El papel en la pared: Automatiza certificados y diplomas
El último día del curso ha terminado. Los participantes han entregado su tarea final, las evaluaciones son positivas y todos se van a casa con una buena sensación. ¿Es hora de que tú también te relajes? Por desgracia, no. Te toca sentarte frente al ordenador. Porque esos certificados prometidos no se escriben solos. ¿O sí?
Para muchos formadores y proveedores de cursos, el cierre de una formación supone una decepción administrativa. Has invertido semanas de energía en tus participantes, pero el punto final, la entrega de diplomas, suele ser cuestión de copiar nombres en un archivo de Word, imprimir en papel caro, estampar firmas y pegar sobres.
Es una pérdida de tiempo y, además, un proceso propenso a errores. Un solo error tipográfico en el apellido de un participante y tienes que empezar de nuevo.
¿Sabías que puedes digitalizar todo este proceso dentro de i-Reserve? Al igual que automatizas facturas y confirmaciones, también puedes hacer que ese codiciado 'papel en la pared' salga directamente desde tu sistema.
Del trabajo manual al piloto automático
El principio es sencillo: los datos que necesitas para un diploma ya llevan tiempo en tu sistema. Sabes quién es el participante, qué formación ha seguido y en qué fecha fue. ¿Por qué trasladar esos datos manualmente a otro programa?
En i-Reserve puedes configurar plantillas PDF que hagan este trabajo por ti. Imagínatelo como una plantilla digital con tu propio logotipo, identidad corporativa y firma. En lugar de texto fijo, utilizas variables inteligentes en los lugares donde deben aparecer los datos específicos.
¿Cómo funciona?
Diseñas una vez una plantilla atractiva. Luego le indicas al sistema qué debe ir en cada lugar mediante variables:
- En el lugar del nombre introduces, por ejemplo, {participants.FULLNAME}.
- Para el nombre del curso utilizas {event attribute=name}.
- Y para la fecha eliges la variable de la fecha de finalización del curso o la fecha actual ({DATE_CURRENT}).
En cuanto tú, o el sistema, den la señal, i-Reserve rellena los espacios. ¿El resultado? Un certificado elegante y personalizado para cada participante, sin que tú tengas que escribir ni una sola letra.
Directamente en la bandeja de entrada (mientras el éxito aún está fresco)
Un diploma es la guinda del pastel. El momento de recibirlo es importante. Si un participante tiene que esperar tres semanas al cartero, la euforia ya se habrá disipado un poco.
Con i-Reserve envías el certificado en el momento cumbre.
Puedes configurar un flujo de trabajo en el que el sistema envíe automáticamente un correo electrónico en cuanto un participante reciba el estado 'Aprobado' o 'Curso Completado'. El certificado PDF personalizado se incluye directamente como archivo adjunto.
Mientras el participante todavía va en el tren de vuelta a casa, el justificante de participación ya aterriza en su bandeja de entrada. Puede guardarlo de inmediato, enviárselo a su empleador o compartirlo en LinkedIn. Ese es el servicio moderno que se espera hoy en día.
¿Por qué querrías hacer esto?
Además de que resulta muy profesional tener un proceso tan ágil, te aporta ventajas concretas:
- Ahorras costes: Calcula cuánto gastas al año en papel especial grueso, cartuchos de tinta, sobres y sellos. El envío digital no cuesta nada extra. ¿Quiere el participante colgarlo en la pared de todos modos? Entonces puede imprimir el PDF él mismo o encargarlo.
- Trabajo sin errores: El nombre en el certificado es exactamente el nombre que el participante introdujo al inscribirse. No más discusiones sobre errores ortográficos o partículas incorrectas que surgieron durante la transcripción manual.
- Menos papeleo administrativo: Este es quizás el más importante. Eres formador, no transcriptor de datos. Al automatizar este proceso, te queda tiempo para mejorar tu material didáctico o captar nuevos participantes.
Más que solo diplomas
La tecnología detrás de este generador de PDF no se limita a los diplomas. Piensa más allá.
- Listas de participantes: Genera con un solo clic una lista de asistencia para el docente.
- Cuadernos de trabajo: Envía automáticamente una hoja de trabajo personalizada antes de la formación.
- Acreditaciones: Genera identificadores con nombre que solo tendrás que imprimir e introducir en una funda.
Tú el contenido, nosotros el papeleo
Formar es trabajo humano. Se trata de interacción, crecimiento y desarrollo. La administración que conlleva es un mal necesario. i-Reserve se encarga con gusto de ese 'mal' para que tú puedas centrarte en el 'bien'. Así que deja de recortar y pegar en Word. Deja que tu sistema haga el trabajo.
¿Quieres recompensar a tus participantes de forma más rápida e inteligente?
¿Tienes curiosidad por ver cómo sería un certificado digital para tu formación? Adéntrate en el mundo de las plantillas y las variables con una cuenta de prueba gratuita. Prueba i-Reserve 30 días gratis y descubre cuánto tiempo te sobra cuando la administración se gestiona sola.