Implementering: tilpas i-Reserve til dine behov

Vil du efter at have læst denne blog vide mere om vores reservationssystem? Så er du velkommen til at kontakte os!

Kan jeg selv stå for implementeringen?

Ja, du kan selv implementere online reservationssystemet. Afhængigt af dine ønsker og krav kan opsætningen af i-Reserve være ret omfattende. Men det er fuldt ud muligt at gøre det selv, hvis du er villig til at bruge tid på det. Vi har udarbejdet en omfattende vejledning, der kan hjælpe dig videre. Hvis du har brug for hjælp til at omsætte dine ønsker til i-Reserve, kan vores team hjælpe dig. Vi går i dialog med dig om eksempelvis din mail- og betalingshåndtering og lytter til dine ønsker. Disse kan vi derefter oversætte til de rette indstillinger i i-Reserve. Men lad os starte fra begyndelsen.

Læg en plan

At konfigurere et reservationssystem kan virke overvældende, men med i-Reserve er det hurtigt og enkelt. Uanset om du gør det selv eller lader os gøre det, er du klar på ingen tid. Det første skridt er at lægge en plan, der giver dig et fast fundament under implementeringen. Det giver dig mulighed for at tænke over og træffe valg om opsætningen. En plan lagt på forhånd sparer dig også meget tid i implementeringsfasen. I 10 trin guider vi dig mod en vellykket implementering.

Trin 1: Hvad skal der kunne bookes

I-Reserve reservationssystemet er utrolig alsidigt, når det kommer til reservationer. Uanset om du vil lade kunder booke en sal, bungalow, chalet, båd, kursus, golfbane, rundvisning, træning eller fitnesslektioner, kan i-Reserve opfylde dine ønsker. Denne alsidighed er én af de ting, der gør i-Reserve til et så populært valg blandt brugere af reservationssystemet. Det første skridt er derfor at bestemme, hvad du vil lade kunder booke via i-Reserve. Det lyder meget logisk, men med dette trin fastlægger du den rette licens og de forskellige sektorindstillinger. Du skal også have dette afklaret på forhånd, så du ved, om dit produkt skal konfigureres som en aktivitet eller et objekt i systemet.

Trin 2: Hvem er din målgruppe?

Når du opsætter et reservationssystem, er det vigtigt at overveje, hvem der vil bruge det. Hvilken aldersgruppe tilhører dine typiske kunder? Og har de særlige behov, du skal tage hensyn til? At besvare disse spørgsmål vil hjælpe dig med at bestemme den bedste måde at konfigurere reservationssystemet på.

Hvis du for eksempel driver et rejseselskab eller et evenementbureau, vil du sandsynligvis gerne tillade både individuelle bookinger og gruppebookinger. Og hvis din virksomhed henvender sig til familier med små børn, bør du konfigurere reservationssystemet, så det passer til forskellige aldersgrupper. I nogle tilfælde skal du også tage hensyn til særlige behov, såsom tilgængelighed for kørestolsbrugere. Er din målgruppe seniorer? Så er det sandsynligvis klogt ikke at gøre online betaling obligatorisk. Det kan være vanskeligt for nogle seniorer, hvilket kan få dem til at opgive og dermed koste dig omsætning.

Ved at bruge tid på at definere din målgruppe grundigt kan du sikre, at reservationssystemet er brugervenligt for alle dine kunder. Overvej på forhånd, hvem din målgruppe er, hvilke undtagelser og/eller særlige ønsker der findes, og udwork dem.

Trin 3: Hvordan vil du bruge reservationssystemet?

i-Reserve reservationssystemet kan bruges til intern og ekstern brug. Ønsker du, at reservationer kun kan foretages af medarbejdere, eller vil du integrere systemet på din hjemmeside og give kunder mulighed for direkte at foretage en reservation? Det er også muligt at lade affiliates/partnere foretage bookinger via deres egen hjemmeside. Overvej på forhånd, hvordan du ønsker at bruge reservationssystemet. Dette er et vigtigt skridt for videre integration.

Trin 4: Hvornår kan der reserveres?

Overvej på forhånd, hvornår dine kunder kan foretage en reservation – under hensyntagen til din virksomheds tidsplan og dine aktiviteter. Kan dine kunder reservere pr. time, pr. halvdag, pr. uge eller måske pr. aktivitet? Du skal også beslutte, om der gælder høj- eller lavsæson for din virksomhed. Eller har din organisation måske på bestemte tidspunkter af året eller på bestemte tidspunkter af dagen andre priser eller åbningstider? Er der tilbagevendende aktiviteter eller aktiviteter, der strækker sig over flere dage? Når du har overvejet alle disse faktorer, kan du bestemme, hvornår du vil lade dine kunder booke i dit nye reservationssystem. På den måde sikrer du, at kunder kan reservere, når det passer dem, og at din virksomhed kan imødekomme deres behov.

Trin 5: Hvilken reservationsdialog vil du tilbyde?

At vælge den rette reservationsdialog er vigtig for at sikre, at dine kunder nemt kan finde det, de leder efter, og foretage en reservation. Men lad os først kort forklare, hvad en reservationsdialog er. En reservationsdialog er det, dine kunder ser på din hjemmeside, og hvor de kan søge efter den ønskede aktivitet eller det ønskede objekt. En aktivitet kan for eksempel være en times Glowgolf, en rundvisning eller et kursus. Et objekt er for eksempel et mødelokale, en båd eller et andet objekt, du ønsker at udleje.

Hvilke reservationsdialoger har vi i i-Reserve? Aktivitetsplanen er fremragende til aktiviteter, der finder sted på specifikke datoer, såsom kurser og træninger. Med søgefunktionen kan du søge efter aktivitetstype og dato. Denne dialog er derfor perfekt til aktiviteter, der finder sted på faste tidspunkter, såsom rundvisninger. Søg & Book-dialogen er ideel til at søge efter aktiviteter, eller når du har forskellige objekter med forskellige egenskaber. Afhængigt af den type aktivitet eller objekt, du ønsker at tilbyde, er der en reservationsdialog, der passer til dine behov.

Trin 6: Login eller ikke login?

Du kan vælge, om en kunde skal logge ind eller ej. Kan du for eksempel gøre det obligatorisk at logge ind med det samme, eller først ved oprettelse af en reservation? Du kan også bestemme pr. aktivitets- eller objekttype, om login er påkrævet. Der er fire muligheder hvad angår brugen af kundekonti. Den første mulighed er, at kunder ikke opretter en brugerkonto for at foretage en reservation. Den anden mulighed er, at de altid skal oprette en brugerkonto. Den tredje mulighed er, at i-Reserve automatisk opretter et brugernavn og adgangskode. Den fjerde og sidste mulighed er, at kunden har mulighed for at oprette en konto, men ikke er forpligtet til det. Hvorvidt der skal logges ind på en konto afhænger helt af, hvilke muligheder du ønsker at tilbyde kunden. Overvej dette inden du konfigurerer dit i-Reserve-miljø, så du kan tage højde for det.

Trin 7: Er der ekstras eller betingelser?

For at skabe et så effektivt reservationssystem som muligt er det vigtigt at overveje alle mulige betingelser og ekstras, som kunder kan gøre brug af. Er der for eksempel lokaler, der kan opdeles, så de bliver mere alsidige og attraktive for et større antal kunder? Er der forskellige lokationer, der skal tages hensyn til? Er der trænere eller undervisere, der kun kan skemalægges én gang på en bestemt dag eller et bestemt tidspunkt? Ved omhyggeligt at overveje alle disse faktorer bliver det muligt at skabe et reservationssystem, der er så klart og overskueligt som muligt for dine (potentielle) kunder.

Trin 8: Hvilke oplysninger har du brug for fra kunden?

Du skal beslutte, hvilke oplysninger dine kunder skal udfylde, når de foretager en reservation. Formularen skal udformes, så dine kunder nemt kan forstå den. Du skal inkludere alle nødvendige oplysninger til reservationen, såsom navn, e-mailadresse og telefonnummer. Du kan også inkludere valgfrie oplysninger, såsom køn og fødselsdato. Det er vigtigt tydeligt at markere alle obligatoriske felter, så dine kunder ved, hvilke oplysninger der er nødvendige. Du kan også give dem mulighed for at tilmelde sig dit nyhedsbrev. Ved at inkludere alle nødvendige oplysninger kan du sikre, at dine kunder har alt, hvad de har brug for til at foretage deres reservation. Så hvilke oplysninger har du brug for fra dine kunder?

Trin 9: Hvad er din arbejdsproces

En arbejdsproces er et forløb, der hjælper med at strømline reservationsprocessen fra start til slut. Ved at have en fast arbejdsproces hjælper det med at sikre, at alle reservationer håndteres på en ensartet og effektiv måde. En af de vigtigste fordele ved en arbejdsproces er, at den kan hjælpe med at automatisere nogle af de opgaver, der er forbundet med administration af reservationer. En arbejdsproces kan for eksempel bruges til automatisk at sende bekræftelses-e-mails eller påmindelser, inden en aktivitet finder sted. Dette kan hjælpe med at reducere den tid og indsats, der kræves for at administrere reservationer, samtidig med at kunderne holdes rettidigt informeret om deres kommende aktiviteter. Derudover kan en arbejdsproces også bruges til at sende takkemeddelelser, efter en aktivitet har fundet sted. Dette bidrager til at skabe en positiv kundeoplevelse og styrker indtrykket af, at virksomheden sætter pris på sine kunder. Alt i alt kan brugen af en arbejdsproces hjælpe med at forbedre effektiviteten i reservationsprocessen (og eventuelt den tilknyttede betalingsproces) og skabe en bedre kundeoplevelse. At udwork din arbejdsproces er et af de vigtigste skridt i implementeringen af i-Reserve reservationssystemet. Ved at konfigurere arbejdsprocessen korrekt kan du aflaste dig selv for meget arbejde.

Når du udworker arbejdsprocessen, skal du spørge dig selv, hvilke statusser en reservation kan have. Afventer betaling (Åben) og Betalt er de mest anvendte, men der er måske et par ekstra inden for din virksomhed? Spørg dig selv derefter: hvilke handlinger vil du knytte til hvilken status? En reservationsbekræftelse, en betalingsbekræftelse, men måske også en påmindelsesmail, når der endnu ikke er betalt? Eller afsendelse af en e-billet efter betaling. Måske ønsker du endda, at kunder modtager en SMS-besked som påmindelse én dag eller et par timer før reservationen.

Trin 10: Test

Det sidste trin er at teste alle tidligere indstillinger. Når du har konfigureret reservationssystemet, er det vigtigt at teste det for at sikre, at alt fungerer korrekt. Det kan du gøre ved at gennemgå hele reservationsprocessen og kontrollere dine mailskabeloner. Dette vil hjælpe dig med at identificere eventuelle problemer, så du kan løse dem, inden de forårsager skade. Desuden giver testning af dit reservationssystem dig mulighed for at blive fortrolig med de nye indstillinger og få en fornemmelse af, hvordan de fungerer. Derved vil du kunne bruge dit reservationssystem mere effektivt og effektivt.

Kan i-Reserve hjælpe mig med dette?

Ovenstående trin lyder måske en smule overvældende, men der er kunder, der selv konfigurerer reservationssystemet fuldstændigt. De fleste kunder benytter sig dog af en hybrid model, hvor du som kunde selv konfigurerer størstedelen af systemet, men overlader visse elementer til os. Via en workshop guider vi dig gennem systemet. Vi viser dig, hvordan du indtaster noget. Giv os derefter et sæt eksempelaktiviteter. Opret et grundlæggende arbejdsforløb med e-mails til betaling og automatisk annullering. Og lad os indtaste disse, mens du følger med. Derudover yder vi også funktionel support ved spørgsmål. Det kan være forklaringer eller undersøgelsesarbejde fra vores side. Vores standardtimepris er € 112. For en workshop på tre timer opkræver vi € 450. Vi kan ikke estimere, hvor lang tid en implementering vil tage. Generelt kan vi dog sige, at de fleste kunder bruger et par uger på opsætningen.

Hvilke omkostninger er der ved implementeringen af reservationssystemet med en hybrid model?

Vi har allerede kort berørt emnet, men for at komme i gang anbefaler vi, at du gør brug af en workshop. Via en online session med faglig rådgivning målrettet din organisation får du værdifuld indsigt og hjælp til at få det mest ud af din i-Reserve-konto. Priserne kan variere afhængigt af dine behov, fra € 225 for 1,5 time og € 450 for en fuld session på 3 timer. En investering, der vil spare dig meget tid under implementeringen.

Herefter afhænger eventuelle yderligere omkostninger ved implementeringen i høj grad af de løbende spørgsmål, du stiller os. Vi har nedenfor udwork et par eksempler, så du kan danne dig et billede af de timer, der kræves. Dette er naturligvis også opgaver, du selv kan udføre, og som derfor er omkostningsfrie:

Hvor lang tid tager det at implementere reservationssystemet?

Hvor lang tid det tager at få reservationssystemet fuldt implementeret afhænger af, hvad din virksomhed præcist har brug for. Vi leverer licensen (efter modtagelse af den underskrevne kontrakt) på blot én arbejdsdag, så det er hurtigt klaret. Men hvis du har brug for hjælp til opsætning eller tilpasning, kan vi også hjælpe! Vi kan påtage os individuelle opgaver eller arrangere en workshop, hvor vi samarbejder om at sætte dit reservationssystem effektivt op. Men i sidste ende ligger den største del af konfigurationen hos dig. Hvor lang tid der er nødvendig for at konfigurere reservationssystemet afhænger derfor primært af din organisation og din kapacitet til at konfigurere systemet.

Prøv i-Reserve gratis i 30 dage

Så du har set, hvad i-Reserve reservationssystemet kan, og nu undrer du dig over, hvordan det kunne fungere for din virksomhed? Hvorfor prøver du ikke i-Reserve i 30 dage? Du får mulighed for at udforske vores system ved hjælp af nogle eksempeldata og kan se præcis, hvor godt det opfylder dine krav. Prøv det selv.