Il pezzo di carta sul muro: Automatizza certificati e diplomi
L'ultimo giorno del corso è finito. I partecipanti hanno consegnato il progetto finale, le valutazioni sono positive e tutti tornano a casa soddisfatti. È arrivato il momento di rilassarti anche tu? Purtroppo no. Devi metterti al computer. Perché quei certificati promessi non si scrivono da soli. O forse sì?
Per molti formatori e provider di corsi, la conclusione di un percorso formativo è una delusione amministrativa. Hai investito settimane di energia nei tuoi partecipanti, ma il momento finale, la consegna dei diplomi, si riduce spesso a ricopiare nomi in un file Word, stampare su carta costosa, firmare e incollare buste.
È uno spreco di tempo e, per di più, è un processo soggetto a errori. Un solo refuso nel cognome di un partecipante e devi ricominciare da capo.
Sapevi che puoi digitalizzare l'intero processo all'interno di i-Reserve? Proprio come automatizzi fatture e conferme, puoi far generare direttamente dal sistema anche quel tanto ambito 'pezzo di carta sul muro'.
Dal lavoro manuale al pilota automatico
Il principio è semplice: i dati necessari per un diploma sono già da tempo nel tuo sistema. Sai chi è il partecipante, quale corso ha seguito e in quale data. Perché dovresti trasferire queste informazioni manualmente in un altro programma?
In i-Reserve puoi configurare template PDF che svolgono questo lavoro al posto tuo. Immaginalo come un modello digitale con il tuo logo, la tua identità visiva e la tua firma. Invece di testo fisso, utilizzi variabili intelligenti nei punti in cui devono comparire i dati specifici.
Come funziona?
Crei un bel design una sola volta. Poi indichi al sistema cosa deve apparire e dove, tramite le variabili:
- Al posto del nome inserisci, ad esempio, {participants.FULLNAME}.
- Per il nome del corso utilizzi {event attribute=name}.
- E per la data scegli la variabile relativa alla data di fine corso o alla data odierna ({DATE_CURRENT}).
Non appena tu, o il sistema, dai il via, i-Reserve compila automaticamente gli spazi vuoti. Il risultato? Un certificato curato e personalizzato per ogni partecipante, senza che tu debba digitare nemmeno una lettera.
Direttamente nella casella di posta (mentre il successo è ancora fresco)
Un diploma è la ciliegina sulla torta. Il momento in cui lo si riceve è importante. Se un partecipante deve aspettare tre settimane il postino, l'euforia si sarà già un po' affievolita.
Con i-Reserve invii il certificato nel momento supremo.
Puoi configurare un flusso di lavoro in cui il sistema invia automaticamente un'e-mail non appena un partecipante riceve lo stato 'Promosso' o 'Corso Completato'. Il certificato PDF personalizzato è allegato direttamente a quella e-mail.
Mentre il partecipante è ancora sul treno di ritorno a casa, la prova di partecipazione atterra già nella sua casella di posta. Può salvarlo immediatamente, inviarlo al proprio datore di lavoro o condividerlo su LinkedIn. Questo è il servizio moderno che oggi ci si aspetta.
Perché dovresti volerlo?
Oltre al fatto che avere un processo così fluido fa semplicemente una grande impressione, ti offre vantaggi concreti:
- Risparmi sui costi: Calcola quanto spendi ogni anno in carta speciale spessa, cartucce d'inchiostro, buste e francobolli. L'invio digitale non costa nulla in più. Se il partecipante vuole comunque appenderlo al muro, può stampare il PDF da solo o farlo stampare.
- Lavoro senza errori: Il nome sul certificato è esattamente il nome che il partecipante ha inserito al momento dell'iscrizione. Nessuna discussione su refusi o particelle errate generate durante la ricopiatura manuale.
- Meno burocrazia amministrativa: Questo è forse il vantaggio più importante. Tu sei un formatore, non un data entry. Automatizzando questo processo, ti rimane tempo per migliorare il materiale didattico o per acquisire nuovi partecipanti.
Molto più che semplici diplomi
La tecnologia alla base di questo generatore di PDF non si limita ai diplomi. Pensa più in grande.
- Liste dei partecipanti: Stampa con un solo clic un foglio presenze per il docente.
- Quaderni di lavoro: Invia automaticamente un foglio di lavoro personalizzato prima dell'inizio del corso.
- Badge: Genera badge con i nomi che devi solo stampare e inserire in un portabadge.
Tu ai contenuti, noi alla burocrazia
Formare è un lavoro a misura d'uomo. Si tratta di interazione, crescita e sviluppo. L'amministrazione che ne deriva è un male necessario. i-Reserve si fa carico volentieri di quel 'male', così tu puoi concentrarti sul 'bene'. Quindi, smettila di tagliare e incollare in Word. Lascia che sia il sistema a fare il lavoro.
Vuoi premiare i tuoi partecipanti in modo più rapido e intelligente?
Sei curioso di scoprire come appare un certificato digitale per il tuo corso? Immergiti nel mondo dei template e delle variabili con un account di prova gratuito. Prova i-Reserve gratis per 30 giorni e scopri quanto tempo ti rimane quando l'amministrazione si gestisce da sola.