Från juldrinkar till företagsutflykter: Så här automatiserar du fakturering för företagsbowlingspelare

Vid den tidpunkten sätter ofta baksmällan in hos dig, eller din administration, innan festen ens är över. För företagskunder betalar inte bara snabbt med en Tikkie eller betalkort. De vill ha en korrekt faktura. I holdingbolagets namn. Med rätt kostnadsställesnummer. Och ja, vänligen maila den till leverantörsreskontraavdelningen, inte till den person som bokade platsen.

Företagsbokningar är ovärderliga, men ofta administrativt krångliga. Särskilt om du manuellt måste skriva om allt från ditt bokningssystem till Word eller ditt bokföringsprogram. Ett stavfel i IBAN-numret eller beloppet, och du är tillbaka och jagar dina pengar.

Det finns ett smartare sätt. Mycket smartare. Med fakturamodulen i i-Reserve kan du automatisera pappersarbetet för din företagsbowling. Detta frigör tid för dina gäster, medan bokningssystemet hanterar pappersarbetet.

1. Bli av med lösa anteckningar: Företag i ditt system

Grunden för smidig administration är att veta vem man har att göra med. Ofta bokar "John från HR" resan, men fakturan måste gå till "Large Enterprise BV". I en vanlig kalender är det svårt att separera dessa två.

I i-Reserve kan du arbeta systematiskt med detta. Du kan skapa Företag som ett "paraply" ovanför dina kontakter.

• Du anger företagets stamdata en gång: handelskammarnummer, momsregistreringsnummer och den specifika faktureringsadressen.
• Sedan länkar du kontaktpersonen (Jan) till detta företag.

Den stora fördelen? Nästa gång Jan kallar till en sommarträff vet systemet omedelbart att fakturan ska skickas till kontoret. Du kan till och med ställa in rutten: bokningsbekräftelsen går till Jan, fakturan går automatiskt till inschrijvingen@groteonderneming.nl. Ingen förvirring, ingen dubbel bokföring.

2. Från bokning till faktura med ett klick

Du är entreprenör, inte en maskinskribare. Varför skriva om informationen som redan finns i din bokning (datum, antal kurser, paket, snacks) i ett fakturaprogram?

I i-Reserve är reservationen källan. Med ett enda klick genererar systemet en faktura baserat på de bokade artiklarna.

• Utkastfas: Systemet skapar först ett utkast till faktura. Du kan granska det när du har lust. Vill du lägga till en extra omgång drycker? Inga problem.
• Slutgiltigt: Är allt korrekt? Sedan slutför du fakturan. Systemet tilldelar automatiskt ett unikt fakturanummer (viktigt för skattemyndigheterna) och skickar det direkt till kunden som PDF.

Du kan till och med automatisera den här processen med triggers. Till exempel, så snart en reservation når statusen "Slutförd" genereras och skickas fakturan automatiskt. Du behöver inte oroa dig för det längre.

3. Före, efter eller i delar: Du bestämmer

Företagsgrupper kan vara ombytliga. "Kan vi betala för hyran i förskott och sedan ta betalt för drycker senare?" Eller: "Vi vill göra en deposition på 50 %

Manuellt sett är detta ett matematiskt pussel. I i-Reserve är det en standardfunktion.

• Delfakturor: Du kan enkelt dela upp en faktura. Skicka en faktura nu för handpenningen. Systemet kommer ihåg exakt vad som fortfarande är utestående och förbereder det för slutfakturan efter utskick.
• Gruppfakturor: Har ni en företagsliga där samma företag kommer och bowlar varje tisdagskväll? Skicka inte en separat faktura för varje kväll (det kommer att göra dem galna), utan kombinera utkastfakturorna. Skicka en tydlig gruppfaktura med alla matchdatum i slutet av månaden. Detta sparar dem besväret med bokföringen och dig transaktionskostnaderna.

Tips: Börja från början (Offerten)
För stora företagsutflykter, tänk 8 barer plus en generös buffé, lämnas ofta en offert. Visste du att du kan skapa en i i-Reserve ? Med beställningsmodulen skickar du först en tydlig offert. Om kunden accepterar kan du med ett enda klick konvertera beställningen till en reservation och sedan till en faktura. Uppgifterna följer med dig genom hela processen. På så sätt presenterar du dig professionellt, från första förfrågan till slutbetalning.

4. Revisorn är glad igen (Export)

Att skicka en faktura är det första steget. Men den fakturan måste också registreras i ditt bokföringssystem. Om du fortfarande måste skriva in alla PDF-filer i Exact eller Twinfield i slutet av månaden kommer du fortfarande att slösa tid.

i-Reserve integreras sömlöst med de flesta större redovisningsprogram, inklusive Exact (Globe & Online), Twinfield, Snelstart, AFAS, Visma och Moneybird. Exportmodulen låter dig skicka finansiell data direkt till dina huvudbokskonton.

• Bowlinghallens intäkter krediteras prydligt till kontot för "Domstolsintäkter".
• Bitterbollarna går till 'Hospitality Turnover'.
• Momsen är korrekt uppdelad.

Resultatet? Din administration är alltid aktuell, din balansräkning är korrekt och din revisor behöver göra färre korrigeringar. Det sparar på redovisningskostnader.

Ni står för gästfriheten, vi står för logiken

Att vara värd för företagsgrupper är ett specialiserat jobb. Du måste säkerställa atmosfär, service och kvalitet. Det är vad du utmärker dig i. Lämna det administrativa besväret till programvara som är utformad för det.

Genom att automatisera dina faktureringsprojekt får du en professionell image. Dina kunder får korrekta fakturor i rätt tid och du får betalt snabbare. Detta gör den hektiska decembermängden inte bara trevlig för dina intäkter utan också för din sinnesro.

Trött på att skriva fakturor manuellt?

Vill du själv uppleva hur mycket tid du sparar när systemet fungerar för dig? Prova i-Reserve gratis i 30 dagar . Koppla ditt första företag, skapa en provfaktura och upptäck bekvämligheten. Inga förpliktelser, bara omedelbar insikt.