Quem está à frente da turma? Associe formadores ao seu programa de cursos sem erros

E lá vai a sua planificação. E lá vai a sua tranquilidade.

Conciliar oferta e procura em cursos é um puzzle complexo. Não basta ter uma sala disponível; é preciso ter também uma pessoa disponível — o formador. E ao contrário de uma sala, que aguarda pacientemente até ser utilizada, as pessoas têm dias de férias, consultas médicas ou podem já estar agendadas para outro cliente.

Ainda gere tudo isto com folhas de Excel ou agendas separadas? Então a probabilidade de uma marcação dupla é elevada. O i-Reserve resolve este puzzle por si, gerindo formadores de forma tão inteligente como gere as suas salas. Neste artigo explicamos como associar docentes ao seu programa de cursos sem qualquer erro.

As pessoas também são 'Recursos'

No i-Reserve falamos frequentemente de 'Recursos'. Pode soar um pouco técnico e impessoal quando se trata dos seus formadores favoritos, mas é a base de uma planificação à prova de falhas.

Um recurso é, na prática, tudo o que necessita para tornar uma reserva possível. Pode ser um campo de ténis, um projetor, uma sala de reuniões ou uma pessoa.

Ao registar os seus formadores no sistema como um recurso do tipo 'Pessoal', atribui-lhes uma identidade própria na planificação. Introduz o nome próprio e apelido e, muito importante, pode depois associá-los a atividades.

Este é o ponto de partida da lógica. O sistema sabe agora: para o curso 'Contabilidade para Iniciantes' não preciso apenas da 'Sala 3', mas também do 'Formador Silva'.

Controlo em tempo real: o revisor do seu horário

Como evitar que o 'Formador Silva' seja agendado duas vezes? Simples: o sistema monitoriza em conjunto consigo.

Quando agenda um novo curso e seleciona um colaborador no campo de pessoal, o i-Reserve executa imediatamente em segundo plano uma verificação de disponibilidade.

• O formador já está agendado nesse horário para outra aula?
• O formador solicitou ausência?
• Está fora do seu horário de trabalho?

Se a resposta a alguma destas perguntas for 'sim', recebe imediatamente uma notificação. O sistema protege-o de si mesmo. Só pode confirmar a reserva quando tanto a sala como o formador derem luz verde. Isto traz tranquilidade. Já não precisa de consultar manualmente três agendas diferentes no Outlook nem torcer para se ter lembrado de tudo corretamente.

Ações em massa: ganhe velocidade

Tem uma sequência de cursos de dez semanas? Então não quer ter de selecionar manualmente o mesmo formador dez vezes. Com a funcionalidade de Planificação em Massa, seleciona toda a sequência de uma só vez e atribui o formador titular. O sistema verifica então, de uma só vez, a disponibilidade para todas as dez datas.

Sem intermediários: deixe os formadores tratar disso

Como gestor, acaba frequentemente por ser o intermediário da informação. "Pode na terça?", "Não, tenho consulta no dentista.", "Então e na quarta?".

Toda essa troca de e-mails e chamadas consome um tempo precioso. Porque não inverter o processo?

No i-Reserve pode associar o recurso (o formador) a uma conta de utilizador. Desta forma, dá aos seus docentes e formadores acesso à sua própria área no sistema.

Isto tem duas grandes vantagens:

1. Gerem a sua própria disponibilidade

Os formadores podem iniciar sessão e indicar quando estão ou não disponíveis para trabalhar.

• O Freelancer: Trabalha frequentemente à hora. Pode indicar no sistema exatamente em que períodos do dia está disponível para si.
• O Colaborador a Tempo Inteiro: Trabalha regularmente consigo, mas também tem férias. Regista simplesmente as suas ausências ou períodos de indisponibilidade.

Vê isto imediatamente refletido na sua planificação. Um formador marcado a 'vermelho' no horário? Sabe que não precisa de lhe telefonar.

2. Veem o seu próprio horário

"Onde é que eu tinha de estar amanhã mesmo?" Um formador já não precisa de lhe perguntar isso. Faz login e vê a sua agenda pessoal, incluindo locais e horários. Todos estão a par, sem que tenha de enviar horários diariamente por e-mail.

Visão geral visual

Por vezes, basta querer ver de relance como estão as coisas. No horário do i-Reserve pode trabalhar com cores por colaborador.

Assim, na vista mensal vê imediatamente:

• Azul é o Formador João.
• Verde é a Formadora Ana.
• Cinzento ainda não foi preenchido.

Vê de imediato onde estão as lacunas e se a carga de trabalho está distribuída de forma equilibrada.

A estratégia fica consigo, o puzzle fica connosco

Planear cursos e formações é trabalho humano. É preciso encontrar a combinação certa entre o grupo e o formador. É aí que reside a sua especialização. Verificar se esse formador não está por acaso já noutra sala é trabalho de cálculo. É aí que reside a nossa especialização.

Ao registar os seus formadores como recursos no sistema, elimina a margem de erro do seu processo. Evita marcações duplas, telefonemas embaraçosos para formandos e stress no local de trabalho.

Pronto para resolver o puzzle da planificação?

Quer ver como o i-Reserve torna a sua gestão de horários à prova de falhas? Pare de adivinhar e comece a saber. Experimente o sistema de reservas i-Reserve 30 dias gratuitamente. Associe o seu primeiro formador e experimente a tranquilidade de um sistema que pensa consigo.