Lappen på väggen: Automatisera certifikat och diplom
Den sista kursdagen är avklarad. Deltagarna har lämnat in sin slutuppgift, utvärderingarna är positiva och alla åker hem med en god känsla. Dags för dig att koppla av? Tyvärr. Du får sätta dig vid datorn. För de utlovade certifikaten skriver inte sig själva. Eller?
För många utbildare och kursarrangörer är avslutningen av en utbildning en administrativ besvikelse. Du har lagt ner energi på dina deltagare i veckor, men slutmomentet – diplomutdelningen – är ofta en fråga om att skriva över namn i en Word-fil, skriva ut på dyrt papper, sätta sin underskrift och klistra igen kuvert.
Det är ett slöseri med din tid och dessutom felkänsligt. Ett enda stavfel i en deltagares efternamn och du får börja om från början.
Visste du att du kan digitalisera hela den här processen i i-Reserve? Precis som du automatiserar fakturor och bekräftelser kan du även låta det eftertraktade 'lappen på väggen' rullas ut direkt från ditt system.
Från handarbete till autopilot
Principen är enkel: de uppgifter du behöver för ett diplom finns redan i ditt system. Du vet vem deltagaren är, vilken utbildning hen har genomgått och vilket datum det var. Varför skulle du manuellt föra över den informationen till ett annat program?
I i-Reserve kan du skapa PDF-mallar som gör det här arbetet åt dig. Se det som en digital mall med din egen logotyp, grafisk profil och underskrift. I stället för fast text använder du smarta variabler på de ställen där de specifika uppgifterna ska stå.
Hur fungerar det?
Du skapar en snygg design en enda gång. Sedan talar du om för systemet vad som ska stå var med hjälp av variabler:
- På platsen för namnet sätter du till exempel {participants.FULLNAME}.
- Vid kursnamnet använder du {event attribute=name}.
- Och för datumet väljer du variabeln för kursens slutdatum eller dagens datum ({DATE_CURRENT}).
Så fort du – eller systemet – ger klartecken fyller i-Reserve i luckorna. Resultatet? Ett snyggt, personligt certifikat för varje deltagare, utan att du behöver skriva en enda bokstav.
Direkt i inkorgen (medan framgången fortfarande är färsk)
Ett diplom är grädden på moset. Mottagningsögonblicket är viktigt. Om en deltagare måste vänta tre veckor på brevbäraren har euforin redan börjat lägga sig.
Med i-Reserve skickar du certifikatet i det avgörande ögonblicket.
Du kan ställa in ett arbetsflöde där systemet automatiskt skickar ett e-postmeddelande så fort en deltagare får statusen 'Godkänd' eller 'Kurs avslutad'. Det personliga PDF-certifikatet bifogas direkt.
Medan deltagaren fortfarande sitter på tåget hem dyker kursbeviset redan ner i hens inkorg. Hen kan direkt spara det, vidarebefordra det till sin arbetsgivare eller dela det på LinkedIn. Det är den moderna service som man numera förväntar sig.
Varför skulle du vilja göra detta?
Utöver att det ser imponerande ut när din process flyter så smidigt ger det dig konkreta fördelar:
- Du sparar kostnader: Räkna ut vad du lägger på specialpapper, bläckpatroner, kuvert och frimärken per år. Digital utsändning kostar inget extra. Vill deltagaren ändå hänga upp det på väggen? Då kan hen skriva ut PDF:en själv.
- Felfritt arbete: Namnet på certifikatet är exakt det namn som deltagaren angav vid anmälan. Inga diskussioner om stavfel eller felaktiga mellannamn som uppstod vid manuell inmatning.
- Mindre administrativt krångel: Det här är kanske det viktigaste. Du är utbildare, inte dataregistrerare. Genom att automatisera den här processen frigör du tid för att förbättra ditt kursmaterial eller rekrytera nya deltagare.
Mer än bara diplom
Tekniken bakom den här PDF-generatorn är inte begränsad till diplom. Tänk lite längre.
- Deltagarlistor: Ta med ett klick ut en närvarolista för läraren.
- Arbetshäften: Skicka automatiskt med ett personligt arbetsblad inför utbildningen.
- Namnbrickor: Generera namnbrickor som du bara behöver skriva ut och stoppa i ett hållare.
Du sköter innehållet, vi sköter pappersarbetet
Utbildning är ett mänskligt arbete. Det handlar om interaktion, tillväxt och utveckling. Administrationen som följer med är ett nödvändigt ont. i-Reserve tar gärna över det 'onda' åt dig, så att du kan fokusera på det 'goda'. Så sluta klippa och klistra i Word. Låt ditt system göra jobbet.
Vill du belöna dina deltagare snabbare och smartare?
Är du nyfiken på hur ett digitalt certifikat skulle se ut för just din utbildning? Dyk in i världen av mallar och variabler med ett gratis provkonto. Prova i-Reserve gratis i 30 dagar och upplev hur mycket tid du sparar när administrationen sköter sig själv.