efetuada, esta será automaticamente adicionada à agenda escolhida. Houve uma alteração na reserva? O i-Reserve enviará automaticamente notificações para o Outlook e atualizará o item da agenda. Assim, você e a sua equipa estão sempre a par de tudo!

A maioria dos utilizadores e/ou colaboradores tem uma agenda no telemóvel e são assim lembrados dos compromissos. Com esta integração, pode adicionar itens de agenda aos utilizadores — por exemplo, um formador que dá cursos. Ou uma receção de um espaço que aluga salas. O melhor é que eles também podem ver diretamente na agenda a disponibilidade. Assim, o planeamento está sempre consigo, mesmo quando está em movimento.

Vantagens da integração com o Outlook

Esta integração oferece inúmeras possibilidades e torna o trabalho com o i-Reserve muito mais simples. Apresentamos-lhe uma visão geral de algumas das vantagens de conectar o sistema de reservas i-Reserve ao Outlook. Ao conectar o sistema de reservas ao Outlook, pode:

• Acompanhar automaticamente reservas e marcações
• Nunca mais ter de se preocupar em fazer uma marcação em duplicado ou esquecer um compromisso importante
• Ver a disponibilidade em tempo real

Que informações são transmitidas?

À primeira vista, a integração parece bastante direta. E também o é para começar a usar. No entanto, existem possibilidades interessantes na integração para tirar ainda mais partido da agenda.

Em princípio, todos os campos de objeto, cliente e reserva podem ser utilizados para colocar no título (assunto) ou na descrição (body). Desta forma, é possível utilizar uma combinação de campos na plataforma de integração. O i-Reserve pode ter todo o tipo de campos personalizados, que podem ser combinados para formar um título lógico — eventualmente com abreviaturas e formatação.

Como conectar o Outlook ao sistema de reservas

Agora que discutimos as vantagens e possibilidades de conectar o Outlook ao sistema de reservas, vejamos como o fazer.

A integração do sistema de reservas com o Outlook é bidirecional. Isso significa que os dados podem ser enviados em ambas as direções. No entanto, isso não é obrigatório. Muitas vezes, trabalhar num único sentido já é suficiente. Foi feita uma reserva? Crie um item de agenda. Simples assim.

Mas também pode ser necessário efetuar alterações. Ou que um item de agenda seja arrastado pelo utilizador para outro horário. Nesse caso, é pretendido que a reserva "acompanhe" essa alteração? Isso também é possível com o i-Reserve. Ao utilizar o calendar id no external id da reserva, associamos o item de agenda à reserva. Um fluxo tem então um passo extra. Um exemplo:

O que é conectado?

Para que ambos os sistemas funcionem bem em conjunto, trocam dados entre si. Pode ver quais os dados que são enviados na tabela abaixo.

Quer saber mais?

Conectar o Outlook ao sistema de reservas i-Reserve é uma excelente forma de aumentar a eficiência e evitar reservas duplicadas. Quer saber mais sobre a integração com o Outlook ou experimentar o nosso sistema de reservas durante 30 dias? Entre em contacto connosco.