Det "våta" pappersarbetet: automatisera dina hyresavtal och villkor

Det är en scen som ingen hyresvärd tycker om. Ingen vill behöva vada igenom långa juridiska dokument vid vattenbrynet eller i en fullsatt reception. Det saktar ner dagen och börjar upplevelsen med en administrativ besvikelse.

Ändå är den underskriften avgörande. Du hyr ut värdefull utrustning och du måste täcka dina skulder. Men vem säger att du måste vänta tills klienten redan står precis framför dig för att skriva under?

Med i-Reserve flyttar du pappersarbetet från våtdockan till kundens torra vardagsrum. Genom att intelligent koppla ditt bokningssystem till digitala signeringsverktyg är kontraktet redan signerat innan motorn startar.

Rita bekvämt från din fåtölj

Varför vänta? Kunden har bokat och betalat online. Det här är den perfekta tiden att slutföra de juridiska frågorna.

Genom att integrera med SignRequest (till exempel via Zapier) kan du automatisera den här processen helt. Det fungerar som en stafettpinne som systemet automatiskt skickar vidare:

• Utlösaren: Kunden gör en bokning. i-Reserve tilldelar bokningsstatus, till exempel "Väntar på underskrift".
• Åtgärd: Systemet skickar automatiskt rätt hyresavtal till kunden via e-post via länken.
• Signeringen: Kunden öppnar e-postmeddelandet hemma på sin telefon eller laptop, läser villkoren noggrant och signerar digitalt.

Ingen mer hastig hantering vid utfärdandetillfället. Kunden vet exakt vad de skriver under för, och du har ett mycket starkare juridiskt argument än med en hastigt nedklottrad lapp på ett regndränkt formulär.

Den gröna kontrollen: Kontroll i korthet

Som hyresvärd vill du inte behöva manuellt kontrollera om Jantje och Pietje redan har svarat på deras e-postmeddelanden. Du vill direkt se i din instrumentpanel vem som är "klar". Det fina med denna automatisering är feedbacken. Så snart kunden klickar på "Signera" i SignRequest får i-Reserve en avisering. Systemet ändrar automatiskt bokningsstatusen. Till exempel från "Utkast" till "Slutgiltig" eller "Signerad".

Lämnar du ut båtarna på morgonen? Sedan kollar du din surfplatta. Ser du en grön bock eller rätt status? Då vet du: kontraktet är i kraft, depositionen är betald. Här är nyckeln, njut!

Allt i en digital fil

Och vart tar det där undertecknade kontraktet vägen? Det brukade försvinna ner i en stor pärm (eller ännu värre: en skokartong) under disken. Om man någonsin behövde det för ett försäkringsärende var det som att leta efter en nål i en höstack.

I det automatiserade arbetsflödet skickas det signerade PDF-dokumentet direkt tillbaka till i-Reserve. Det sparas som en bilaga till den specifika reservationen.

Har du en tvist om skador ett år senare? Öppna bara bokningen från arkivet, klicka på fliken "Dokument" så hittar du det undertecknade avtalet. Säkert, tydligt och alltid nära till hands.

Alternativ: bara en snygg PDF

Behöver du inte tung juridisk programvara för digitala signaturer, men vill ändå undvika utskrift? Då kan du också använda de inbyggda PDF-mallarna i i-Reserve .

Du kan ställa in en PDF som genereras automatiskt med bekräftelsemejlet, innehållande hyresvillkor och bokningsuppgifter. Detta kanske inte är en "digital signatur" i ordets striktaste bemärkelse, men det ger en skriftlig bekräftelse på att villkoren har skickats och godkänts vid bokning. För många mindre hyresvärdar är detta en betydande förbättring jämfört med pappersarbetet.

Du tar hand om upplevelsen, vi tar hand om administrationen

Att hyra handlar om förtroende, men också om säkerhet. Man vill skydda sina ägodelar utan att behöva vifta med blanketter som en polis.

Genom att digitalisera avtalsprocessen:

• Spara tid: Utfärdandet går dubbelt så snabbt.
• Öka din service: Kunden behöver inte vänta.
• Minska dina risker: Filerna är alltid kompletta och läsbara.

På så sätt blir även den tråkigaste delen av ditt jobb – det finstilta – en smidig del av kundresan.

Klar med de där våta formerna?

Nyfiken på hur man konfigurerar ett sådant digitalt arbetsflöde för ditt uthyrningsföretag? Eller vill du först se hur man förbereder kontrakt som PDF-mallar? Prova i-Reserve gratis i 30 dagar nu . Upptäck själv hur tryggt det är att ha ordning på sina register innan kunden anländer.