i-Reserve und Box
Mit Box lässt du Aufträge digital über Box Sign unterschreiben, und das unterschriebene Dokument kommt mit dem Signaturprotokoll automatisch zum Auftrag in i-Reserve zurück.
Typ: NativeAb: Bronze
| i-Reserve | Box | |
|---|---|---|
| Auftrag auf „Unterschrift anfordern“ | geht an | Signaturanfrage über Box Sign |
| PDFs aus deinen Auftragsvorlagen | geht an | Dokumente im i-Reserve-Ordner |
| Kunden- und Unternehmensdaten | geht an | Vorausgefüllte Felder |
| Auftragsstatus (unterschrieben, abgelehnt oder abgelaufen) | kommt zurück von | Ergebnis der Signaturanfrage |
| Auftragsdokumente | kommt zurück von | Unterschriebenes Dokument und Signaturprotokoll |
So funktioniert es
Setzt du einen Auftrag auf den Status „Unterschrift anfordern“, erstellt i-Reserve die PDFs aus deinen Auftragsvorlagen, legt sie in einem eigenen Ordner in Box ab und sendet dem Kunden eine Signaturanfrage über Box Sign. Wird die Anfrage unterschrieben oder abgelehnt oder läuft sie ab, meldet Box das sofort zurück: i-Reserve aktualisiert den Auftragsstatus und speichert das unterschriebene Dokument mit dem Signaturprotokoll beim Auftrag.
Was es bringt
Deine Kunden unterschreiben Aufträge und Verträge rechtsgültig auf jedem Gerät, wo und wann es ihnen passt, ohne Drucken, Scannen oder Post. Die Signaturanfrage geht automatisch hinaus, sobald der Auftrag bereit ist, und das unterschriebene Dokument liegt ohne Nacharbeit beim richtigen Auftrag. Mit dem Signaturprotokoll weist du nach, wer wann unterschrieben hat.
Was du brauchst
Für diese Anbindung brauchst du eine eigene Box-Umgebung mit Box Sign und Zugang zur Box Developer Console und zur Box Admin Console. Die Anbindung arbeitet mit Aufträgen, nicht mit einzelnen Reservierungen, und nutzt deine Auftragsvorlagen. Außerdem brauchst du das Modul Order.
Weitere Möglichkeiten
Ablage: die Dokumente liegen zentral in Box und kommen zusätzlich als Auftragsdokument in i-Reserve zurück.
Vorausgefüllt: Felder im Dokument können vorab mit Kunden- oder Unternehmensdaten gefüllt werden.
Endkopie: eine feste E-Mail-Adresse erhält auf Wunsch eine Kopie jedes unterschriebenen Dokuments.
Nach der Unterschrift: leite den Kunden nach der Unterschrift auf eine Seite deiner Wahl weiter.
So schaltest du es ein
- Erstelle in der Box Developer Console eine JWT-App und autorisiere sie in der Box Admin Console
- Füge in i-Reserve unter Verwaltung → Integrationen eine Box.com-Anbindung hinzu und fordere die Authentifizierung an
- Wähle die Auftragsvorlagen und das Auftragsfeld für die Signaturanfrage
- Schalte die Anbindung aktiv und teste mit einem Auftrag auf „Unterschrift anfordern“
Mach es ganz einfach selbst oder lass es bei der Einrichtung mit erledigen.
Häufige Fragen zu Box
Was ist die Anbindung zwischen i-Reserve und Box?
Mit der Anbindung lässt du Aufträge aus i-Reserve rechtsgültig digital über Box Sign unterschreiben: Die Signaturanfrage geht automatisch raus, und das unterschriebene Dokument kommt mit dem Signaturprotokoll automatisch zurück zum Auftrag.
Wie funktioniert das digitale Unterschreiben eines Auftrags?
Setzt du einen Auftrag auf den Status „Unterschrift anfordern“, erstellt i-Reserve die PDFs aus deinen Auftragsvorlagen, legt sie in einem eigenen Ordner in Box ab und schickt dem Kunden eine Signaturanfrage über Box Sign. Nach der Unterschrift kommt das unterschriebene Dokument mit dem Signaturprotokoll automatisch zurück zum Auftrag.
Ist eine digitale Unterschrift über Box Sign rechtsgültig?
Ja. Box Sign liefert eine rechtsgültige elektronische Unterschrift mit Signaturprotokoll, sodass du jederzeit nachweisen kannst, wer wann unterschrieben hat.
Was passiert, wenn ein Kunde nicht unterschreibt?
Box meldet das Ergebnis sofort zurück, und i-Reserve aktualisiert den Auftragsstatus: unterschrieben, abgelehnt oder abgelaufen. So siehst du in i-Reserve sofort den Stand, ohne manuelle Nacharbeit.
Wo werden die unterschriebenen Dokumente aufbewahrt?
Die Dokumente liegen zentral in Box und kommen außerdem automatisch als Auftragsdokument in i-Reserve zurück, sodass alles beim richtigen Auftrag liegt.
Brauche ich ein eigenes Box-Konto?
Ja, die Anbindung arbeitet mit deiner eigenen Box-Umgebung mit Box Sign und Zugang zur Box Developer Console und zur Box Admin Console. Außerdem brauchst du das Modul Order. Die Schritte stehen im Handbuch.
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