Papiret på væggen: Automatiser certifikater og diplomer
Den sidste kursusdag er slut. Deltagerne har afleveret deres afsluttende opgave, evalueringerne er positive, og alle tager hjem med en god fornemmelse. Er det tid til, at du også slapper af? Desværre. Du må sætte dig foran computeren. For de lovede certifikater skriver sig ikke selv. Eller gør de?
For mange undervisere og kursusudbydere er afslutningen af en uddannelse en administrativ skuffelse. Du har i ugevis lagt energi i dine kursister, men afslutningen – diplomuddelingen – handler ofte om at overtaste navne i en Word-fil, printe på dyrt papir, sætte underskrifter og lukke kuverter.
Det er spild af din tid og desuden fejlbehæftet. Én stavefejl i en kursists efternavn, og du kan starte forfra.
Vidste du, at du kan digitalisere hele denne proces i i-Reserve? Ligesom du automatiserer fakturaer og bekræftelser, kan du også lade det eftertragtede 'papir på væggen' komme direkte fra dit system.
Fra håndarbejde til autopilot
Princippet er enkelt: De oplysninger, du har brug for til et diplom, ligger allerede i dit system. Du ved, hvem kursisten er, hvilken uddannelse han har fulgt, og på hvilken dato det var. Hvorfor skulle du manuelt overføre disse data til et andet program?
I i-Reserve kan du opsætte PDF-skabeloner, der klarer arbejdet for dig. Se det som en digital skabelon med dit eget logo, visuelle identitet og underskrift. I stedet for fast tekst bruger du smarte variabler de steder, hvor de specifikke oplysninger skal indsættes.
Hvordan fungerer det?
Du laver ét smukt design én gang. Derefter fortæller du systemet, hvad der skal stå hvor, ved hjælp af variabler:
- På navnets plads sætter du for eksempel {participants.FULLNAME}.
- Ved kursusnavnet bruger du {event attribute=name}.
- Og til datoen vælger du variablen for kursusafslutningsdatoen eller dagens dato ({DATE_CURRENT}).
Så snart du – eller systemet – giver signal, udfylder i-Reserve felterne. Resultatet? Et professionelt, personligt certifikat til hver deltager, uden at du behøver at taste et eneste bogstav.
Direkte i indbakken (mens succesen stadig er frisk)
Et diplom er prikken over i'et. Modtagelsesøjeblikket er vigtigt. Hvis en kursist skal vente tre uger på postbudet, er euforiæn allerede dalet lidt.
Med i-Reserve sender du certifikatet på det afgørende øjeblik.
Du kan opsætte et workflow, hvor systemet automatisk sender en e-mail, så snart en deltager får status 'Bestået' eller 'Kursus gennemført'. Det personaliserede PDF-certifikat er direkte vedhæftet som bilag.
Mens kursisten stadig sidder i toget hjem, dukker beviset for deltagelse op i hans indbakke. Han kan straks gemme det, videresende det til sin arbejdsgiver eller dele det på LinkedIn. Det er den moderne service, man forventer i dag.
Hvorfor skulle du ønske dette?
Udover at det simpelthen ser imponerende ud, når din proces kører så gnidningsfrit, giver det dig konkrete fordele:
- Du sparer penge: Regn engang ud, hvad du årligt bruger på specielt tykt papir, blækpatroner, kuverter og frimærker. Digital afsendelse koster ingenting ekstra. Vil kursisten alligevel hænge det på væggen? Så kan han selv (lade) printe PDF'en.
- Fejlfrit arbejde: Navnet på certifikatet er præcis det navn, som kursisten indtastede ved tilmelding. Ingen diskussion mere om stavefejl eller forkerte mellemnavne, der opstod under den manuelle overtastning.
- Mindre administrativt bøvl: Dette er måske det vigtigste. Du er underviser, ikke dataregistrant. Ved at automatisere denne proces frigør du tid til at forbedre dit undervisningsmateriale eller rekruttere nye kursister.
Mere end blot diplomer
Teknologien bag denne PDF-generator er ikke begrænset til diplomer. Tænk videre.
- Deltagerlister: Udskriv med ét klik en tilstedeværelsesliste til underviseren.
- Arbejdsbøger: Send automatisk et personaliseret arbejdsark til deltagerne forud for uddannelsen.
- Badges: Generer navneskilte, som du blot skal printe ud og stikke i en holder.
Du tager indholdet, vi tager papirarbejdet
Undervisning er menneskeligt arbejde. Det handler om interaktion, vækst og udvikling. Den administration, der følger med, er et nødvendigt onde. i-Reserve overtager gerne dette 'onde', så du kan fokusere på det 'gode'. Så stop med at klippe og klistre i Word. Lad dit system gøre arbejdet.
Vil du belønne dine kursister hurtigere og smartere?
Er du nysgerrig på, hvordan et digitalt certifikat ser ud til din uddannelse? Dyk ned i verden af skabeloner og variabler med en gratis prøvekonto. Prøv i-Reserve gratis i 30 dage og oplev, hvor meget tid du har tilbage, når administrationen kører af sig selv.