Det "blöta" pappersarbetet: automatisera dina hyreskontrakt och villkor

Det är en syn som ingen uthyrare blir glad av. Ingen har lust att vid vattenkanten, eller vid en stressig disk, behöva gå igenom långa juridiska texter. Det tar farten ur dagen och startar upplevelsen med en administrativ besvikelse.

Ändå är den där namneckningen avgörande. Du hyr ut dyrbart material och måste säkra ditt ansvar. Men vem säger att den underskriften måste sättas först när kunden redan står framför dig?

Med i-Reserve flyttar du pappersarbetet från den blöta bryggan till kundens torra vardagsrum. Genom att smart koppla ditt bokningssystem till digitala signeringsverktyg är kontraktet redan undertecknat innan motorn startar.

Signera från soffan

Varför vänta? Kunden har bokat och betalat online. Det är det perfekta tillfället att även avsluta de juridiska ärendena.

Via en integration med SignRequest (till exempel via Zapier) kan du automatisera hela den här processen. Det fungerar som ett stafettspjut som systemet automatiskt skickar vidare:

• Triggern: Kunden gör en bokning. i-Reserve ger reservationen exempelvis statusen 'Väntar på underskrift'.
• Åtgärden: Systemet skickar automatiskt rätt hyresavtal till kunden via e-post genom integrationen.
• Signeringen: Kunden öppnar e-postmeddelandet hemma på sin telefon eller laptop, läser igenom villkoren i lugn och ro och sätter sin digitala underskrift.

Inget stressigt krångel vid utlämningen längre. Kunden vet exakt vad hen skriver under på, och du har juridiskt ett mycket starkare ärende än med en hastigt klottrad namnteckning på ett regnvått formulär.

Den gröna bockmarkeringen: Kontroll i ett ögonkast

Som uthyrare vill du inte manuellt behöva kontrollera om varje kund redan har svarat på sin e-post. Du vill direkt i din instrumentpanel se vem som är 'klar'. Det fina med den här automatiseringen är återkopplingen. Så snart kunden klickar på 'Signera' i SignRequest får i-Reserve ett meddelande tillbaka. Systemet uppdaterar automatiskt statusen på reservationen. Till exempel från 'Utkast' till 'Definitiv' eller 'Undertecknad'.

Delar du ut båtarna på morgonen? Då tittar du på din surfplatta. Ser du en grön bockmarkering eller rätt status? Då vet du: kontraktet är inne, depositionen är betald. Varsågod med nyckeln, ha det så trevligt!

Allt i ett digitalt ärende

Och var hamnar det undertecknade kontraktet? Förr försvann det i en stor pärm (eller värre: en skokartong) under disken. Om du någonsin behövde det för ett försäkringsärende var det som att leta efter en nål i en höstack.

I det automatiserade arbetsflödet skickas det undertecknade PDF-dokumentet direkt tillbaka till i-Reserve. Det sparas som en bilaga till den specifika reservationen.

Har du ett år senare en tvist om skador? Du öppnar bokningen från arkivet, klickar på fliken 'Dokument' och där finns det undertecknade avtalet. Säkert, överskådligt och alltid inom räckhåll.

Alternativ: en snygg PDF utan krångel

Har du inget behov av tung juridisk programvara för digitala underskrifter, men vill bli av med utskrifterna? Då kan du inom i-Reserve även använda de inbyggda PDF-mallarna.

Du kan ställa in att en PDF automatiskt genereras med hyresvillkoren och bokningsdetaljerna och bifogas i bekräftelsemailet. Det är kanske ingen 'digital underskrift' i den tyngre bemärkelsen, men du har svart på vitt att villkoren har skickats och godkänts vid bokningstillfället. För många mindre uthyrare är detta redan en enorm förbättring jämfört med pappersbunten.

Du skapar upplevelsen, vi sköter administrationen

Uthyrning handlar om förtroende, men också om trygghet. Du vill skydda dina saker utan att behöva vifta med formulär som en polis.

Genom att digitalisera kontraktsprocessen:

• Sparar du tid: Utlämningen går dubbelt så snabbt.
• Höjer du servicenivån: Kunden behöver inte vänta.
• Minskar du dina risker: Ärenden är alltid fullständiga och läsbara.

På så sätt blir till och med den tråkigaste delen av ditt arbete, det finstilta, en smidig del av kundresan.

Trött på blöta formulär?

Är du nyfiken på hur du sätter upp ett sådant digitalt arbetsflöde för ditt uthyrningsföretag? Eller vill du först se hur du förbereder dina kontrakt som PDF-mall? Prova i-Reserve gratis i 30 dagar. Upptäck själv hur mycket lugn det ger när ditt ärende är ordnat innan kunden anländer.