Vem bestämmer? Koppla utbildare sömlöst till dina kurserbjudanden

Där försvinner din planering. Och där försvinner din frid.

Att matcha utbud och efterfrågan på kurser är ett komplext pussel. Man har inte bara att göra med tillgängligt utrymme (klassrummet), utan också med en tillgänglig person (utbildaren). Och medan ett klassrum tålmodigt väntar på att bli använt kan folk ha semesterdagar, läkarbesök eller kanske redan bokade tider hos en annan klient.

Använder du fortfarande Excel-ark eller separata kalendrar för att hantera detta? Då finns det en god chans att det blir dubbelbokningar. i-Reserve löser detta pussel åt dig genom att hantera utbildare lika intelligent som dina klassrum. I den här artikeln förklarar vi hur du sömlöst kopplar samman instruktörer med dina kurserbjudanden.

Människor är också 'resurser'

I i-Reserve pratar vi ofta om "Resurser". Det kanske låter lite tekniskt och osociellt när man pratar om sina favoritlärare, men det är grunden för ett gediget schema.

En resurs är i princip allt du behöver för att möjliggöra en bokning. Det kan vara en tennisbana, en projektor, ett mötesrum eller till och med en person.

Genom att skapa dina utbildare i systemet som en "Personal"-resurs ger du dem en egen identitet i schemat. Du anger dem med deras för- och efternamn och, viktigast av allt, kan du sedan koppla dem till aktiviteter.

Detta är utgångspunkten för logiken. Systemet vet nu: för kursen "Redovisning för nybörjare" behöver jag inte bara "Rum 3" utan även "Lärare Peters".

Kontroll i realtid: redigeraren för ditt schema

Hur förhindrar man att "Lärare Peters" blir dubbelschemalagd? Enkelt: systemet övervakar dina framsteg.

När du schemalägger en ny kurs och väljer en anställd i personalsektionen utför i-Reserve omedelbart en tillgänglighetskontroll i bakgrunden.

• Är läraren redan schemalagd för en annan lektion vid den tiden?
• Har läraren begärt ledighet?
• Är det utanför hans eller hennes arbetstid?

Om svaret på någon av dessa frågor är "ja" får du ett omedelbart meddelande. Systemet skyddar dig från dig själv. Du kan bara bekräfta bokningen om både lokalen och utbildaren ger grönt ljus. Detta ger dig sinnesro. Du behöver inte längre manuellt gå igenom tre olika Outlook-kalendrar eller hoppas att du har kommit ihåg rätt.

Massåtgärder: Snabba upp

Har du en tioveckors kursserie? Då vill du inte manuellt välja samma lärare tio gånger. Med funktionen för massschemaläggning kan du välja hela kursserien samtidigt och tilldela den ordinarie läraren. Systemet kontrollerar sedan tillgängligheten för alla tio datum samtidigt.

Slut på att skylla över ansvaret: låt tränarna göra det själva

Som planerare är du ofta informationskällan. "Är du tillgänglig på tisdag?", "Nej, jag måste gå till tandläkaren då," "Okej, och onsdag?".

Allt det där mejlandet och samtalen tar upp massor av tid. Varför inte vända på det?

I i-Reserve kan du länka resursen (utbildaren) till ett användarkonto. Detta ger dina lärare och utbildare tillgång till en separat del av systemet.

Detta har två stora fördelar:

1. De hanterar sin egen tillgänglighet

Tränare kan själva logga in och ange när de kan och inte kan arbeta.

• Frilansaren: Arbetar ofta på timbasis. De kan ange i systemet exakt vilka tider på dygnet de är tillgängliga för dig.
• Heltidsanställd: Jobbar tillsvidare för dig, men tar även ut semester. Han loggar helt enkelt sin ledighet eller frånvaro.

Du kommer att se detta direkt i ditt schema. Om en tränare är "röd" i schemat vet du att du inte behöver ringa hen.

2. De ser sitt eget schema

"Var skulle jag vara imorgon?" En tränare behöver inte längre fråga dig det. De loggar in och ser sitt personliga schema, inklusive platser och tider. Alla hålls uppdaterade, utan att du behöver mejla scheman varje dag.

Visuell översikt

Ibland vill man bara se med en snabb blick hur det går. I i-Reserve -schemat kan man använda färger för varje anställd.

I månadsöversikten kan du direkt se:

• Blå är lärare Jan.
• Green är lärare Els.
• Gray har ännu inte fyllts i.

Du kan direkt se var luckorna finns och om arbetsbelastningen är rättvist fördelad.

Du har strategin, vi har pusslet

Att planera kurser och utbildningar är en mänsklig process. Du måste säkerställa rätt matchning mellan grupp och instruktör. Det är där din expertis ligger. Att kontrollera om instruktören redan är i ett annat klassrum är en matematisk övning. Det är där vår expertis ligger.

Genom att integrera era utbildare som resurser i ert system eliminerar ni risken för fel i er process. Ni undviker dubbelbokningar, pinsamma telefonsamtal till praktikanter och stress på arbetsplatsen.

Klar med planeringspusslet?

Vill du se hur i-Reserve kan göra din schemaläggning idiotsäker? Sluta gissa och börja förstå. Prova i-Reserve bokningssystem gratis i 30 dagar . Koppla din första tränare och upplev sinnesroen i ett system som tänker med dig.