Outlook

Probablemente no necesites que te expliquemos qué es Microsoft Outlook, ya que es uno de los sistemas de agenda más utilizados en todo el mundo. También es parte de Office 365. Al conectar i-Reserve en Outlook con una agenda de tu elección, por ejemplo la agenda de recepción, entrenadores, salas de reuniones o embarcaciones, se abren todo tipo de posibilidades.

¿Cómo funciona?

Los clientes que han realizado una reserva suelen recibir por correo un elemento de agenda que pueden añadir directamente a su calendario. Tú, por supuesto, ves la reserva de inmediato en el sistema de reservas. ¿Pero quieres que la reserva también aparezca en un calendario de Outlook? No hay problema con la integración de Outlook de i-Reserve.

Una vez que hayas realizado la conexión y se efectúe una reserva, esta se añadirá automáticamente al calendario seleccionado. ¿Hay algún cambio en la reserva? Entonces i-Reserve enviará automáticamente notificaciones a Outlook y actualizará el elemento del calendario. ¡Así tú y tu equipo estaréis siempre al día!

La mayoría de los usuarios y/o empleados tienen una agenda en el teléfono y de esta forma reciben recordatorios de sus citas. Con esta integración puedes añadir elementos de agenda a los calendarios de los usuarios, por ejemplo un entrenador que imparte cursos. O la recepción de un lugar que alquila salas. Lo mejor de esto es que también pueden ver directamente la disponibilidad en el calendario. Así siempre tienes la planificación contigo, incluso cuando estás en movimiento.

Ventajas de la integración con Outlook

Esta integración ofrece muchas posibilidades y hace que trabajar con i-Reserve sea mucho más sencillo. Nos complace ofrecerte un resumen de algunas de las ventajas de conectar el sistema de reservas i-Reserve con Outlook. Al conectar el sistema de reservas a Outlook, puedes:

• Realizar un seguimiento automático de reservas y citas
• No volver a preocuparte por hacer una doble reserva u olvidar una cita importante
• Ver la disponibilidad en tiempo real

¿Qué información se incluye?

En principio, la integración parece muy directa. Y también lo es para empezar. Sin embargo, la integración ofrece interesantes posibilidades para sacar más partido al calendario.

En principio, todos los campos de objeto, cliente y reserva pueden usarse para colocarlos en el título (asunto) o en la descripción (cuerpo). Por ello, en la plataforma de integración se puede utilizar una combinación de campos. i-Reserve puede tener todo tipo de campos personalizados, que se pueden combinar para formar un título lógico, opcionalmente con abreviaturas y con formato.

Cómo conectar Outlook al sistema de reservas

Ahora que hemos analizado las ventajas y posibilidades de conectar Outlook al sistema de reservas, veamos cómo hacerlo.

La integración del sistema de reservas con Outlook es bidireccional. Esto significa que los datos pueden enviarse en ambas direcciones. Sin embargo, esto no es obligatorio. A menudo es suficiente trabajar en una sola dirección. ¿Se ha realizado una reserva? Crea un elemento de agenda. Punto.

Pero también puede ser necesario realizar modificaciones. O que un elemento de agenda sea arrastrado por el usuario del calendario a un horario diferente. ¿Es entonces la intención que la reserva "se mueva" también? Esto también es posible con i-Reserve. Mediante el uso del ID del calendario en el ID externo de la reserva, vinculamos el elemento del calendario a la reserva. Un flujo tendrá entonces un paso adicional. Un ejemplo:

¿Qué se conecta?

Para que ambos sistemas funcionen bien juntos, intercambian datos. Puedes ver qué datos se envían en la siguiente tabla.

¿Quieres saber más?

Conectar Outlook al sistema de reservas i-Reserve es una forma excelente de aumentar la eficiencia y evitar las dobles reservas. ¿Quieres saber más sobre la integración con Outlook o probar nuestro sistema de reservas durante 30 días? Ponte en contacto con nosotros.