Von Weihnachtsfeiern bis zu Betriebsausflügen: So automatisieren Sie die Rechnungsstellung für Bowling-Unternehmen in Unternehmen

Dann setzt der Kater oft schon ein, bevor die Feier überhaupt vorbei ist. Denn Geschäftskunden zahlen nicht einfach schnell mit Karte oder Debitkarte. Sie wollen eine ordentliche Rechnung. Ausgestellt auf den Namen der Holdinggesellschaft. Mit der korrekten Kostenstellennummer. Und bitte senden Sie diese per E-Mail an die Buchhaltung, nicht an die Person, die den Platz gebucht hat.

Geschäftsbuchungen sind unschätzbar wertvoll, aber oft mit erheblichem Verwaltungsaufwand verbunden. Besonders dann, wenn man alles manuell vom Reservierungssystem in Word oder die Buchhaltungssoftware übertragen muss. Ein einziger Tippfehler bei der IBAN oder dem Betrag, und schon muss man dem Geld hinterherlaufen.

Es geht viel einfacher. Mit dem Rechnungsmodul in i-Reserve automatisieren Sie den Papierkram für Ihr Bowlingcenter. So haben Sie mehr Zeit für Ihre Gäste, während das Reservierungssystem die Formalitäten erledigt.

1. Lose Notizen entfernen: Firmen in Ihrem System

Die Grundlage für eine reibungslose Organisation ist, zu wissen, mit wem man es zu tun hat. Oft bucht „John aus der Personalabteilung“ den Ausflug, die Rechnung muss aber an „Großunternehmen BV“ gehen. In einem Standardkalender lassen sich diese beiden Angaben nur schwer trennen.

In i-Reserve können Sie dies systematisch angehen. Sie können Unternehmen als übergeordnete Kategorie über Ihren Kontakten anlegen.

• Sie geben die Stammdaten des Unternehmens einmalig ein: Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die genaue Rechnungsadresse.
• Dann verknüpfen Sie die Kontaktperson (Jan) mit diesem Unternehmen.

Der große Vorteil? Wenn Jan das nächste Mal zu einem Sommertreffen einlädt, weiß das System sofort, dass die Rechnung ans Büro geschickt werden muss. Sie können sogar die Weiterleitung einrichten: Die Reservierungsbestätigung geht an Jan, die Rechnung automatisch an inschrijvingen@groteonderneming.nl. Keine Verwirrung, keine doppelte Dateneingabe.

2. Von der Reservierung zur Rechnung mit einem Klick

Sie sind Unternehmer, kein Schreibkraft. Warum sollten Sie die Informationen, die bereits in Ihrer Reservierung enthalten sind (Datum, Anzahl der Gänge, Pakete, Snacks), erneut in ein Rechnungsprogramm eingeben?

In i-Reserve ist die Reservierung die Datenquelle. Mit einem einzigen Klick generiert das System eine Rechnung basierend auf den gebuchten Artikeln.

• Entwurfsphase: Das System erstellt zunächst einen Rechnungsentwurf. Sie können diesen in Ruhe prüfen. Möchten Sie noch eine Runde Getränke hinzufügen? Kein Problem.
• Abschließend: Stimmt alles? Dann schließen Sie die Rechnung ab. Das System vergibt automatisch eine eindeutige Rechnungsnummer (wichtig für die Finanzbehörden) und sendet die Rechnung direkt als PDF an den Kunden.

Sie können diesen Prozess sogar mithilfe von Auslösern automatisieren. Sobald eine Reservierung beispielsweise den Status „Abgeschlossen“ erreicht, wird die Rechnung automatisch erstellt und versendet. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.

3. Vorher, nachher oder in Teilen: Sie entscheiden

Firmengruppen können unberechenbar sein. „Können wir die Platzmiete im Voraus bezahlen und die Getränke später abrechnen?“ Oder: „Wir möchten eine Anzahlung von 50 % leisten.“

Manuell ist das ein mathematisches Rätsel. In i-Reserve ist es eine Standardfunktion.

• Teilrechnungen: Sie können eine Rechnung ganz einfach aufteilen. Senden Sie jetzt eine Rechnung für die Anzahlung. Das System merkt sich den noch ausstehenden Betrag und bereitet ihn für die Endrechnung nach dem Ausflug vor.
• Sammelrechnungen: Haben Sie einen Firmenwettbewerb, bei dem die gleichen Mitarbeiter jeden Dienstagabend bowlen gehen? Schicken Sie ihnen nicht für jeden Abend eine separate Rechnung (das nervt die Mitarbeiter nur), sondern fassen Sie die Rechnungsentwürfe zusammen. Am Monatsende senden Sie dann eine übersichtliche Sammelrechnung mit allen Spielterminen. Das spart Ihren Mitarbeitern Buchhaltungsaufwand und Ihnen Transaktionskosten.

Tipp: Beginnen Sie mit dem Angebot.
Bei größeren Firmenveranstaltungen, wie z. B. einem 8-Gänge-Menü mit reichhaltigem Buffet, wird oft vorab ein Angebot erstellt. Wussten Sie, dass Sie dies auch in i-Reserve ? Mit dem Bestellmodul senden Sie zunächst ein professionelles Angebot. Stimmt der Kunde zu? Dann wandeln Sie die Bestellung mit einem Klick in eine Reservierung und anschließend in eine Rechnung um. Die Daten werden durch den gesamten Prozess begleitet. So stellen Sie sicher, dass Sie von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Zahlung professionell auftreten.

4. Der Buchhalter ist wieder glücklich (Export)

Das Versenden einer Rechnung ist der erste Schritt. Diese Rechnung muss aber auch in Ihr Buchhaltungssystem eingegeben werden. Wenn Sie am Monatsende trotzdem alle PDFs erneut in Exact oder Twinfield eingeben müssen, verlieren Sie unnötig Zeit.

i-Reserve lässt sich nahtlos in die meisten gängigen Buchhaltungsprogramme integrieren, darunter Exact (Globe & Online), Twinfield, Snelstart, AFAS, Visma und Moneybird. Mit dem Exportmodul können Sie Finanzdaten direkt in Ihre Hauptbuchkonten übertragen.

• Die Einnahmen der Bowlingbahn werden ordentlich dem Konto „Gerichtseinnahmen“ gutgeschrieben.
• Die Bitterballen gehen an die Kategorie „Hospitality Turnover“.
• Die Mehrwertsteuer ist korrekt aufgeteilt.

Das Ergebnis? Ihre Verwaltung ist stets auf dem neuesten Stand, Ihre Bilanz korrekt und Ihr Buchhalter muss weniger Korrekturen vornehmen. Das spart Buchhaltungskosten.

Sie sorgen für die Gastfreundschaft, wir für die Logik

Die Ausrichtung von Firmenveranstaltungen ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Sie müssen für Atmosphäre, Service und Qualität sorgen. Genau das ist Ihre Stärke. Überlassen Sie den administrativen Aufwand einer dafür entwickelten Software.

Die Automatisierung Ihrer Rechnungsstellung vermittelt ein professionelles Image. Ihre Kunden erhalten korrekte Rechnungen zum richtigen Zeitpunkt, und Sie werden schneller bezahlt. So wird der arbeitsreiche Dezember nicht nur umsatztechnisch angenehm, sondern auch stressfrei.

Haben Sie es satt, Rechnungen manuell abzutippen?

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