Hvem har ansvaret? Forbind undervisere problemfrit med dine kursustilbud

Der forsvinder din planlægning. Og der forsvinder din fred.

At matche udbud og efterspørgsel efter kurser er et komplekst puslespil. Du har ikke kun at gøre med ledig plads (klasseværelset), men også med en ledig person (underviseren). Og mens et klasseværelse tålmodigt venter på at blive brugt, kan folk have feriedage, lægeaftaler, eller måske er de allerede planlagt med en anden klient.

Bruger du stadig Excel-ark eller separate kalendere til at administrere dette? Så er der en god chance for dobbeltbooking. i-Reserve løser dette problem for dig ved at administrere undervisere lige så intelligent som dine klasseværelser. I denne artikel forklarer vi, hvordan du problemfrit forbinder undervisere med dine kursusudbud.

Mennesker er også 'ressourcer'

I i-Reserve taler vi ofte om "Ressourcer". Det lyder måske lidt teknisk og asocialt, når man taler om sine yndlingslærere, men det er fundamentet for en solid skema.

En ressource er i bund og grund alt, hvad du behøver for at muliggøre en booking. Det kan være en tennisbane, en projektor, et mødelokale eller endda en person.

Ved at oprette dine trænere i systemet som en "Personale"-ressource, giver du dem deres egen identitet i skemaet. Du indtaster dem med deres for- og efternavne, og vigtigst af alt, du kan derefter linke dem til aktiviteter.

Dette er udgangspunktet for logikken. Systemet ved det nu: til kurset "Regnskab for begyndere" har jeg ikke kun brug for "Lokale 3", men også "Lærer Peters".

Kontrol i realtid: redaktøren af ​​din tidsplan

Hvordan forhindrer man, at "Lærer Peters" bliver dobbeltplanlagt? Simpelt: systemet overvåger dine fremskridt.

Når du planlægger et nyt kursus og vælger en medarbejder i personalesektionen, udfører i-Reserve straks en tilgængelighedskontrol i baggrunden.

• Har læreren allerede planlagt en anden lektion på det tidspunkt?
• Har læreren søgt om orlov?
• Er det uden for hans eller hendes arbejdstid?

Hvis svaret på et af disse spørgsmål er "ja", modtager du en øjeblikkelig besked. Systemet beskytter dig mod dig selv. Du kan kun bekræfte bookingen, hvis både stedet og underviseren giver grønt lys. Dette giver dig ro i sindet. Du behøver ikke længere manuelt at gennemgå tre forskellige Outlook-kalendere eller håbe på, at du har husket rigtigt.

Massehandlinger: Fremskynd

Har du en kursusserie på ti uger? Så slipper du for manuelt at skulle vælge den samme underviser ti gange. Med funktionen til masseplanlægning kan du vælge hele kursusserien på én gang og tildele den faste underviser. Systemet tjekker derefter tilgængeligheden for alle ti datoer på én gang.

Slut med at skyde ansvaret over på andre: Lad trænerne gøre det selv

Som planlægger er du ofte informationsformidleren. "Har du tid om tirsdagen?", "Nej, så skal jeg til tandlægen," "Okay, og onsdag?".

Al den e-mailing og alle de opkald tager en masse tid. Hvorfor ikke lave om på det?

I i-Reserve kan du linke ressourcen (træneren) til en brugerkonto. Dette giver dine lærere og trænere adgang til en separat del af systemet.

Dette har to store fordele:

1. De styrer deres egen tilgængelighed

Trænere kan selv logge ind og angive, hvornår de kan og ikke kan arbejde.

• Freelanceren: Arbejder ofte på timebasis. De kan angive i systemet præcis hvilke tidspunkter på dagen de er tilgængelige for dig.
• Fuldtidsansatte: Arbejder fast for dig, men holder også ferie. Han registrerer blot sin orlov eller fravær.

Du vil se dette afspejlet med det samme i din tidsplan. Hvis en træner er "rød" i tidsplanen, ved du, at du ikke behøver at ringe til dem.

2. De ser deres egen tidsplan

"Hvor skulle jeg være i morgen?" En træner behøver ikke længere at spørge dig om det. De logger ind og ser deres personlige tidsplan, inklusive lokationer og tidspunkter. Alle holdes opdateret, uden at du behøver at sende tidsplaner via e-mail hver dag.

Visuel oversigt

Nogle gange vil man bare gerne se et hurtigt overblik over, hvordan det går. I i-Reserve -skemaet kan man bruge farver for hver medarbejder.

I månedsoversigten kan du straks se:

• Blå er lærer Jan.
• Green er lærer Els.
• Grå er endnu ikke udfyldt.

Du kan med det samme se, hvor hullerne er, og om arbejdsbyrden er fordelt retfærdigt.

Du har strategien, vi har gåden

Planlægning af kurser og træning er en menneskelig proces. Du skal sikre det rette match mellem gruppen og underviseren. Det er dér, din ekspertise ligger. At kontrollere, om underviseren allerede er i et andet klasseværelse, er en matematisk øvelse. Det er dér, vores ekspertise ligger.

Ved at integrere dine undervisere som ressourcer i dit system eliminerer du risikoen for fejl i din proces. Du forhindrer dobbeltbookinger, pinlige telefonopkald til praktikanter og stress på arbejdspladsen.

Færdig med planlægningsgåden?

Vil du se, hvordan i-Reserve kan gøre din planlægning idiotsikker? Stop med at gætte, og begynd at finde ud af det. Prøv i-Reserve bookingsystemet gratis i 30 dage . Forbind din første træner, og oplev roen i et system, der tænker med dig.