Chi è in aula? Abbina i formatori alla tua offerta di corsi senza errori

Addio alla tua pianificazione. E addio alla tua serenità.

Mettere insieme domanda e offerta nei corsi è un puzzle complesso. Non hai a che fare solo con uno spazio disponibile (l'aula), ma anche con una persona disponibile (il formatore). E mentre un'aula aspetta pazientemente di essere utilizzata, le persone hanno giorni di ferie, appuntamenti dal medico o magari sono già in programma presso un altro committente.

Gestisci ancora tutto questo con fogli Excel o agende separate? Allora il rischio di una doppia prenotazione è alto. i-Reserve risolve questo puzzle per te, gestendo i formatori in modo altrettanto intelligente rispetto alle tue aule. In questo articolo spieghiamo come abbinare i docenti alla tua offerta di corsi senza errori.

Anche le persone sono 'Risorse'

In i-Reserve parliamo spesso di 'Risorse'. Può sembrare un termine un po' tecnico e freddo quando si parla dei tuoi docenti preferiti, ma è la base di una pianificazione a prova di errore.

Una risorsa è in sostanza tutto ciò di cui hai bisogno per rendere possibile una prenotazione. Può essere un campo da tennis, un proiettore, una sala riunioni, oppure una persona.

Inserendo i tuoi formatori nel sistema come risorsa di tipo 'Personale', gli assegni un'identità propria nella pianificazione. Li registri con nome e cognome e, cosa molto importante, puoi successivamente abbinarli alle attività.

Questo è il punto di partenza della logica. Il sistema sa ora: per il corso 'Contabilità per Principianti' ho bisogno non solo di 'Aula 3', ma anche del 'Docente Rossi'.

Controllo in tempo reale: il revisore finale del tuo calendario

Come si evita che il 'Docente Rossi' venga pianificato due volte? Semplice: il sistema monitora insieme a te.

Quando inserisci un nuovo corso e selezioni un collaboratore nel campo del personale, i-Reserve esegue immediatamente in background una verifica della disponibilità.

• Il docente è già in programma in quell'orario per un'altra lezione?
• Il docente ha richiesto un permesso?
• È al di fuori del suo orario di lavoro?

Se la risposta a una di queste domande è 'sì', ricevi subito una notifica. Il sistema ti protegge da te stesso. Puoi finalizzare la prenotazione solo quando sia la sala che il formatore danno il via libera. Questo ti dà tranquillità. Non devi più controllare manualmente tre diverse agende di Outlook o sperare di ricordare tutto correttamente.

Azioni in blocco: guadagnare velocità

Hai una serie di corsi di dieci settimane? Allora non hai voglia di selezionare manualmente lo stesso docente dieci volte. Con la funzionalità di pianificazione in blocco selezioni l'intera serie in una volta sola e assegni il docente fisso. Il sistema verifica quindi in un colpo solo la disponibilità per tutte e dieci le date.

Basta fare da intermediario: lascia che i formatori lo facciano da soli

Come pianificatore sei spesso il tramite delle informazioni. "Puoi martedì?", "No, devo andare dal dentista.", "Ok, e mercoledì?".

Tutte quelle email e telefonate costano un'enormità di tempo. Perché non ribaltare la situazione?

In i-Reserve puoi collegare la risorsa (il formatore) a un account utente. In questo modo dai ai tuoi docenti e formatori accesso a una propria sezione del sistema.

Questo offre due grandi vantaggi:

1. Gestiscono la propria disponibilità

I formatori possono accedere autonomamente e indicare quando sono disponibili o meno a lavorare.

• Il Freelance: Lavora spesso a ore. Nel sistema può indicare esattamente in quali fasce orarie è disponibile per te.
• Il Dipendente fisso: Lavora stabilmente per te, ma ha anche le ferie. Inserisce semplicemente le sue assenze o i giorni di permesso.

Tu lo vedi immediatamente riflesso nella tua pianificazione. Un formatore è 'rosso' nel calendario? Sai già che non hai bisogno di chiamarlo.

2. Vedono il proprio calendario

"Dove dovevo essere domani?" Un formatore non ha più bisogno di chiederlo a te. Accede al sistema e vede la sua agenda personale, incluse le sedi e gli orari. Tutti sono informati, senza che tu debba inviare calendari ogni giorno.

Panoramica visiva

A volte vuoi semplicemente vedere a colpo d'occhio com'è la situazione. Nel calendario di i-Reserve puoi lavorare con colori diversi per ogni collaboratore.

Così nella vista mensile vedi subito:

• Il blu è il Docente Marco.
• Il verde è la Docente Elena.
• Il grigio non è ancora stato assegnato.

Vedi immediatamente dove ci sono lacune e se il carico di lavoro è distribuito in modo abbastanza equo.

A te la strategia, a noi il puzzle

Pianificare corsi e formazioni è un lavoro umano. Devi valutare il giusto abbinamento tra il gruppo e il docente. È qui che risiede la tua competenza. Verificare se quel docente non sia già per caso in un'altra aula è un lavoro di calcolo. È qui che risiede la nostra competenza.

Inserendo i tuoi formatori come risorse nel sistema, elimini la possibilità di errore dal tuo processo. Previeni doppie prenotazioni, telefonate imbarazzanti ai corsisti e stress sul posto di lavoro.

Pronto a risolvere il puzzle della pianificazione?

Vuoi vedere come i-Reserve rende impermeabile la tua programmazione? Smettila di tirare a indovinare e inizia a sapere con certezza. Prova il sistema di prenotazione i-Reserve 30 giorni gratis. Abbina il tuo primo formatore e sperimenta la tranquillità di un sistema che pensa insieme a te.