Implementera: anpassa i-Reserve efter dina behov

Vill du veta mer om vårt bokningssystem efter att ha läst den här bloggen? Kontakta oss gärna!

Kan jag göra implementeringen själv?

Ja, du kan implementera online-bokningssystemet på egen hand. Beroende på dina önskemål och krav kan det vara ganska omfattande att sätta upp i-Reserve. Men det är fullt möjligt att göra det själv om du är beredd att lägga ned tid på det. Vi har tagit fram en utförlig handledning som hjälper dig på vägen. Om du behöver hjälp med att översätta dina önskemål till i-Reserve kan vårt team assistera dig. Vi för en dialog med dig om till exempel dina e-post- och betalningsflöden och lyssnar på dina önskemål. Dessa kan vi sedan omvandla till rätt inställningar i i-Reserve. Men låt oss börja från början.

Gör en plan

Att konfigurera ett bokningssystem kan verka överväldigande, men med i-Reserve går det snabbt och enkelt. Oavsett om du gör det själv eller låter oss göra det, är du klar på nolltid. Det första steget är att göra en plan som ger dig vägledning under implementeringen. Det ger dig möjlighet att tänka igenom och ta beslut om konfigurationen. En plan i förväg sparar dig också mycket tid under implementeringsfasen. I 10 steg tar vi dig med mot en lyckad implementering.

Steg 1: Vad ska kunna bokas

Bokningssystemet i-Reserve är otroligt mångsidigt när det gäller bokningar. Oavsett om du vill låta kunder boka en lokal, stuga, chalet, båt, kurs, golfbana, rundtur, träning eller fitnesslektioner kan i-Reserve uppfylla dina önskemål. Denna mångsidighet är en av anledningarna till att i-Reserve är ett så populärt val bland bokningssystemets kunder. Det första steget är därför att bestämma vad du vill låta bokas via i-Reserve. Det låter väldigt logiskt men med detta steg fastställer du rätt licens och de olika branschinställningarna. Du måste också ha detta klart för dig i förväg så att du vet om din produkt ska ställas in som en aktivitet eller som ett objekt i systemet.

Steg 2: Vem är din målgrupp?

När du konfigurerar ett bokningssystem är det viktigt att fundera på vem som kommer att använda det. Vilka åldrar har dina typiska kunder? Och har de särskilda behov som du behöver tillgodose? Att besvara dessa frågor hjälper dig att avgöra det bästa sättet att konfigurera bokningssystemet.

Om du till exempel driver ett researrangörsföretag eller ett evenemangsföretag vill du förmodligen tillåta både individuella bokningar och grupbokningar. Och om ditt företag riktar sig till familjer med små barn behöver du konfigurera bokningssystemet så att det passar olika åldersgrupper. I vissa fall behöver du också ta hänsyn till särskilda behov, till exempel tillgänglighet för rullstolar. Är din målgrupp seniorer? Då är det troligtvis klokt att inte göra onlinebetalning obligatorisk. Det kan vara besvärligt för vissa seniorer, vilket kan leda till att de ger upp och att du missar intäkter.

Genom att ta tid på dig att verkligen arbeta igenom din målgrupp kan du säkerställa att bokningssystemet är användarvänligt för alla dina kunder. Tänk igenom i förväg vem din målgrupp är, vilka undantag och/eller särskilda önskemål som finns och arbeta ut dem i detalj.

Steg 3: Hur ska du använda bokningssystemet?

Bokningssystemet i-Reserve kan användas för internt och externt bruk. Vill du att bokningar bara ska kunna göras av medarbetare, eller vill du integrera systemet på din webbplats och ge kunderna möjlighet att göra en bokning direkt? Det är också möjligt att låta affiliates/partners göra bokningar via sin egen webbplats. Tänk i förväg igenom hur du vill använda bokningssystemet. Detta är ett viktigt steg för vidare integrering.

Steg 4: När ska det gå att boka?

Tänk i förväg på när dina kunder ska kunna göra en bokning. Ta hänsyn till ditt företags schema och dina aktiviteter. Kan dina kunder boka per timme, per halvdag, per vecka eller kanske per aktivitet? Du behöver också bestämma om det finns en hög- eller lågsäsong för ditt företag. Eller kanske har din organisation vid vissa tidpunkter under året, eller vid vissa tider på dagen, andra priser eller öppettider. Finns det återkommande aktiviteter eller aktiviteter som pågår flera dagar? När du har tagit hänsyn till alla dessa faktorer kan du bestämma när du vill att dina kunder ska kunna boka i ditt nya bokningssystem. På så sätt säkerställer du att kunder kan boka när det passar dem, och att ditt företag kan tillgodose deras behov.

Steg 5: Vilken bokningsdialog vill du erbjuda?

Att välja rätt bokningsdialog är viktigt för att säkerställa att dina kunder enkelt kan hitta det de söker och göra en bokning. Men först, kort och gott – vad är en bokningsdialog? En bokningsdialog är vad dina kunder ser på din webbplats och där de kan söka efter önskad aktivitet eller önskat objekt. En aktivitet kan till exempel vara en timme Glowgolf, en rundtur eller en kurs. Ett objekt är till exempel ett konferensrum, en båt eller ett annat objekt som du vill hyra ut.

Vilka bokningsdialoger finns i i-Reserve? Aktivitetsschemat är utmärkt för aktiviteter som äger rum på specifika datum, till exempel kurser och träningar. Med sökfunktionen kan du söka efter typ av aktivitet och datum. Denna dialog är därför perfekt för aktiviteter som sker vid regelbundna tider, till exempel rundturer. Dialog för Sök & Boka är idealisk för att söka efter aktiviteter eller när du har flera objekt med olika egenskaper. Beroende på vilken typ av aktivitet eller objekt du vill erbjuda finns det en bokningsdialog som uppfyller dina behov.

Steg 6: Inloggning eller inte?

Du kan välja om en kund ska behöva logga in eller inte. Kan du till exempel kräva att de loggar in direkt, eller först när de gör en bokning? Du kan också bestämma per typ av aktivitet eller objekt om inloggning är obligatorisk. Det finns fyra alternativ när det gäller användning av kundkonton. Det första alternativet är att kunder inte skapar ett användarkonto för att göra en bokning. Det andra alternativet är att de alltid måste skapa ett användarkonto. Det tredje alternativet är att i-Reserve automatiskt skapar ett användarnamn och lösenord. Det fjärde och sista alternativet är att kunden har möjlighet att skapa ett konto, men inte behöver göra det. Huruvida man loggar in på ett konto beror helt på vilka möjligheter du vill erbjuda kunden. Tänk på det innan du konfigurerar din i-Reserve-miljö så att du kan ta hänsyn till det.

Steg 7: Finns det tillägg eller villkor?

För att skapa ett så effektivt bokningssystem som möjligt är det viktigt att ta hänsyn till alla möjliga villkor och tillägg som kunderna kan dra nytta av. Finns det till exempel lokaler som kan delas upp, vilket gör dem mer mångsidiga och attraktiva för ett större antal kunder? Finns det olika platser som behöver beaktas? Finns det tränare eller lärare som bara kan schemaläggas en gång på en viss dag eller tid? Genom att noggrant ta hänsyn till alla dessa faktorer är det möjligt att skapa ett bokningssystem som är så tydligt och överskådligt som möjligt för dina (potentiella) kunder.

Steg 8: Vilka uppgifter behöver du från kunden?

Du behöver bestämma vilka uppgifter dina kunder ska fylla i när de gör en bokning. Formuläret ska utformas så att kunderna enkelt kan förstå det. Du bör inkludera all nödvändig information för bokningen, till exempel namn, e-postadress och telefonnummer. Du kan också inkludera valfri information, som kön och födelsedatum. Det är viktigt att tydligt markera alla obligatoriska fält så att dina kunder vet vilken information som krävs. Du kan också ge dem möjlighet att prenumerera på ditt nyhetsbrev. Genom att inkludera all nödvändig information kan du säkerställa att dina kunder har allt de behöver för att göra sin bokning. Så vilken information behöver du från dina kunder?

Steg 9: Vad är ditt arbetsflöde

Ett arbetsflöde är en process som hjälper till att effektivisera bokningsprocessen från början till slut. Genom att ha ett fast arbetsflöde hjälper det till att säkerställa att alla bokningar hanteras på ett konsekvent och effektivt sätt. En av de viktigaste fördelarna med ett arbetsflöde är att det kan hjälpa till att automatisera vissa av de uppgifter som är förknippade med hantering av bokningar. Ett arbetsflöde kan till exempel användas för att automatiskt skicka bekräftelsemejl eller påminnelser innan en aktivitet äger rum. Detta kan bidra till att minska den tid och det arbete som krävs för att hantera bokningar, samtidigt som kunderna informeras i god tid om sina kommande aktiviteter. Dessutom kan ett arbetsflöde också användas för att skicka tackmejl efter att en aktivitet har ägt rum. Detta bidrar till att skapa en positiv kundupplevelse och förstärker känslan av att företaget bryr sig om sina kunder. Sammantaget kan användningen av ett arbetsflöde bidra till att förbättra effektiviteten i bokningsprocessen (och eventuellt den tillhörande betalningsprocessen) och skapa en bättre kundupplevelse. Att utarbeta ditt arbetsflöde är ett av de viktigaste stegen i implementeringen av bokningssystemet i-Reserve. Genom att konfigurera arbetsflödet på rätt sätt kan du avlasta dig själv mycket arbete.

För att utarbeta arbetsflödet behöver du fråga dig själv vilka statusar en bokning kan ha. Väntar på betalning (Öppen) och Betald är de vanligaste, men kanske finns det ytterligare några inom ditt företag? Fråga dig sedan vilka åtgärder du vill koppla till vilken status? En bokningsbekräftelse, en betalningsbekräftelse, men kanske också ett påminnelsemejl när betalning ännu inte har gjorts? Eller utskick av en e-biljett efter betalning. Kanske vill du till och med att kunder ska få ett SMS som påminnelse en dag eller ett antal timmar före bokningen.

Steg 10: Testning

Det sista steget är att testa alla tidigare inställningar. När du har konfigurerat bokningssystemet är det viktigt att testa det för att säkerställa att allt fungerar korrekt. Det kan du göra genom att gå igenom hela bokningsprocessen och kontrollera dina e-postmallar. Detta hjälper dig att identifiera eventuella problem så att du kan åtgärda dem innan de orsakar skada. Dessutom ger testning av ditt bokningssystem dig möjlighet att bli bekant med de nya inställningarna och få en känsla för hur de fungerar. Därmed kan du använda ditt bokningssystem mer effektivt och ändamålsenligt.

Kan i-Reserve hjälpa mig med detta?

Ovanstående steg kanske låter lite överväldigande, men det finns kunder som konfigurerar bokningssystemet helt på egen hand. De flesta kunder använder dock en hybridmodell, där du som kund konfigurerar det mesta av systemet själv men överlåter vissa delar till oss. Via en workshop tar vi dig i handen genom systemet. Vi visar hur du lägger in saker. Ge oss sedan en uppsättning exempelaktiviteter. Skapa ett grundläggande arbetsflöde med e-postmeddelanden för betalning och automatisk annullering. Och låt oss lägga in dessa medan du följer med. Vi erbjuder även funktionellt stöd vid frågor. Det kan vara förklaringar eller utredningsarbete för vår del. Vårt standardpris är € 112 per timme. För en workshop på tre timmar tar vi € 450. Vi kan inte uppskatta hur lång tid en implementering tar. I allmänhet kan vi dock säga att de flesta kunder tar några veckor på sig för att göra konfigurationen.

Vilka kostnader tillkommer för implementeringen av bokningssystemet med ett hybridsystem?

Vi har nämnt det kort, men för att börja rekommenderar vi att du utnyttjar en workshop. Via en online-session med expertråd anpassade till din organisation får du värdefulla insikter och hjälp att få ut det mesta av ditt i-Reserve-konto. Priserna kan variera beroende på dina behov, från € 225 för 1,5 timmar och € 450 för en fullständig session på 3 timmar. En investering som kommer att spara dig mycket tid under implementeringen.

Sedan beror det i hög grad på de enskilda frågor du överlåter till oss vilka ytterligare kostnader som tillkommer vid implementeringen. Vi har arbetat ut några exempel nedan så att du får en ungefärlig uppfattning om hur många timmar som behövs. Dessa är också arbetsuppgifter som du kan utföra själv och som naturligtvis är kostnadsfria:

Hur lång tid krävs för att implementera bokningssystemet?

Hur lång tid det tar att få bokningssystemet helt implementerat beror på vad ditt företag exakt behöver. Vi levererar licensen (efter mottagande av det undertecknade avtalet) på bara en arbetsdag, så det ordnar sig snabbt. Men om du behöver hjälp med att konfigurera eller anpassa kan vi hjälpa till med det också! Vi kan ta emot enskilda uppdrag eller anordna en workshop där vi samarbetar för att effektivt sätta upp ditt bokningssystem. Men i slutändan ligger den största delen av konfigurationen hos dig. Hur lång tid som krävs för att konfigurera bokningssystemet beror därför främst på din organisation och din kapacitet att konfigurera systemet.

Testa i-Reserve i 30 dagar

Du har nu sett vad bokningssystemet i-Reserve kan göra, och nu undrar du hur det skulle kunna fungera för ditt företag? Varför inte prova i-Reserve i 30 dagar? Du får möjlighet att utforska vårt system med hjälp av exempeldata och kan se exakt hur väl det uppfyller dina krav. Prova själv.