Syn

Vi behöver nog inte förklara vad Microsoft Outlook är, eftersom det är ett av de mest använda kalendersystemen i världen. Det är också en del av Office 365. Genom i-Reserve i Outlook till en valfri kalender, till exempel kalendern för reception, utbildare, mötesrum eller båtar , öppnas alla möjliga möjligheter.

Hur fungerar det?

Kunder som har gjort en bokning får vanligtvis ett kalenderobjekt via e-post, som de kan lägga till i sina kalendrar direkt. Du ser naturligtvis bokningen direkt i bokningssystemet . Men vill du också att bokningen ska visas i en Outlook-kalender? Inga problem med en Outlook-integration från i-Reserve .

När du har skapat anslutningen och en reservation har gjorts läggs den automatiskt till i en vald kalender. Om det sker en ändring i reservationen skickar i-Reserve automatiskt meddelanden till Outlook och uppdaterar kalenderposten. På så sätt är du och ditt team alltid uppdaterade!

De flesta användare och/eller anställda har en kalender på sin telefon och blir påminda om möten på det sättet. Den här integrationen låter dig lägga till kalenderposter för användare, till exempel en utbildare som kurser eller en receptionsdisk på en plats som hyr ut rum. Det fina med detta är att de också kan se sin tillgänglighet direkt i kalendern. På så sätt har de alltid tillgång till sitt schema, även när de är på språng.

Fördelar med Outlook-integrationen

Denna integration erbjuder många möjligheter och gör det mycket enklare att arbeta med i-Reserve . Vi vill ge en översikt över några av fördelarna med att integrera i-Reserve bokningssystem med Outlook. Genom att integrera bokningssystemet med Outlook kan du:

• Spåra bokningar och bokningar automatiskt
• Oroa dig aldrig mer för att dubbelboka eller glömma ett viktigt möte
• Se tillgänglighet i realtid

Vilken information tillhandahålls?

Integrationen verkar enkel nog, och det är ett bra sätt att komma igång. Den erbjuder dock några intressanta möjligheter att få ut mer av din kalender.

I princip kan alla objekt-, kund- och reservationsfält användas antingen i titeln (ämne) eller beskrivningen (text). Detta möjliggör en kombination av fält inom integrationsplattformen. i-Reserve kan inkludera alla typer av anpassade fält, som kan kombineras till en logisk titel. Detta kan göras med förkortningar och formatering.

Hur man ansluter Outlook till bokningssystemet

Nu när vi har diskuterat fördelarna och möjligheterna med att ansluta Outlook till bokningssystemet, låt oss titta på hur man gör det.

Bokningssystemets anslutning till Outlook är dubbelriktad. Det betyder att data kan skickas i båda riktningarna. Detta är dock inte obligatoriskt. En enkelriktad anslutning är ofta tillräcklig. Har en bokning gjorts? Skapa en kalenderpost. Punkt slut.

Men det är också möjligt att ändringar behöver göras. Eller att en kalenderpost dras från kalendern av användaren till en annan tid. Ska reservationen "flyttas vidare" i så fall? Detta är också möjligt med i-Reserve. Genom att använda kalender-ID:t i det externa ID:t i reservationen länkar vi kalenderposten till reservationen. Ett flöde har då ett extra steg. Ett exempel:

Vad länkas?

För att säkerställa att båda systemen fungerar bra tillsammans utbyter de data. Data som skickas kan ses i tabellen nedan.

Vet du mer?

Att integrera Outlook med i-Reserve bokningssystem är ett utmärkt sätt att öka effektiviteten och förhindra dubbelbokningar. Vill du veta mer om Outlook-integrationen eller prova vårt bokningssystem i 30 dagar ? Kontakta oss.