Wer hat die Leitung? Verbinden Sie Trainer nahtlos mit Ihren Kursangeboten

Da ist deine Planung dahin. Und da ist dein Frieden dahin.

Die Abstimmung von Kursangebot und -nachfrage ist eine komplexe Angelegenheit. Es geht nicht nur um verfügbare Räumlichkeiten (den Kursraum), sondern auch um verfügbare Trainer. Und während ein Kursraum geduldig auf seine Nutzung wartet, können Trainer Urlaubstage, Arzttermine oder andere Termine haben.

Nutzen Sie immer noch Excel-Tabellen oder separate Kalender für Ihre Kursverwaltung? Dann besteht ein hohes Risiko für Doppelbuchungen. i-Reserve löst dieses Problem, indem es Ihre Trainer genauso intelligent verwaltet wie Ihre Kursräume. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Dozenten nahtlos mit Ihren Kursangeboten verbinden.

Menschen sind auch „Ressourcen“

In i-Reserve sprechen wir oft von „Ressourcen“. Das mag etwas technisch und ungesellig klingen, wenn man über seine Lieblingslehrer spricht, aber es ist die Grundlage für einen soliden Stundenplan.

Eine Ressource ist im Wesentlichen alles, was man benötigt, um eine Buchung zu ermöglichen. Das kann ein Tennisplatz, ein Projektor, ein Besprechungsraum oder sogar eine Person sein.

Indem Sie Ihre Trainer im System als „Mitarbeiter“ anlegen, geben Sie ihnen eine eigene Identität im Stundenplan. Sie erfassen sie mit Vor- und Nachnamen und können sie anschließend – was besonders wichtig ist – mit Aktivitäten verknüpfen.

Dies ist der Ausgangspunkt der Logik. Das System weiß nun: Für den Kurs „Buchhaltung für Anfänger“ benötige ich nicht nur „Raum 3“, sondern auch „Lehrer Peters“.

Echtzeitsteuerung: Der Editor Ihres Zeitplans

Wie lässt sich verhindern, dass „Lehrer Peters“ doppelt eingeplant wird? Ganz einfach: Das System überwacht Ihren Fortschritt.

Wenn Sie einen neuen Kurs planen und im Mitarbeiterbereich einen Mitarbeiter auswählen, führt i-Reserve sofort im Hintergrund eine Verfügbarkeitsprüfung durch.

• Ist der Lehrer zu diesem Zeitpunkt bereits für eine andere Unterrichtsstunde eingeplant?
• Hat der Lehrer Urlaub beantragt?
• Findet es außerhalb seiner/ihrer Arbeitszeit statt?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, erhalten Sie umgehend eine Benachrichtigung. Das System schützt Sie vor sich selbst. Sie können die Buchung erst bestätigen, wenn sowohl der Veranstaltungsort als auch der Trainer ihr Einverständnis geben. Das gibt Ihnen Sicherheit. Sie müssen nicht mehr manuell drei verschiedene Outlook-Kalender durchsuchen oder hoffen, sich richtig erinnert zu haben.

Massenaktionen: Beschleunigen

Haben Sie eine zehnwöchige Kursreihe? Dann möchten Sie sicher nicht zehnmal denselben Dozenten manuell auswählen. Mit der Funktion „Massenplanung“ können Sie die gesamte Kursreihe auf einmal auswählen und den jeweiligen Dozenten zuweisen. Das System prüft dann automatisch die Verfügbarkeit für alle zehn Termine.

Schluss mit dem Verantwortungsschieben: Lasst die Trainer es selbst in die Hand nehmen

Als Planer sind Sie oft der Informationskanal. „Haben Sie am Dienstag Zeit?“, „Nein, da muss ich zum Zahnarzt.“ „Okay, und am Mittwoch?“.

Das ganze E-Mailen und Telefonieren kostet enorm viel Zeit. Warum nicht den Spieß umdrehen?

In i-Reserve können Sie die Ressource (den Trainer) mit einem Benutzerkonto verknüpfen. Dadurch erhalten Ihre Lehrkräfte und Trainer Zugriff auf einen separaten Bereich des Systems.

Dies hat zwei wesentliche Vorteile:

1. Sie verwalten ihre eigene Verfügbarkeit

Die Trainer können sich selbst einloggen und angeben, wann sie arbeiten können und wann nicht.

• Der Freelancer: Arbeitet häufig auf Stundenbasis. Er kann im System genau angeben, zu welchen Tageszeiten er für Sie verfügbar ist.
• Der Vollzeitmitarbeiter: Er ist fest für Sie angestellt, nimmt aber auch Urlaub. Er trägt seine Abwesenheit einfach in die Urlaubs- oder Abwesenheitszeiten ein.

Das wird sich sofort in Ihrem Terminkalender widerspiegeln. Wenn ein Trainer im Terminkalender „rot“ markiert ist, wissen Sie, dass Sie ihn nicht anrufen müssen.

2. Sie sehen ihren eigenen Zeitplan

„Wo sollte ich morgen sein?“ Diese Frage muss Ihr Trainer Ihnen nicht mehr stellen. Er loggt sich ein und sieht seinen persönlichen Zeitplan mit Ort und Zeit. So sind alle immer auf dem neuesten Stand, ohne dass Sie täglich Terminpläne per E-Mail verschicken müssen.

Visuelle Übersicht

Manchmal möchte man einfach auf einen Blick sehen, wie es läuft. Im i-Reserve -Plan können Sie jedem Mitarbeiter eine Farbe zuweisen.

In der Monatsübersicht sehen Sie auf einen Blick:

• Blau ist Lehrer Jan.
• Green ist Lehrerin Els.
• Die graue Fläche ist noch nicht ausgefüllt.

Man kann sofort erkennen, wo die Lücken liegen und ob die Arbeitslast gerecht verteilt ist.

Ihr habt die Strategie, wir haben das Rätsel

Die Planung von Kursen und Schulungen ist ein menschlicher Prozess. Sie müssen sicherstellen, dass die Gruppe und der Dozent optimal zusammenpassen. Genau hier liegt Ihre Expertise. Die Überprüfung, ob der Dozent bereits in einem anderen Kursraum eingesetzt ist, ist eine mathematische Aufgabe. Auch hier liegt unsere Expertise.

Indem Sie Ihre Trainer als Ressourcen in Ihr System einbinden, minimieren Sie das Fehlerrisiko in Ihren Abläufen. Sie vermeiden Doppelbuchungen, unangenehme Anrufe bei den Teilnehmern und Stress am Arbeitsplatz.

Das Planungsrätsel ist gelöst?

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