Papiret på væggen: Automatiser certifikater og eksamensbeviser
Kursets sidste dag er overstået. Deltagerne har afleveret deres sidste opgaver, evalueringerne er positive, og alle tager hjem i godt humør. Er det også tid til at slappe af for dig? Desværre ikke. Du må gerne sidde bag computeren. For de lovede certifikater skriver sig ikke af sig selv. Eller gør de?
For mange undervisere og kursusudbydere er det en administrativ skuffelse at gennemføre et træningskursus. Du har investeret ugevis af energi i dine elever, men det sidste trin, dimissionsceremonien, handler ofte om at skrive navne ind i en Word-fil, udskrive dem på dyrt papir, underskrive dem og forsegle kuverterne.
Det er spild af tid og også risiko for fejl. Én tastefejl i en elevs efternavn, og du er nødt til at starte forfra.
Vidste du, at du kan digitalisere hele denne proces i i-Reserve? Ligesom du automatiserer fakturaer og bekræftelser, kan du også få det eftertragtede "papir på væggen" udskrevet direkte fra dit system.
Fra manuelt arbejde til autopilot
Princippet er enkelt: De data, du skal bruge til et eksamensbevis, findes allerede i dit system. Du ved, hvem den studerende er, hvilken uddannelse de har gennemført, og datoen. Hvorfor skulle du manuelt overføre disse data til et andet program?
I i-Reserve kan du oprette PDF-skabeloner, der gør dette arbejde for dig. Tænk på det som en digital skabelon med dit eget logo, virksomhedsidentitet og underskrift. I stedet for fast tekst bruger du smarte variabler, hvor specifikke data skal vises.
Hvordan fungerer det?
Du laver et smukt design én gang. Derefter fortæller du systemet, hvad der skal være hvor, ved hjælp af variabler:
- For eksempel, i stedet for navnet skriver du {participants.FULLNAME}.
- Brug {event attribute=name} som kursusnavn.
- Og for datoen skal du vælge variablen for kursets slutdato eller dags dato ({DATE_CURRENT}).
Så snart du, eller systemet, giver signalet, udfylder i-Reserve de tomme felter. Resultatet? Et elegant, personligt certifikat til hver deltager, uden at du behøver at skrive et eneste bogstav.
Direkte til indbakken (mens succesen stadig er frisk)
Et eksamensbevis er prikken over i'et. Modtagelsestiden er afgørende. Hvis en studerende skal vente tre uger på postbuddet, har euforien allerede lagt sig lidt.
Med i-Reserve sender du certifikatet på det allerbedste tidspunkt.
Du kan oprette en arbejdsgang, hvor systemet automatisk sender en e-mail, når en deltager modtager status som "Bestået" eller "Kursus gennemført". Det personlige PDF-certifikat vedhæftes med det samme.
Mens eleven stadig er på toget hjem, ankommer deltagerbeviset til deres indbakke. De kan gemme det med det samme, videresende det til deres arbejdsgiver eller dele det på LinkedIn. Det er den slags moderne service, folk forventer i disse dage.
Hvorfor skulle du ønske dette?
Udover at det simpelthen ser rigtig fedt ud, når din proces forløber så gnidningsløst, giver det dig også konkrete fordele:
- Du sparer penge: Beregn dine årlige udgifter til specielt tykt papir, blækpatroner, kuverter og frimærker. Digital afsendelse koster ikke ekstra. Hvis den studerende stadig ønsker at hænge det op på væggen, kan de selv udskrive PDF-filen (eller få den udskrevet).
- Fejlfrit arbejde: Navnet på certifikatet er præcis det navn, som den studerende indtastede ved registrering. Ingen flere diskussioner om stavefejl eller forkerte præfikser, der opstod under manuel genindtastning.
- Mindre administrativt besvær: Dette er måske det vigtigste. Du er underviser, ikke dataindtastningsspecialist. Ved at automatisere denne proces frigør du tid til at forbedre dine undervisningsmaterialer eller rekruttere nye studerende.
Mere end bare eksamensbeviser
Teknologien bag denne PDF-generator er ikke begrænset til eksamensbeviser. Tænk ud over det.
- Deltagerlister: Udskriv en fremmødeliste til læreren med et enkelt klik.
- Arbejdsbøger: Send automatisk et personligt arbejdsark før træningen.
- Badges: Generer navnebadges, som du blot udskriver og skubber ind i et ærme.
Du leverer indholdet, vi leverer papirarbejdet
Træning handler om mennesker. Det handler om interaktion, vækst og udvikling. Det administrative arbejde, der følger med, er et nødvendigt onde. i-Reserve tager sig gerne af det "onde" for dig, så du kan fokusere på det "gode". Så stop med at klippe og klistre i Word. Lad dit system gøre arbejdet.
Vil du belønne dine elever hurtigere og smartere?
Nysgerrig efter, hvordan et digitalt certifikat ville se ud for dit program? Dyk ned i skabelonernes og variablernes verden med en gratis prøvekonto. Prøv i-Reserve gratis i 30 dage , og oplev, hvor meget tid du sparer, når administrationen klarer sig selv.