Chi è responsabile? Collega i formatori in modo fluido alla tua offerta formativa

Ecco che se ne va la tua pianificazione. E così se ne va la tua pace.

Far incontrare domanda e offerta di corsi è un puzzle complesso. Non si ha a che fare solo con lo spazio disponibile (l'aula), ma anche con una persona disponibile (il formatore). E mentre un'aula attende pazientemente di essere utilizzata, le persone potrebbero avere giorni di ferie, appuntamenti dal medico o magari avere già un appuntamento con un altro cliente.

Utilizzi ancora fogli Excel o calendari separati per gestire tutto questo? Allora c'è un'alta probabilità di doppie prenotazioni. i-Reserve risolve questo problema per te, gestendo i docenti in modo intelligente come le tue aule. In questo articolo, spieghiamo come collegare in modo fluido i docenti alla tua offerta formativa.

Anche le persone sono "Risorse"

In i-Reserve parliamo spesso di "Risorse". Potrebbe sembrare un po' tecnico e poco socievole quando si parla dei propri insegnanti preferiti, ma è la base di un programma solido.

Una risorsa è essenzialmente tutto ciò di cui hai bisogno per rendere possibile una prenotazione. Potrebbe essere un campo da tennis, un proiettore, una sala riunioni o persino una persona.

Creando i tuoi formatori nel sistema come risorsa "Staff", dai loro un'identità specifica nel programma. Li inserisci con nome e cognome e, cosa importante, puoi poi associarli alle attività.

Questo è il punto di partenza della logica. Il sistema ora sa: per il corso "Contabilità per principianti", non ho bisogno solo dell'"Aula 3", ma anche del "Professionista Peters".

Controllo in tempo reale: l'editor del tuo programma

Come si evita che "Teacher Peters" venga doppiamente impegnato? Semplice: il sistema monitora i tuoi progressi.

Quando si pianifica un nuovo corso e si seleziona un dipendente nella sezione personale, i-Reserve esegue immediatamente un controllo di disponibilità in background.

• L'insegnante ha già programmato un'altra lezione a quell'ora?
• L'insegnante ha chiesto un congedo?
• È al di fuori del suo orario di lavoro?

Se la risposta a una qualsiasi di queste domande è "sì", riceverai una notifica immediata. Il sistema ti protegge da te stesso. Puoi confermare la prenotazione solo se sia la sede che il formatore danno il via libera. Questo ti dà tranquillità. Non dovrai più setacciare manualmente tre diversi calendari di Outlook o sperare di aver ricordato correttamente.

Azioni in blocco: accelera

Hai un corso di dieci settimane? Allora non vuoi selezionare manualmente lo stesso docente dieci volte. Con la funzione di pianificazione in blocco, puoi selezionare l'intero corso in una sola volta e assegnare il docente abituale. Il sistema verificherà quindi la disponibilità per tutte e dieci le date contemporaneamente.

Basta con lo scaricabarile: lascia che siano gli allenatori a fare tutto da soli

Come pianificatore, spesso sei tu a fungere da tramite per le informazioni. "Sei disponibile martedì?", "No, devo andare dal dentista allora", "Okay, e mercoledì?".

Tutte quelle email e quelle telefonate portano via un sacco di tempo. Perché non invertire la rotta?

In i-Reserve puoi collegare la risorsa (il formatore) a un account utente. Questo consente ai tuoi insegnanti e formatori di accedere a una sezione separata del sistema.

Ciò presenta due vantaggi principali:

1. Gestiscono autonomamente la propria disponibilità

Gli allenatori possono effettuare autonomamente l'accesso e indicare quando possono e quando non possono lavorare.

• Il libero professionista: spesso lavora su base oraria. Può specificare nel sistema esattamente in quali orari del giorno è disponibile per te.
• Il Fulltimer: lavora per te a tempo indeterminato, ma prende anche le ferie. Registra semplicemente le sue ferie o assenze.

Lo vedrai immediatamente riflesso nel tuo programma. Se un trainer è contrassegnato in rosso nel programma, sai che non è necessario contattarlo.

2. Vedono il proprio programma

"Dove avrei dovuto essere domani?" Un trainer non ha più bisogno di chiedertelo. Può accedere e vedere il suo programma personale, inclusi luoghi e orari. Tutti sono aggiornati, senza dover inviare i programmi via email ogni giorno.

Panoramica visiva

A volte vuoi solo vedere a colpo d'occhio come stanno andando le cose. Nella pianificazione i-Reserve , puoi usare i colori per ogni dipendente.

Nella panoramica mensile puoi vedere immediatamente:

• Il blu è l'insegnante Jan.
• Il verde è l'insegnante Els.
• Il grigio non è ancora stato riempito.

È possibile vedere immediatamente dove si trovano le lacune e se il carico di lavoro è distribuito equamente.

Tu hai la strategia, noi abbiamo il puzzle

Pianificare corsi e formazione è un processo umano. È necessario garantire la giusta corrispondenza tra il gruppo e l'istruttore. È qui che risiede la vostra competenza. Verificare se l'istruttore è già in un'altra aula è un esercizio matematico. È qui che risiede la nostra competenza.

Integrando i tuoi formatori come risorse nel tuo sistema, elimini il rischio di errori nel processo. Eviti doppie prenotazioni, imbarazzanti telefonate ai tirocinanti e stress sul posto di lavoro.

Hai finito con il puzzle della pianificazione?

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