Dai drink di Natale alle gite aziendali: come automatizzare la fatturazione per i giocatori di bowling aziendali

A quel punto, spesso, i postumi della sbornia si fanno sentire per te, o per la tua amministrazione, prima ancora che la festa sia finita. Perché i clienti aziendali non pagano subito con un Tikkie o una carta di debito. Vogliono una fattura corretta. Intestata alla holding. Con il numero corretto del centro di costo. E, oh ​​sì, per favore, inviatela via email all'ufficio contabilità fornitori, non alla persona che ha prenotato il processo.

Le prenotazioni aziendali sono preziose, ma spesso rappresentano una seccatura dal punto di vista amministrativo. Soprattutto se devi riscrivere manualmente ogni cosa, dal sistema di prenotazione a Word o al software di contabilità. Basta un errore di battitura nell'IBAN o nell'importo e ti ritrovi a dover recuperare i tuoi soldi.

C'è un modo più intelligente. Molto più intelligente. Con il modulo Fattura di i-Reserve puoi automatizzare la gestione delle pratiche burocratiche per il tuo bowling. Questo ti fa risparmiare tempo prezioso per i tuoi ospiti, mentre il sistema di prenotazione si occupa della parte burocratica.

1. Sbarazzati delle note sparse: aziende nel tuo sistema

Il fondamento di un'amministrazione fluida è sapere con chi si ha a che fare. Spesso, "John delle Risorse Umane" prenota l'uscita, ma la fattura deve essere inviata a "Large Enterprise BV". In un calendario standard, è difficile separare i due soggetti.

In i-Reserve puoi gestire questo aspetto in modo sistematico. Puoi creare le aziende come un "ombrello" sopra i tuoi contatti.

• Si inseriscono una sola volta i dati anagrafici dell'azienda: numero della Camera di Commercio, partita IVA e indirizzo di fatturazione specifico.
• Quindi colleghi la persona di contatto (Jan) a questa azienda.

Il grande vantaggio? La prossima volta che Jan chiamerà per un incontro estivo, il sistema saprà immediatamente di dover inviare la fattura all'ufficio. È persino possibile impostare l'inoltro: la conferma della prenotazione verrà inviata a Jan, la fattura verrà automaticamente inviata a inschrijvingen@groteonderneming.nl. Nessuna confusione, nessuna doppia registrazione.

2. Dalla prenotazione alla fattura in un clic

Sei un imprenditore, non un dattilografo. Perché riscrivere le informazioni già presenti nella tua prenotazione (data, numero di portate, pacchetti, snack) in un programma di fatturazione?

In i-Reserve la prenotazione è la fonte. Con un solo clic, il sistema genera una fattura basata sugli articoli prenotati.

• Fase di bozza: il sistema creerà prima una bozza di fattura. Puoi rivederla quando vuoi. Vuoi aggiungere un giro extra di bevande? Nessun problema.
• Finale: Tutto corretto? A questo punto si finalizza la fattura. Il sistema assegna automaticamente un numero di fattura univoco (essenziale per le autorità fiscali) e la invia direttamente al cliente in formato PDF.

Puoi persino automatizzare questo processo con dei trigger. Ad esempio, non appena una prenotazione raggiunge lo stato "Completato", la fattura viene generata e inviata automaticamente. Non dovrai più preoccuparti di nulla.

3. Prima, dopo o in parti: decidi tu

I gruppi aziendali possono essere volubili. "Possiamo pagare l'affitto del campo in anticipo e poi addebitare le bevande in un secondo momento?" Oppure: "Vorremmo versare un acconto del 50%"

Manualmente, questo è un rompicapo matematico. In i-Reserve , è una funzionalità standard.

• Fatture parziali: puoi facilmente dividere una fattura. Invia subito una fattura per l'acconto. Il sistema memorizza esattamente l'importo ancora da saldare e lo prepara per la fattura finale dopo l'uscita.
• Fatture di gruppo: hai un campionato aziendale in cui la stessa azienda viene a giocare a bowling ogni martedì sera? Non inviare loro una fattura separata per ogni sera (li farebbe impazzire), ma unisci le fatture provvisorie. Alla fine del mese, invia un'unica fattura di gruppo chiara con tutte le date delle partite. Questo risparmierà loro la seccatura di spedirle e tu i costi di transazione.

Suggerimento: inizia dall'inizio (il preventivo).
Per le grandi gite aziendali, pensa a 8 corsie più un ricco buffet, spesso viene fornito un preventivo. Sapevi che puoi crearne uno in i-Reserve ? Con il modulo Ordini, invii prima un preventivo chiaro. Se il cliente accetta, puoi convertire l'ordine in una prenotazione con un solo clic e poi in una fattura. I dati ti accompagnano durante l'intero processo. In questo modo, ti presenti in modo professionale, dalla prima richiesta al pagamento finale.

4. Il contabile è di nuovo felice (Esporta)

Inviare una fattura è il primo passo. Ma la fattura deve anche essere inserita nel tuo sistema contabile. Se alla fine del mese devi comunque riscrivere tutti i PDF in Exact o Twinfield, perderai comunque tempo.

i-Reserve si integra perfettamente con la maggior parte dei principali software di contabilità, tra cui Exact (Globe e Online), Twinfield, Snelstart, AFAS, Visma e Moneybird. Il modulo di esportazione consente di inviare i dati finanziari direttamente ai conti del libro mastro.

• I ricavi della pista da bowling vengono accreditati direttamente sul conto "Entrate giudiziarie".
• Le bitterballen vanno al "Turnover dell'ospitalità".
• L'IVA è correttamente ripartita.

Il risultato? La tua amministrazione è sempre aggiornata, il tuo bilancio è accurato e il tuo commercialista deve apportare meno correzioni. Questo ti fa risparmiare sulle spese contabili.

Tu fornisci l'ospitalità, noi forniamo la logica

Ospitare gruppi aziendali è un lavoro specializzato. Devi garantire un'atmosfera piacevole, un servizio impeccabile e la massima qualità. È questo il tuo punto forte. Lascia la gestione amministrativa a un software progettato appositamente.

Automatizzare la fatturazione contribuisce a creare un'immagine professionale. I tuoi clienti ricevono fatture precise al momento giusto e tu vieni pagato più velocemente. Questo renderà il frenetico dicembre non solo piacevole per i tuoi ricavi, ma anche per la tua tranquillità.

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