Ausblick

Wir müssen Microsoft Outlook vermutlich nicht erklären, da es eines der weltweit am häufigsten verwendeten Kalendersysteme ist. Es ist außerdem Bestandteil von Office 365. Durch i-Reserve in Outlook mit einem Kalender Ihrer Wahl, beispielsweise dem Kalender für Empfang, Schulungen, Besprechungsräume oder Boote , eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten.

Wie funktioniert es?

Kunden, die eine Reservierung vorgenommen haben, erhalten üblicherweise einen Kalendereintrag per E-Mail, den sie sofort in ihren Kalender eintragen können. Die Reservierung wird Ihnen selbstverständlich umgehend im Reservierungssystem . Möchten Sie die Reservierung aber auch in Ihrem Outlook-Kalender sehen? Dank der Outlook-Integration von i-Reserve .

Sobald die Verbindung hergestellt und eine Reservierung vorgenommen wurde, wird diese automatisch dem ausgewählten Kalender hinzugefügt. Bei Änderungen an der Reservierung sendet i-Reserve automatisch Benachrichtigungen an Outlook und aktualisiert den Kalendereintrag. So sind Sie und Ihr Team immer auf dem neuesten Stand!

Die meisten Nutzer und/oder Mitarbeiter haben einen Kalender auf ihrem Smartphone und werden so an Termine erinnert. Dank dieser Integration können Sie Kalendereinträge für Nutzer hinzufügen, beispielsweise für einen Kursleiter oder einen Mitarbeiter an der Rezeption eines Veranstaltungsortes. Der große Vorteil: Die Verfügbarkeit wird direkt im Kalender angezeigt. So haben die Nutzer ihren Terminkalender immer dabei, auch unterwegs.

Vorteile der Outlook-Integration

Diese Integration bietet zahlreiche Möglichkeiten und vereinfacht die Arbeit mit i-Reserve erheblich. Wir möchten Ihnen einen Überblick über einige Vorteile der Integration des i-Reserve -Reservierungssystems in Outlook geben. Durch die Integration des Reservierungssystems in Outlook können Sie:

• Automatische Erfassung von Reservierungen und Buchungen
• Nie mehr Sorgen um Doppelbuchungen oder das Vergessen wichtiger Termine machen
• Verfügbarkeit in Echtzeit anzeigen

Welche Informationen werden bereitgestellt?

Die Integration wirkt recht unkompliziert und ist ein guter Einstieg. Darüber hinaus bietet sie einige interessante Möglichkeiten, den Kalender optimal zu nutzen.

Prinzipiell können alle Objekt-, Kunden- und Reservierungsfelder entweder im Titel (Betreff) oder in der Beschreibung (Text) verwendet werden. Dies ermöglicht die Kombination von Feldern innerhalb der Integrationsplattform. i-Reserve unterstützt alle Arten von benutzerdefinierten Feldern, die zu einem aussagekräftigen Titel zusammengefasst werden können. Dies ist mithilfe von Abkürzungen und Formatierungen möglich.

Wie verbinde ich Outlook mit dem Reservierungssystem?

Nachdem wir die Vorteile und Möglichkeiten der Anbindung von Outlook an das Reservierungssystem besprochen haben, schauen wir uns nun an, wie das geht.

Die Verbindung des Buchungssystems zu Outlook ist bidirektional. Das bedeutet, Daten können in beide Richtungen gesendet werden. Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Eine unidirektionale Verbindung genügt oft. Wurde eine Reservierung vorgenommen? Dann erstellen Sie einen Kalendereintrag. Punkt.

Es kann aber auch vorkommen, dass Änderungen erforderlich sind. Oder dass ein Kalendereintrag vom Benutzer auf einen anderen Zeitpunkt verschoben wird. Soll die Reservierung in diesem Fall „mitverschoben“ werden? Auch das ist mit i-Reservemöglich. Durch die Verwendung der Kalender-ID in der externen ID der Reservierung verknüpfen wir den Kalendereintrag mit der Reservierung. Ein Workflow erhält dadurch einen zusätzlichen Schritt. Ein Beispiel:

Was wird verlinkt?

Um ein reibungsloses Zusammenspiel beider Systeme zu gewährleisten, tauschen sie Daten aus. Die gesendeten Daten sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Möchten Sie mehr erfahren?

Die Integration von Outlook in das i-Reserve -Reservierungssystem ist eine hervorragende Möglichkeit, die Effizienz zu steigern und Doppelbuchungen zu vermeiden. Möchten Sie mehr über die Outlook-Integration erfahren oder unser Reservierungssystem 30 Tage lang kostenlos testen ? Kontaktieren Sie uns.