Outlook

Wir müssen dir wahrscheinlich nicht erklären, was Microsoft Outlook ist, da es eines der meistgenutzten Kalendersysteme der Welt ist – und auch Teil von Office 365. Indem du i-Reserve in Outlook mit einem Kalender deiner Wahl verknüpfst, zum Beispiel dem Kalender des Empfangs, der Trainer, Besprechungsräume oder Boote, entstehen vielfältige Möglichkeiten.

Wie funktioniert es?

Kunden, die eine Reservierung vorgenommen haben, erhalten in der Regel einen Kalendereintrag per E-Mail, den sie sofort zu ihrem Kalender hinzufügen können. Du siehst die Reservierung natürlich direkt im Reservierungssystem. Möchtest du die Reservierung auch in einem Outlook-Kalender anzeigen lassen? Kein Problem mit der Outlook-Anbindung von i-Reserve.

Sobald du die Verbindung hergestellt hast und eine Reservierung vorgenommen wird, wird diese automatisch in einen ausgewählten Kalender eingetragen. Gibt es eine Änderung an der Reservierung? Dann sendet i-Reserve automatisch Benachrichtigungen an Outlook und passt den Kalendereintrag an. So sind du und dein Team immer auf dem neuesten Stand!

Die meisten Nutzer und/oder Mitarbeiter haben einen Kalender auf dem Smartphone und werden so an Termine erinnert. Mit dieser Anbindung kannst du Kalendereinträge für Nutzer erstellen, zum Beispiel für einen Trainer, der Kurse gibt, oder für einen Empfang eines Standorts, der Säle vermietet. Das Schöne daran ist, dass sie auch direkt im Kalender die Verfügbarkeit einsehen können. So hast du deinen Terminplan immer dabei, auch unterwegs.

Vorteile der Outlook-Anbindung

Diese Anbindung bietet viele Möglichkeiten und macht die Arbeit mit i-Reserve deutlich einfacher. Gerne geben wir dir einen Überblick über einige Vorteile der Verknüpfung des i-Reserve Reservierungssystems mit Outlook. Durch die Verbindung des Reservierungssystems mit Outlook kannst du:

• Reservierungen und Buchungen automatisch verfolgen
• Nie mehr befürchten, doppelt zu buchen oder einen wichtigen Termin zu vergessen
• Verfügbarkeit in Echtzeit einsehen

Welche Informationen werden übermittelt?

Auf den ersten Blick wirkt die Anbindung sehr geradlinig – und das ist sie auch für den Einstieg. Dennoch bietet die Verbindung interessante Möglichkeiten, um mehr aus dem Kalender herauszuholen.

Grundsätzlich können alle Objekt-, Kunden- und Reservierungsfelder verwendet werden, um sie entweder im Titel (Betreff) oder in der Beschreibung (Body) einzutragen. Dadurch kann im Verknüpfungsportal eine Kombination von Feldern genutzt werden. i-Reserve kann verschiedenste benutzerdefinierte Felder haben, die zu einem logischen Titel kombiniert werden können – ggf. mit Abkürzungen und Formatierungen.

So verbindest du Outlook mit dem Reservierungssystem

Nachdem wir die Vorteile und Möglichkeiten der Verknüpfung von Outlook mit dem Reservierungssystem besprochen haben, schauen wir uns an, wie du das umsetzen kannst.

Die Anbindung des Reservierungssystems an Outlook ist bidirektional. Das bedeutet, dass Daten in beide Richtungen gesendet werden können. Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Oft reicht es aus, nur in eine Richtung zu arbeiten. Wurde eine Reservierung erstellt? Erstelle einen Kalendereintrag. Fertig.

Es kann jedoch auch sein, dass Änderungen vorgenommen werden müssen. Oder dass ein Kalendereintrag vom Nutzer auf eine andere Uhrzeit verschoben wird. Soll die Reservierung dann „mitbewegt