Die meisten Geschäftsinhaber verlassen sich auf Outlook, um den reibungslosen Ablauf ihrer täglichen Abläufe zu gewährleisten. Durch die Verknüpfung von Outlook mit Ihrem Reservierungssystem können Sie Reservierungen und Buchungen automatisch verfolgen. So müssen Sie sich keine Sorgen über Doppelbuchungen oder das Vergessen eines wichtigen Termins machen. Eine einfache Möglichkeit, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.

Wir müssen Ihnen wahrscheinlich nicht erklären, was Microsoft Outlook ist, da es eines der am häufigsten verwendeten Kalendersysteme der Welt ist. Auch Teil von Office 365. Durch die Verknüpfung i-Reserve der Boote , ergeben sich allerlei Möglichkeiten.

Wie funktioniert es?

Kunden, die eine Reservierung vorgenommen haben, erhalten in der Regel per E-Mail einen Tagesordnungspunkt, den sie sofort in ihre Agenda aufnehmen können. Selbstverständlich sehen Sie die Reservierung sofort im Reservierungssystem . Aber möchten Sie, dass die Reservierung auch in einem Outlook-Kalender erscheint? Kein Problem mit einer Outlook-Verbindung von i-Reserve .

Sobald Sie den Link erstellt und eine Reservierung vorgenommen haben, wird diese automatisch in eine ausgewählte Agenda aufgenommen. Gibt es eine Reservierungsänderung? Anschließend sendet i-Reserve automatisch Benachrichtigungen an Outlook und passt den Tagesordnungspunkt an. So sind Sie und Ihr Team immer auf dem Laufenden!

Die meisten Benutzer und/oder Mitarbeiter haben eine Agenda auf ihrem Telefon und werden auf diese Weise an Termine erinnert. Über diesen Link können Sie Kalendereinträge von Benutzern eintragen, beispielsweise eines Trainers, der Kurse gibt Oder ein Empfang in einer Location, die Zimmer vermietet. Das Tolle daran ist, dass sie die Verfügbarkeit auch direkt in der Agenda sehen können. So haben Sie die Planung auch unterwegs immer dabei.

Vorteile der Outlook-Anbindung

Diese Anbindung bietet viele Möglichkeiten und erleichtert die Arbeit mit i-Reserve erheblich. Wir möchten Ihnen einen Überblick über einige Vorteile der Verknüpfung des i-Reserve Reservierungssystems mit Outlook geben. Durch die Verknüpfung des Reservierungssystems mit Outlook können Sie:

  • Verfolgen Sie Reservierungen und Buchungen automatisch
  • Machen Sie sich nie wieder Sorgen über Doppelbuchungen oder das Vergessen eines wichtigen Termins
  • Sehen Sie die Verfügbarkeit in Echtzeit

Welche Informationen werden bereitgestellt?

An sich scheint die Verbindung sehr einfach zu sein. Das ist es auch für den Anfang. Allerdings gibt es in der Verbindung schöne Möglichkeiten, mehr aus der Agenda herauszuholen.

Grundsätzlich können alle Objekt-, Kunden- und Reservierungsfelder entweder im Titel (Subject) oder in der Beschreibung (Body) verwendet werden. Dies bedeutet, dass in der Kopplungsplattform eine Kombination von Feldern verwendet werden kann. i-Reserve kann alle Arten von benutzerdefinierten Feldern haben, die zu einem logischen Titel kombiniert werden können. Eventuell mit Abkürzungen und Formatierungen.

Wie kann man Outlook mit dem Reservierungssystem verknüpfen?

Nachdem wir nun die Vorteile und Möglichkeiten der Verknüpfung von Outlook mit dem Reservierungssystem besprochen haben, schauen wir uns an, wie das geht.

Die Verbindung zwischen dem Reservierungssystem und Outlook ist bidirektional. Das bedeutet, dass Daten in beide Richtungen gesendet werden können. Das ist einfach nicht zwingend. Oft reicht es aus, mit einer einzigen Richtung zu arbeiten. Wurde eine Reservierung vorgenommen? Erstellen Sie einen Tagesordnungspunkt. Punkt.

Es kann aber auch sein, dass Änderungen vorgenommen werden müssen. Oder dass ein Tagesordnungspunkt vom Benutzer aus der Tagesordnung auf einen anderen Zeitpunkt gezogen wird. Ist es dann beabsichtigt, dass sich die Reservierung „mit Ihnen bewegt“? Dies ist auch mit i-Reserve möglich. Durch die Verwendung der Kalender-ID in der externen ID in der Reservierung verknüpfen wir das Kalenderelement mit der Reservierung. Ein Flow hat dann einen zusätzlichen Schritt. Ein Beispiel:


Was ist verlinkt?

Damit beide Systeme gut zusammenarbeiten, tauschen sie Daten aus. Welche Daten übermittelt werden, können Sie der unten stehenden Tabelle entnehmen.

i-Reserve Richtung Ausblick
Datum/Uhrzeit von Startzeit
Datum/Uhrzeit bis Endzeit
Objektfelder Betreff/Text
Kundenfelder Betreff/Text
Reservierungsfelder Betreff/Text
Externe ID Kalender-ID

Wissen Sie mehr?

Die Verknüpfung von Outlook mit dem i-Reserve Reservierungssystem ist eine hervorragende Möglichkeit, die Effizienz zu steigern und Doppelbuchungen zu verhindern. Möchten Sie mehr über die Outlook-Anbindung erfahren oder unser Reservierungssystem 30 Tage lang testen ? Kontaktiere uns.

Gibt es zusätzliche Optionen?

Teilnehmer

In Outlook heißt dies „requiredAttendees“. Eine durch Semikolons getrennte Liste von E-Mails.

Standorte

Ein geografischer Standort. Kann in der MS Flow-Plattform eingestellt werden.

Erinnerung & Wird erinnert am

Über diese Felder ist es möglich, einige Minuten vor dem Termin eine Erinnerung zu versenden.