Le parchemin au mur : Automatisez vos certificats et diplômes
Le dernier jour de formation est terminé. Les participants ont rendu leur travail final, les évaluations sont positives et tout le monde rentre chez soi avec le sourire. Temps pour vous de souffler ? Malheureusement non. Vous devez vous mettre devant l'ordinateur. Car les certificats promis ne se rédigent pas tout seuls. Ou si ?
Pour beaucoup de formateurs et d'organismes de formation, la clôture d'une formation est une déception administrative. Vous avez investi des semaines d'énergie dans vos participants, mais l'étape finale, la remise des diplômes, se résume souvent à recopier des noms dans un fichier Word, imprimer sur du papier coûteux, apposer des signatures et coller des enveloppes.
C'est une perte de temps et, qui plus est, une source d'erreurs. Une seule faute de frappe dans le nom d'un participant et il faut tout recommencer.
Saviez-vous que vous pouvez entièrement numériser ce processus dans i-Reserve ? Tout comme vous automatisez vos factures et vos confirmations, vous pouvez aussi générer directement depuis votre système ce précieux « parchemin au mur ».
Du travail manuel au pilote automatique
Le principe est simple : les données dont vous avez besoin pour un diplôme se trouvent déjà dans votre système depuis longtemps. Vous savez qui est le participant, quelle formation il a suivie et à quelle date. Pourquoi retranscrire manuellement ces données dans un autre programme ?
Dans i-Reserve, vous pouvez configurer des modèles PDF qui font ce travail à votre place. Imaginez un modèle numérique avec votre propre logo, votre charte graphique et votre signature. Au lieu de texte fixe, vous utilisez des variables intelligentes aux endroits où les données spécifiques doivent apparaître.
Comment ça fonctionne ?
Vous créez une belle mise en page une seule fois. Ensuite, vous indiquez au système quoi placer où grâce à des variables :
- À l'emplacement du nom, vous insérez par exemple {participants.FULLNAME}.
- Pour le nom du cours, vous utilisez {event attribute=name}.
- Et pour la date, vous choisissez la variable correspondant à la date de fin du cours ou à la date du jour ({DATE_CURRENT}).
Dès que vous, ou le système, donnez le signal, i-Reserve remplit les blancs. Le résultat ? Un certificat soigné et personnalisé pour chaque participant, sans que vous ayez à taper une seule lettre.
Directement dans la boîte mail (pendant que le succès est encore frais)
Un diplôme, c'est la cerise sur le gâteau. Le moment de la réception est important. Si un participant doit attendre trois semaines le facteur, l'euphorie sera déjà un peu retombée.
Avec i-Reserve, vous envoyez le certificat au moment suprême.
Vous pouvez configurer un flux de travail dans lequel le système envoie automatiquement un e-mail dès qu'un participant obtient le statut « Réussi » ou « Formation terminée ». Le certificat PDF personnalisé y est directement joint en pièce jointe.
Pendant que le participant est encore dans le train pour rentrer chez lui, la preuve de participation atterrit déjà dans sa boîte mail. Il peut l'enregistrer immédiatement, la transmettre à son employeur ou la partager sur LinkedIn. C'est le service moderne que l'on attend aujourd'hui.
Pourquoi opter pour cette solution ?
Au-delà du fait que cela donne une image très professionnelle lorsque votre processus est aussi fluide, cela vous apporte des avantages concrets :
- Vous réduisez vos coûts : Calculez ce que vous dépensez chaque année en papier épais spécial, en cartouches d'encre, en enveloppes et en timbres. L'envoi numérique ne coûte rien de plus. Le participant souhaite quand même l'accrocher au mur ? Il peut imprimer le PDF lui-même (ou le faire imprimer).
- Un travail sans erreur : Le nom figurant sur le certificat est exactement le nom que le participant a saisi lors de son inscription. Plus aucune discussion sur les fautes d'orthographe ou les particules mal retranscrites lors de la saisie manuelle.
- Moins de paperasserie administrative : C'est peut-être le plus important. Vous êtes formateur, pas opérateur de saisie. En automatisant ce processus, vous libérez du temps pour améliorer votre matériel pédagogique ou recruter de nouveaux participants.
Bien plus que de simples diplômes
La technologie derrière ce générateur de PDF ne se limite pas aux diplômes. Pensez plus loin.
- Listes de participants : Générez en un clic une feuille de présence pour le formateur.
- Cahiers de travail : Envoyez automatiquement un cahier d'exercices personnalisé avant la formation.
- Badges : Générez des badges nominatifs qu'il ne vous reste plus qu'à imprimer et glisser dans un porte-badge.
À vous le contenu, à nous la paperasse
Former, c'est un métier humain. Il s'agit d'interaction, de croissance et de développement. L'administration qui en découle est un mal nécessaire. i-Reserve se charge volontiers de prendre ce « mal » en charge, afin que vous puissiez vous concentrer sur le « bien ». Alors, arrêtez de bricoler dans Word. Laissez votre système faire le travail.
Vous souhaitez récompenser vos participants plus vite et plus intelligemment ?
Vous voulez savoir à quoi ressemblerait un certificat numérique pour votre formation ? Plongez dans l'univers des modèles et des variables avec un compte d'essai gratuit. Essayez i-Reserve gratuitement pendant 30 jours et découvrez combien de temps vous gagnez lorsque l'administration se fait toute seule.