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Probabilmente non c'è bisogno di spiegare cos'è Microsoft Outlook, poiché è uno dei sistemi di calendario più utilizzati al mondo. Fa anche parte di Office 365. Collegando i-Reserve in Outlook a un calendario a tua scelta, come quello della reception, dei formatori, delle sale riunioni o delle barche , si aprono infinite possibilità.

Come funziona?

I clienti che hanno effettuato una prenotazione solitamente ricevono un elemento del calendario via e-mail, che possono aggiungere immediatamente ai propri calendari. Naturalmente, la prenotazione verrà visualizzata immediatamente nel sistema di prenotazione . Ma desideri che la prenotazione venga visualizzata anche in un calendario di Outlook? Nessun problema con l'integrazione di Outlook di i-Reserve .

Una volta creata la connessione e effettuata una prenotazione, questa verrà automaticamente aggiunta al calendario selezionato. In caso di modifica alla prenotazione, i-Reserve invierà automaticamente notifiche a Outlook e aggiornerà l'elemento del calendario. In questo modo, tu e il tuo team sarete sempre aggiornati!

La maggior parte degli utenti e/o dipendenti ha un calendario sul proprio telefono e in questo modo vengono avvisati degli appuntamenti. Questa integrazione consente di aggiungere voci di calendario per gli utenti, ad esempio per un formatore che corsi o per la reception di una struttura che affitta sale. Il vantaggio principale è che possono anche visualizzare la propria disponibilità direttamente nel calendario. In questo modo, la loro agenda è sempre a portata di mano, anche quando sono in viaggio.

Vantaggi dell'integrazione con Outlook

Questa integrazione offre numerose possibilità e semplifica notevolmente l'utilizzo di i-Reserve . Desideriamo fornire una panoramica di alcuni dei vantaggi dell'integrazione del sistema di prenotazione i-Reserve con Outlook. Integrando il sistema di prenotazione con Outlook, è possibile:

• Traccia automaticamente le prenotazioni e le prenotazioni
• Non preoccuparti più di doppie prenotazioni o di dimenticare un appuntamento importante
• Visualizza la disponibilità in tempo reale

Quali informazioni vengono fornite?

L'integrazione sembra abbastanza semplice ed è un ottimo modo per iniziare. Tuttavia, offre alcune interessanti possibilità per sfruttare al meglio il tuo calendario.

In linea di principio, tutti i campi relativi a oggetti, clienti e prenotazioni possono essere utilizzati sia nel titolo (oggetto) che nella descrizione (corpo). Ciò consente una combinazione di campi all'interno della piattaforma di integrazione. i-Reserve può includere tutti i tipi di campi personalizzati, che possono essere combinati in un titolo logico. Questo può essere fatto utilizzando abbreviazioni e formattazione.

Come collegare Outlook al sistema di prenotazione

Ora che abbiamo esaminato i vantaggi e le possibilità di collegare Outlook al sistema di prenotazione, vediamo come farlo.

La connessione del sistema di prenotazione a Outlook è bidirezionale. Ciò significa che i dati possono essere inviati in entrambe le direzioni. Tuttavia, questo non è obbligatorio. Una connessione unidirezionale è spesso sufficiente. È stata effettuata una prenotazione? Crea un elemento del calendario. Punto.

Ma è anche possibile che sia necessario apportare modifiche. O che un elemento del calendario venga trascinato dal calendario dall'utente a un orario diverso. In tal caso, la prenotazione dovrebbe "spostarsi"? Anche questo è possibile con i-Reserve. Utilizzando l'ID calendario nell'ID esterno della prenotazione, colleghiamo l'elemento del calendario alla prenotazione. Un flusso prevede quindi un passaggio aggiuntivo. Un esempio:

Cosa viene collegato?

Per garantire il corretto funzionamento di entrambi i sistemi, i dati vengono scambiati. I dati inviati sono riportati nella tabella seguente.

Vuoi saperne di più?

Integrare Outlook con il i-Reserve è un ottimo modo per aumentare l'efficienza ed evitare doppie prenotazioni. Vuoi saperne di più sull'integrazione con Outlook o provare il nostro sistema di prenotazione per 30 giorni ? Contattaci.