Pappret på väggen: Automatisera certifikat och diplom
Sista kursdagen är över. Deltagarna har lämnat in sina slutuppgifter, utvärderingarna är positiva och alla går hem och känner sig bra. Dags för dig att koppla av också? Tyvärr inte. Du får sitta bakom datorn. För de där utlovade intygen skriver ju inte sig själva. Eller gör de det?
För många utbildare och kursleverantörer är det en administrativ besvikelse att genomföra en utbildning. Ni har investerat veckor av energi i era elever, men det sista steget, examensceremonin, handlar ofta om att skriva in namn i en Word-fil, skriva ut dem på dyrt papper, signera dem och försluta kuverten.
Det är slöseri med tid och dessutom benäget för fel. Ett stavfel i en students efternamn och du måste börja om.
Visste du att du kan digitalisera hela den här processen i i-Reserve? Precis som du automatiserar fakturor och bekräftelser kan du också få det där eftertraktade "papperet på väggen" utskrivet direkt från ditt system.
Från manuellt arbete till autopilot
Principen är enkel: de uppgifter du behöver för ett examensbevis finns redan i ditt system. Du vet vem studenten är, vilken utbildning de slutförde och datumet. Varför skulle du manuellt överföra den informationen till ett annat program?
I i-Reserve kan du skapa PDF-mallar som gör detta arbete åt dig. Tänk på det som en digital mall med din egen logotyp, företagsidentitet och signatur. Istället för fast text använder du smarta variabler där specifik data behöver visas.
Hur fungerar det?
Du skapar en vacker design en gång. Sedan talar du om för systemet vad som ska vara var med hjälp av variabler:
- Till exempel, istället för namnet skriver du {deltagare.FULLNAME}.
- För kursnamnet, använd {event attribute=name}.
- Och för datumet, välj variabeln för kursens slutdatum eller dagens datum ({DATE_CURRENT}).
Så snart du, eller systemet, ger signal fyller i-Reserve i luckorna. Resultatet? Ett elegant, personligt certifikat för varje deltagare, utan att du behöver skriva en enda bokstav.
Direkt till inkorgen (medan framgången fortfarande är färsk)
Ett diplom är grädden på moset. Tidpunkten för mottagandet är avgörande. Om en student måste vänta tre veckor på brevbäraren har euforin redan lagt sig lite.
Med i-Reserve skickar du intyget i bästa fall.
Du kan konfigurera ett arbetsflöde där systemet automatiskt skickar ett e-postmeddelande varje gång en deltagare får statusen "Godkänd" eller "Kurs avslutad". Det personliga PDF-certifikatet bifogas omedelbart.
Medan studenten fortfarande är på tåget hem anländer deltagarintyget till deras inkorg. De kan spara det direkt, vidarebefordra det till sin arbetsgivare eller dela det på LinkedIn. Det är den typen av modern service som människor förväntar sig nuförtiden.
Varför skulle du vilja ha detta?
Förutom att det helt enkelt ser riktigt coolt ut när din process löper så smidigt, ger det dig också konkreta fördelar:
- Du sparar pengar: Beräkna dina årliga utgifter för tjockt specialpapper, bläckpatroner, kuvert och frimärken. Att skicka digitalt kostar inget extra. Om studenten fortfarande vill hänga upp den på väggen kan hen skriva ut PDF-filen själv (eller få den tryckt).
- Felfritt arbete: Namnet på certifikatet är exakt det namn som studenten angav vid registreringen. Inga fler diskussioner om stavfel eller felaktiga prefix som uppstod vid manuell omskrivning.
- Mindre administrativt krångel: Detta är kanske det viktigaste. Du är en utbildare, inte en datainmatningsspecialist. Genom att automatisera den här processen frigör du tid för att förbättra ditt undervisningsmaterial eller rekrytera nya elever.
Mer än bara diplom
Tekniken bakom den här PDF-generatorn är inte begränsad till examensbevis. Tänk bortom det.
- Närvarolistor: Skriv ut en närvarolista för läraren med ett klick.
- Arbetsböcker: Skicka automatiskt ett personligt arbetsblad före utbildningen.
- Märken: Skapa namnmärken som du enkelt skriver ut och skjuter in i ett fodral.
Du tillhandahåller innehållet, vi tillhandahåller pappersarbetet
Utbildning handlar om människor. Det handlar om interaktion, tillväxt och utveckling. Det administrativa arbetet som följer med är ett nödvändigt ont. i-Reserve tar gärna hand om det "onda" åt dig, så att du kan fokusera på det "goda". Så sluta klippa och klistra i Word. Låt ditt system göra jobbet.
Vill du belöna dina elever snabbare och smartare?
Nyfiken på hur ett digitalt certifikat skulle se ut för ditt program? Dyk ner i mallarnas och variablerna världen med ett gratis testkonto. Prova i-Reserve gratis i 30 dagar och upplev hur mycket tid du sparar när administrationen sköter sig själv.