Medlemsförmån och blandade grupper: Vem betalar vad på banan?

"Låt mig se... banuthyrningen kostar 30 euro. Ni två är medlemmar, så det är gratis. Men ni spelar fyra stycken. Ska jag låta de andra två betala 15 euro? Eller 7,50 per person? Och hur bokför jag det i kassan?" Innan du vet ordet av det har fem minuter gått. Kön bakom gruppen växer, kaffet kallnar och diskussionen om vad som är "rättvist" hettar till.

Känns det igen? Det gör det säkert. Att blanda medlemmar (med spelrätt) och gäster (som betalar) är en administrativ huvudvärk för många tennis-, squash- och padelcenter. Du vill vara flexibel och välkomna gästspelare – de är ju dina potentiella nya medlemmar – men du vill inte gå miste om intäkter eller ha krångel i receptionen.

Det finns lyckligtvis ett smartare sätt. Mycket smartare. I den här artikeln förklarar vi hur i-Reserve tar över räknandet åt dig och automatiskt fastställer rätt pris för varje sammansättning på banan.

Den rättvisa beräkningsformeln

Grundproblemet är enkelt: ett medlemskap är personbundet, men en banuthyrning är objektbunden. Hur matchar man dessa två?

Många system väljer den enkla vägen: den som bokar betalar. Är bokaren medlem? Då är banan gratis, även om han tar med sig tre icke-medlemmar. Är bokaren inte medlem? Då betalar han fullt pris, även om han spelar med tre medlemmar. I båda fallen känns det orättvist för någon – antingen för dig som företagare (intäktsbortfall!) eller för spelaren.

i-Reserve gör det annorlunda. Vi tror på en dynamisk beräkning baserad på vem som faktiskt befinner sig på banan. Systemet följer en logisk steg-för-steg-process för att komma fram till priset, utan att du behöver göra något.

Hur fungerar beräkningen?

Det låter kanske som avancerad matematik, men logiken är egentligen väldigt enkel. Systemet tittar på förhållandet mellan det totala antalet spelare och antalet registrerade medlemmar.

Det fungerar i tre steg:

1. Grundpriset: Systemet hämtar först standardpriset för banan vid den specifika tidpunkten (till exempel €20,- en tisdagskväll).
2. Räkningen: Systemet räknar hur många spelare som är anmälda och hur många av dessa som har ett giltigt medlemskap.
3. Rabatten: Andelen medlemmar avgör hur stor rabatt som ges på totalpriset.

Konkreta exempel

Låt oss göra det mer handgripligt med två praktiska exempel. Anta att det rena hyrespriset för en bana är €10.

• Situation A: Den rättvisa mixen
  Det är 4 spelare inbokade. 2 spelare är medlemmar, 2 spelare är gäster.
  Beräkning: 2 av 4 spelare är medlemmar. Det är 50%.
  Resultat: Gruppen får 50% rabatt på banuthyrningen. Priset blir alltså €5. Gästerna betalar sin del och medlemmarna spelar 'gratis'.
• Situation B: Full House
  Det är 2 spelare inbokade (till exempel vid squash). Båda är medlemmar.
  Beräkning: 2 av 2 spelare är medlemmar. Det är 100%.
  Resultat: Rabatten är 100%. Totalpriset blir €0.

Liten notering: Denna smarta beräkning tillämpar vi vanligtvis bara på banuthyrningen. Hyr gruppen även fyra racketar? Då betalar de normalt för det.

Inga namn, ingen rabatt: Inbjudningsprocessen

Nu hör jag dig tänka: "Fint med en sådan beräkning, men hur vet systemet vilka de andra spelarna är?" Det är precis där processen ofta går fel i enkla bokningsverktyg. I i-Reserve vänder vi på det: transparens är nyckeln till rabatt.

Ansvaret ligger hos bokaren

Processen börjar hos huvudbokaren. När en medlem gör en bokning frågar i-Reserve: "Vem ska du spela med?" Bokaren har två alternativ:

• Söka efter en känd spelare (medmedlem).
• Lägga till en gäst (icke-medlem).

Det smarta tricket: Bekräfta = Spara

För att förhindra att medlemmar felaktigt gör anspråk på rabatt använder i-Reserve ett vattentätt inbjudningssystem:

1. Bokaren lägger till en medmedlem.
2. Systemet skickar omedelbart ett e-postmeddelande till denna medlem med en acceptlänk.
3. Så länge medlemmen inte klickar på länken räknar systemet denna person som 'gäst'. Priset förblir alltså högre.
4. Först när medlemmen bekräftar känner systemet igen medlemskapet och rabatten dras av definitivt.

Vad ger det dig?

• Slut på diskussioner: Systemet är objektivt och tar bort känslorna ur transaktionen vid receptionen.
• Kontroll över dina intäkter: Du ger aldrig mer rabatt på felaktiga grunder – icke-medlemmar betalar alltid sin del.
• Ren medlemsadministration: Din databas används mer aktivt och du får insikt i vem som faktiskt befinner sig på banan.
• Skalbarhet: Formeln fungerar för alla racketsporter och alla grupstorlekar.

Du sköter upplevelsen, vi sköter matematiken

Att driva en sportanläggning handlar om gästfrihet. Låt i-Reserve ta över räknarens roll. Vi sköter matematiken i bakgrunden, ser till att inbjudningarna skickas och att priset stämmer.

Prova i-Reserve gratis i 30 dagar

Är du också trött på att räkna i receptionen? Upplev själv hur mycket lugnare det blir när systemet tar över logiken åt dig. Prova i-Reserve gratis i 30 dagar. Inga förpliktelser och inget krångel. Bara att sätta sig vid spakarna själv och se hur din administration sköter sig.