Das Papier an der Wand: Zertifikate und Diplome automatisieren
Der letzte Kurstag ist vorbei. Die Teilnehmer haben ihre Abschlussarbeiten eingereicht, die Bewertungen sind positiv, und alle fahren zufrieden nach Hause. Zeit für Sie, sich auch zu entspannen? Leider nicht. Sie dürfen sich an den Computer setzen. Denn die versprochenen Zertifikate schreiben sich ja nicht von selbst. Oder etwa doch?
Für viele Trainer und Kursanbieter ist der Abschluss eines Trainingskurses eine administrative Enttäuschung. Man hat wochenlang Zeit und Mühe in die Teilnehmer investiert, doch der letzte Schritt, die Abschlussfeier, besteht oft nur noch darin, Namen in eine Word-Datei einzugeben, sie auf teures Papier zu drucken, zu unterschreiben und die Umschläge zu verschließen.
Das ist Zeitverschwendung und zudem fehleranfällig. Ein einziger Tippfehler im Nachnamen eines Schülers, und man muss von vorne anfangen.
Wussten Sie, dass Sie diesen gesamten Prozess in i-Reservedigitalisieren können? Genau wie Sie Rechnungen und Bestätigungen automatisieren, können Sie auch die begehrten Originalbelege direkt aus Ihrem System ausdrucken lassen.
Von manueller Arbeit zum Autopiloten
Das Prinzip ist einfach: Die für ein Diplom benötigten Daten sind bereits in Ihrem System vorhanden. Sie wissen, wer der Student ist, welche Ausbildung er absolviert hat und wann. Warum sollten Sie diese Daten manuell in ein anderes Programm übertragen?
In i-Reserve können Sie PDF-Vorlagen erstellen, die diese Arbeit für Sie erledigen. Stellen Sie sich das wie eine digitale Vorlage mit Ihrem Logo, Ihrer Corporate Identity und Ihrer Unterschrift vor. Anstelle von festem Text verwenden Sie intelligente Variablen, um die gewünschten Daten einzufügen.
Wie soll das gehen?
Man erstellt einmalig ein ansprechendes Design. Anschließend teilt man dem System mithilfe von Variablen mit, was wohin gehören soll:
- Zum Beispiel geben Sie anstelle des Namens {participants.FULLNAME} ein.
- Verwenden Sie für den Kursnamen {event attribute=name}.
- Wählen Sie für das Datum die Variable für das Kursende oder das heutige Datum ({DATE_CURRENT}).
Sobald Sie oder das System das Signal geben, füllt i-Reserve die Lücken automatisch aus. Das Ergebnis? Ein elegantes, personalisiertes Zertifikat für jeden Teilnehmer – ganz ohne Eingabe eines einzigen Buchstabens.
Direkt in den Posteingang (solange der Erfolg noch frisch ist)
Das Diplom ist das i-Tüpfelchen. Der Zeitpunkt des Erhalts ist entscheidend. Muss ein Student drei Wochen auf die Post warten, ist die anfängliche Euphorie schon etwas verflogen.
Mit i-Reserve versenden Sie das Zertifikat zum optimalen Zeitpunkt.
Sie können einen Workflow einrichten, bei dem das System automatisch eine E-Mail versendet, sobald ein Teilnehmer den Status „Bestanden“ oder „Kurs abgeschlossen“ erhält. Das personalisierte PDF-Zertifikat wird sofort angehängt.
Während der Student noch im Zug nach Hause sitzt, erhält er die Teilnahmebescheinigung per E-Mail. Er kann sie sofort speichern, an seinen Arbeitgeber weiterleiten oder auf LinkedIn teilen. Genau diesen modernen Service erwarten die Leute heutzutage.
Warum sollte man das wollen?
Abgesehen davon, dass es einfach richtig cool aussieht, wenn Ihr Prozess so reibungslos abläuft, bietet es Ihnen auch konkrete Vorteile:
- Sie sparen Geld: Berechnen Sie Ihre jährlichen Ausgaben für dickes Spezialpapier, Tintenpatronen, Umschläge und Briefmarken. Der digitale Versand kostet nichts extra. Wenn der Student das Dokument dennoch an die Wand hängen möchte, kann er die PDF-Datei selbst ausdrucken (oder ausdrucken lassen).
- Fehlerfreies Arbeiten: Der Name auf dem Zertifikat entspricht exakt dem Namen, den der Student bei der Anmeldung angegeben hat. Keine Diskussionen mehr über Rechtschreibfehler oder falsche Präfixe, die beim manuellen Abtippen entstanden sind.
- Weniger Verwaltungsaufwand: Das ist vielleicht der wichtigste Punkt. Sie sind Trainer, kein Dateneingabespezialist. Durch die Automatisierung dieses Prozesses gewinnen Sie Zeit, um Ihre Lehrmaterialien zu verbessern oder neue Teilnehmer zu gewinnen.
Mehr als nur Diplome
Die Technologie hinter diesem PDF-Generator beschränkt sich nicht auf Diplome. Denken Sie darüber hinaus.
- Anwesenheitslisten: Mit einem Klick eine Anwesenheitsliste für den Lehrer ausdrucken.
- Arbeitsmappen: Vor dem Training wird automatisch ein personalisiertes Arbeitsblatt versendet.
- Namensschilder: Erstellen Sie Namensschilder, die Sie einfach ausdrucken und in eine Hülle schieben können.
Sie liefern den Inhalt, wir die Unterlagen
Bei Schulungen geht es um Menschen. Es geht um Interaktion, Wachstum und Weiterentwicklung. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand ist ein notwendiges Übel. i-Reserve übernimmt diesen „Übel“ gerne für Sie, damit Sie sich auf das „Gute“ konzentrieren können. Schluss mit dem Kopieren und Einfügen in Word! Lassen Sie Ihr System die Arbeit erledigen.
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