Outlook

Probabilmente non è necessario spiegarti cos'è Microsoft Outlook, dato che è uno dei sistemi di calendario più utilizzati al mondo. È anche parte di Office 365. Collegando i-Reserve a Outlook con un calendario a tua scelta, ad esempio il calendario della reception, degli istruttori, delle sale riunioni o delle barche, si aprono numerose possibilità.

Come funziona?

I clienti che hanno effettuato una prenotazione ricevono di solito via e-mail un elemento del calendario che possono aggiungere immediatamente alla loro agenda. Tu vedi naturalmente la prenotazione direttamente nel sistema di prenotazione. Ma vuoi che la prenotazione appaia anche in un calendario Outlook? Nessun problema con l'integrazione Outlook di i-Reserve.

Una volta effettuata l'integrazione, ogni nuova prenotazione viene inserita automaticamente nel calendario selezionato. C'è una modifica alla prenotazione? i-Reserve invierà automaticamente notifiche a Outlook e aggiornerà l'elemento del calendario. In questo modo tu e il tuo team siete sempre aggiornati!

La maggior parte degli utenti e/o dei collaboratori ha un calendario sul telefono e viene così ricordata degli appuntamenti. Con questa integrazione puoi inserire eventi nel calendario degli utenti, ad esempio un istruttore che tiene corsi. Oppure la reception di una struttura che affitta sale. Il bello è che possono vedere direttamente nel calendario la disponibilità. Così la pianificazione è sempre con te, anche in viaggio.

Vantaggi dell'integrazione con Outlook

Questa integrazione offre numerose possibilità e rende il lavoro con i-Reserve molto più semplice. Siamo lieti di offrirti una panoramica di alcuni vantaggi del collegamento del sistema di prenotazione i-Reserve con Outlook. Collegando il sistema di prenotazione a Outlook, puoi:

• Tenere traccia automaticamente di prenotazioni e appuntamenti
• Non temere mai più di fare doppie prenotazioni o di dimenticare un appuntamento importante
• Visualizzare la disponibilità in tempo reale

Quali informazioni vengono trasmesse?

A prima vista l'integrazione sembra molto semplice. Ed è così anche per iniziare. Tuttavia, l'integrazione offre interessanti possibilità per ottenere di più dal calendario.

In linea di principio, tutti i campi relativi agli oggetti, ai clienti e alle prenotazioni possono essere utilizzati per popolare il titolo (oggetto) o la descrizione (corpo). Grazie a ciò, nella piattaforma di integrazione è possibile combinare più campi. i-Reserve può avere tutti i tipi di campi personalizzati, combinabili in un titolo logico, eventualmente con abbreviazioni e formattazione.

Come collegare Outlook al sistema di prenotazione

Ora che abbiamo discusso i vantaggi e le possibilità dell'integrazione di Outlook con il sistema di prenotazione, vediamo come farlo.

L'integrazione del sistema di prenotazione con Outlook è bidirezionale. Ciò significa che i dati possono essere inviati in entrambe le direzioni. Tuttavia, questo non è obbligatorio. Spesso è già sufficiente lavorare in una sola direzione. È stata effettuata una prenotazione? Crea un evento nel calendario. Fine.

Tuttavia, potrebbe essere necessario apportare modifiche. O che un elemento del calendario venga spostato dall'utente a un orario diverso. In tal caso, la prenotazione deve "seguire lo spostamento"? Anche questo è possibile con i-Reserve. Utilizzando il calendar ID come external ID nella prenotazione, colleghiamo l'elemento del calendario alla prenotazione. Un flusso avrà quindi un passaggio aggiuntivo. Un esempio:

Cosa viene collegato?

Per garantire una buona collaborazione tra i due sistemi, essi si scambiano dati. Puoi vedere quali dati vengono trasmessi nella tabella seguente.

Vuoi saperne di più?

Collegare Outlook al sistema di prenotazione i-Reserve è un modo eccellente per aumentare l'efficienza e prevenire le doppie prenotazioni. Vuoi saperne di più sull'integrazione con Outlook o provare il nostro sistema di prenotazione per 30 giorni? Contattaci.