Schluss mit der Papierliste: professioneller Einlass mit E-Tickets und Scannern

Während Sie suchen, wird die Schlange ungeduldig und Ihr Stift fliegt Ihnen aus der Hand. Es ist ein Szenario, das wir bei Stadtführungen und Rundgängen noch viel zu oft sehen. Es funktioniert zwar, aber professionell? Nein, das ist es wirklich nicht. Außerdem ist so eine Liste im Moment des Ausdruckens eigentlich schon veraltet.

In einer Zeit, in der wir überall mit unserem Handy einlassen werden – vom Museum bis zum Flugzeug – erwarten Ihre Besucher das auch bei Ihnen. Warum noch mit Papier umständlich machen, wenn es digital geht? Mit dem E-Ticket-Modul von i-Reserve ersetzen Sie die Abhaktliste durch ein professionelles Scan-Erlebnis.

So funktioniert es: von der Buchung in die Hosentasche

Der Prozess beginnt bereits an der Eingangstür – oder genauer gesagt: im Posteingang Ihres Kunden. Sie müssen selbst keine Tickets gestalten oder manuell Codes per E-Mail versenden. Sobald ein Tourist oder eine Gruppe eine Führung bucht, erledigt i-Reserve die Arbeit. In der Bestätigungs-E-Mail, die das System versendet, platzieren wir automatisch einen eindeutigen QR-Code. Dies geschieht über smarte Variablen (wie {ETICKET}) in Ihrer E-Mail-Vorlage.

Bucht jemand für eine ganze Gruppe? Kein Problem. Sie können einstellen, dass jeder einzelne Teilnehmer sein eigenes Ticket per E-Mail erhält (via {participants.ETICKET}). So hat jeder Besucher seinen eigenen Einlassnachweis direkt auf seinem Handy. Kein gedrucktes Chaos, keine vergessenen Zettel.

Scannen, Piep, weitergehen

Dann der große Moment: der Start der Tour. Ihr Guide steht bereit. Nicht mit einem Klemmbrett, sondern mit einem Smartphone. i-Reserve bietet eine kostenlose Scanner-App, die Ihr Guide auf seinem eigenen Handy installieren kann.

Der Ablauf ist einfach:

1. Der Besucher zeigt den QR-Code auf seinem Bildschirm.
2. Der Guide scannt den Code mit der App.
3. Das System gibt sofort grünes Licht (oder rot, wenn etwas nicht stimmt).

Das sorgt für einen schnellen Durchfluss. "Piep, willkommen. Piep, willkommen." Innerhalb einer Minute haben Sie eine ganze Gruppe eingecheckt. Es wirkt ordentlich, professionell und gibt dem Besucher sofort das Gefühl, dass alles bestens organisiert ist.

Mehr als nur "drin"

Eine Papierliste sagt Ihnen nur, wer eigentlich da sein sollte. Ein Scan-System sagt Ihnen die Wahrheit.

Jeder Scan wird in Echtzeit im System erfasst. Der Buchung wird sofort ein Zeitstempel (Timestamp) zugeordnet.

Das liefert Ihnen wertvolle Einblicke:

• Validierung: Ist dieses Ticket gültig für diese spezifische Führung zu diesem Zeitpunkt? Jemand, der mit einem Ticket von gestern versucht, sich anzuschließen, fliegt sofort auf.
• No-Show-Management: Nach Abschluss des Tages sehen Sie auf einen Blick, wer gebucht hatte, aber nicht eingescannt wurde.
• Auslastung: Sie wissen genau, wie viele Personen tatsächlich mit dem Guide mitgegangen sind.

Sie erzählen die Geschichten, wir übernehmen die Eingangskontrolle

Als Anbieter von Führungen möchten Sie sich mit den Inhalten beschäftigen. Mit der Geschichte der Stadt, der Kunst im Museum oder der Natur im Park. Die Zugangskontrolle ist ein notwendiges Stück Logistik, das vor allem nicht zu viel Zeit kosten darf.

Durch den Umstieg auf E-Tickets machen Sie es einfacher für sich selbst und für Ihre Kunden.

• Kein administrativer Aufwand im Voraus: Die Tickets versenden sich selbst.
• Kein Stress an der Tür: Scannen geht schneller als das Suchen auf einer Liste.
• Immer aktuell: Last-Minute-Buchungen sind sofort scanbar.

Also, lassen Sie den Drucker aus und das Klemmbrett zu Hause. Starten Sie Ihre nächste Tour mit einem professionellen "Piep".

Bereit für einen professionellen Einlass?

Möchten Sie sehen, wie einfach Sie aus einer Bestätigungs-E-Mail ein Einlassticket machen? Und wie die Scanner-App in der Praxis funktioniert? Testen Sie i-Reserve 30 Tage kostenlos.