A papelada "molhada": automatize os seus contratos de aluguer e condições

É uma cena que não agrada a nenhum proprietário de aluguer. Ninguém quer ter de ler longos textos jurídicos junto à margem da água, ou num balcão movimentado. Isso retira o ritmo ao dia e começa a experiência com um obstáculo administrativo.

No entanto, essa assinatura é essencial. Está a alugar equipamento valioso e precisa de proteger a sua responsabilidade. Mas quem diz que essa assinatura só pode ser dada quando o cliente já está à sua frente?

Com o i-Reserve, transfere a papelada do cais molhado para a sala de estar seca do cliente. Ao integrar o seu sistema de reservas com ferramentas de assinatura digital, o contrato já está assinado antes de o motor arrancar.

Assinar a partir do sofá

Por que esperar? O cliente reservou e pagou online. Esse é o momento ideal para também concluir os assuntos jurídicos.

Através de uma integração com o SignRequest (por exemplo, via Zapier), pode automatizar completamente este processo. Funciona como um testemunho numa corrida de estafetas que o sistema passa automaticamente:

• O Gatilho: O cliente faz uma reserva. O i-Reserve atribui à reserva o estado 'Aguarda assinatura', por exemplo.
• A Ação: O sistema envia automaticamente, através da integração, o contrato de aluguer correto ao cliente por e-mail.
• A Assinatura: O cliente abre o e-mail em casa, no telemóvel ou no computador portátil, lê as condições com calma e apõe a sua assinatura digital.

Acabou a confusão apressada no momento da entrega. O cliente sabe exatamente o que está a assinar, e você tem juridicamente um dossiê muito mais sólido do que com uma assinatura rabiscada à pressa num formulário encharcado.

O visto verde: Controlo num relance

Como proprietário de aluguer, não quer ter de verificar manualmente se cada cliente já respondeu ao e-mail. Quer ver diretamente no seu painel quem está 'pronto'. O aspeto positivo desta automatização é o retorno da informação. Assim que o cliente clica em 'Assinar' no SignRequest, o i-Reserve recebe uma notificação. O sistema atualiza automaticamente o estado da reserva. Por exemplo, de 'Rascunho' para 'Definitivo' ou 'Assinado'.

Está de manhã a entregar os barcos? Consulte o seu tablet. Vê um visto verde ou o estado correto? Então sabe: o contrato está recebido, a caução está paga. Aqui está a chave, bom passeio!

Tudo num dossiê digital único

E onde fica esse contrato assinado? Antigamente, desaparecia num grande dossier (ou pior: numa caixa de sapatos) debaixo do balcão. Se alguma vez precisasse dele para um assunto de seguros, era como procurar uma agulha num palheiro.

No fluxo de trabalho automatizado, o documento PDF assinado é enviado de volta diretamente para o i-Reserve. É guardado como anexo na reserva específica.

Um ano depois surge uma disputa sobre danos? Abre a reserva do arquivo, clica no separador 'Documentos' e lá está o contrato assinado. Seguro, organizado e sempre ao alcance da mão.

Alternativa: um PDF simples e organizado

Não precisa de software jurídico avançado para assinaturas digitais, mas quer libertar-se da impressão? Então pode também utilizar os modelos PDF integrados no i-Reserve.

Pode configurar para que seja gerado automaticamente um PDF com as condições de aluguer e os detalhes da reserva, incluído no e-mail de confirmação. Talvez não seja uma 'assinatura digital' no sentido mais rigoroso do termo, mas fica com prova por escrito de que as condições foram enviadas e aceites no momento da reserva. Para muitos proprietários de menor dimensão, esta é já uma melhoria enorme em comparação com a pilha de papéis.

Você cuida da experiência, nós tratamos da administração

Alugar é uma questão de confiança, mas também de segurança. Quer proteger os seus equipamentos sem ter de agitar formulários como um inspetor.

Ao digitalizar o processo contratual:

• Poupa tempo: A entrega é feita duas vezes mais rápido.
• Melhora o serviço: O cliente não precisa de esperar.
• Reduz os riscos: Os dossiês estão sempre completos e legíveis.

Assim, até a parte mais enfadonha do seu trabalho, as letras pequeninas, torna-se uma componente fluida da jornada do cliente.

Chega de formulários molhados?

Está curioso sobre como configurar um fluxo de trabalho digital para o seu negócio de aluguer? Ou quer primeiro ver como preparar os seus contratos como modelo PDF? Experimente o i-Reserve gratuitamente durante 30 dias. Descubra por si mesmo a tranquilidade que traz ter o dossiê em ordem antes de o cliente chegar.