O papel na parede: Automatize certificados e diplomas
O último dia do curso chegou ao fim. Os participantes entregaram a tarefa final, as avaliações foram positivas e todos voltam para casa com uma boa sensação. Hora de relaxar também? Infelizmente não. Você ainda precisa sentar em frente ao computador. Porque os certificados prometidos não se escrevem sozinhos. Ou será que sim?
Para muitos formadores e prestadores de cursos, a conclusão de uma formação é uma deceção administrativa. Dedicou semanas de energia aos seus formandos, mas a fase final, a entrega dos diplomas, resume-se frequentemente a copiar nomes para um ficheiro Word, imprimir em papel caro, assinar e colar envelopes.
É uma perda de tempo e, além disso, um processo propenso a erros. Um único erro de digitação no apelido de um formando e tem de recomeçar do zero.
Sabia que pode digitalizar todo este processo dentro do i-Reserve? Tal como automatiza faturas e confirmações, também pode fazer com que esse tão desejado 'papel na parede' saia diretamente do seu sistema.
Do trabalho manual ao piloto automático
O princípio é simples: os dados de que necessita para um diploma já estão há muito tempo no seu sistema. Sabe quem é o formando, que formação frequentou e em que data. Por que razão transferiria esses dados manualmente para outro programa?
No i-Reserve, pode configurar templates em PDF que fazem esse trabalho por si. Pense nisto como um modelo digital com o seu próprio logótipo, identidade visual e assinatura. Em vez de texto fixo, utiliza variáveis inteligentes nos locais onde devem aparecer os dados específicos.
Como funciona?
Cria um design atraente uma única vez. De seguida, indica ao sistema o que deve aparecer em cada local através de variáveis:
- No lugar do nome, insere, por exemplo, {participants.FULLNAME}.
- Para o nome do curso, utiliza {event attribute=name}.
- E para a data, escolhe a variável para a data de conclusão do curso ou a data de hoje ({DATE_CURRENT}).
Assim que você, ou o sistema, der o sinal, o i-Reserve preenche os espaços em branco. O resultado? Um certificado elegante e personalizado para cada participante, sem que precise de digitar uma única letra.
Diretamente na caixa de entrada (enquanto o sucesso ainda está fresco)
Um diploma é a cereja no topo do bolo. O momento de o receber é importante. Se um formando tiver de esperar três semanas pelo carteiro, a euforia já terá desvanecido um pouco.
Com o i-Reserve, envia o certificado no momento supremo.
Pode configurar um fluxo de trabalho em que o sistema envia automaticamente um e-mail assim que um participante recebe o estado 'Aprovado' ou 'Curso Concluído'. O certificado PDF personalizado é incluído diretamente como anexo.
Enquanto o formando ainda está no comboio a caminho de casa, a prova de participação já aterra na sua caixa de correio. Pode guardá-la imediatamente, enviá-la ao seu empregador ou partilhá-la no LinkedIn. Este é o serviço moderno que hoje em dia se espera.
Por que razão deveria querer isto?
Para além de ser simplesmente impressionante ter um processo tão fluido, traz-lhe vantagens concretas:
- Poupa custos: Calcule quanto gasta anualmente em papel especial espesso, cartuchos de tinta, envelopes e selos. O envio digital não tem custos adicionais. Se o formando quiser mesmo colocá-lo na parede, pode imprimir o PDF por conta própria.
- Trabalho sem erros: O nome no certificado é exatamente o nome que o formando introduziu aquando da inscrição. Sem mais discussões sobre erros ortográficos ou partículas do nome incorretas que surgem durante a digitação manual.
- Menos burocracia administrativa: Esta é talvez a mais importante. É formador, não digitador de dados. Ao automatizar este processo, sobra-lhe tempo para melhorar os seus materiais didáticos ou para captar novos formandos.
Muito mais do que diplomas
A tecnologia por detrás deste gerador de PDF não se limita a diplomas. Pense mais além.
- Listas de participantes: Gere com um único clique uma lista de presenças para o formador.
- Cadernos de trabalho: Envie automaticamente uma folha de trabalho personalizada antes da formação.
- Crachás: Gere crachás com nomes que só precisa de imprimir e colocar numa capa.
Você trata do conteúdo, nós tratamos da papelada
Formar é trabalho humano. Trata-se de interação, crescimento e desenvolvimento. A administração que lhe está associada é um mal necessário. O i-Reserve tem todo o gosto em assumir esse 'mal', para que se possa focar no 'bem'. Por isso, deixe de cortar e colar no Word. Deixe que o seu sistema faça o trabalho.
Quer recompensar os seus formandos de forma mais rápida e inteligente?
Está curioso para saber como ficaria um certificado digital para a sua formação? Mergulhe no mundo dos templates e variáveis com uma conta de teste gratuita. Experimente o i-Reserve gratuitamente durante 30 dias e descubra quanto tempo sobra quando a administração funciona sozinha.