Fra juledrinks til firmaudflugter: Sådan automatiserer du fakturering for virksomhedsbowlingere

På det tidspunkt sætter tømmermændene ofte ind hos dig, eller din administration, før festen overhovedet er slut. For erhvervskunder betaler ikke bare hurtigt med et Tikkie- eller betalingskort. De vil have en korrekt faktura. I holdingselskabets navn. Med det korrekte omkostningscenternummer. Og åh ja, send den venligst til kreditorafdelingen, ikke til den person, der bookede retten.

Forretningsbookinger er uvurderlige, men ofte et administrativt besvær. Især hvis du manuelt skal gentaste alt fra dit reservationssystem til Word eller dit regnskabsprogram. Én slåfejl i IBAN-nummeret eller beløbet, og du er tilbage på jagten efter dine penge.

Der er en smartere måde. Meget smartere. Med fakturamodulet i i-Reserve kan du automatisere papirarbejdet til din virksomheds bowling. Dette frigør tid til dine gæster, mens reservationssystemet håndterer papirarbejdet.

1. Slip af med løse sedler: Virksomheder i dit system

Fundamentet for problemfri administration er at vide, hvem man har med at gøre. Ofte booker "John fra HR" turen, men fakturaen skal gå til "Large Enterprise BV". I en standardkalender er det svært at adskille disse to.

I i-Reserve kan du gribe dette systematisk an. Du kan oprette Virksomheder som en "paraply" over dine kontakter.

• Du indtaster virksomhedens stamdata én gang: Handelskammernummer, momsnummer og den specifikke faktureringsadresse.
• Så forbinder du kontaktpersonen (Jan) til denne virksomhed.

Den store fordel? Næste gang Jan indkalder til en sommerfest, ved systemet straks, at fakturaen skal sendes til kontoret. Du kan endda indstille ruten: reservationsbekræftelsen går til Jan, fakturaen går automatisk til inschrijvingen@groteonderneming.nl. Ingen forvirring, ingen dobbeltpostering.

2. Fra reservation til faktura med ét klik

Du er iværksætter, ikke maskinskriver. Hvorfor gentaste de oplysninger, der allerede står i din reservation (dato, antal retter, pakker, snacks), i et fakturaprogram?

I i-Reserve er reservationen kilden. Med et enkelt klik genererer systemet en faktura baseret på de bookede varer.

• Kladdefase: Systemet opretter først en kladdefaktura. Du kan gennemgå den, når du har lyst. Vil du tilføje en ekstra omgang drikkevarer? Intet problem.
• Endelig: Er alt korrekt? Derefter færdiggør du fakturaen. Systemet tildeler automatisk et unikt fakturanummer (essentielt for skattemyndighederne) og sender det direkte til kunden som PDF.

Du kan endda automatisere denne proces med triggere. For eksempel, så snart en reservation når statussen "Afsluttet", genereres og sendes fakturaen automatisk. Du behøver ikke bekymre dig om det længere.

3. Før, efter eller delvist: Du bestemmer

Virksomhedsgrupper kan være omskiftelige. "Kan vi betale for lejen af ​​banen på forhånd og så opkræve betaling for drikkevarer senere?" Eller: "Vi vil gerne betale et depositum på 50%."

Manuelt er dette en matematisk gåde. I i-Reserve er det en standardfunktion.

• Delfakturaer: Du kan nemt opdele en faktura. Send en faktura nu for udbetalingen. Systemet husker præcis, hvad der stadig er udestående, og forbereder det til den endelige faktura efter udsendelsen.
• Gruppefakturaer: Har I en firmaliga, hvor det samme firma kommer og bowler hver tirsdag aften? Send dem ikke en separat faktura for hver aften (det vil drive dem til vanvid), men kombiner fakturakladderne. Send én tydelig gruppefaktura med alle kampdatoer i slutningen af ​​måneden. Dette sparer dem besværet med bogføring og dig transaktionsomkostningerne.

Tip: Start fra begyndelsen (Tilbuddet)
Ved store firmaudflugter, tænk 8 baner plus en overdådig buffet, gives der ofte et tilbud. Vidste du, at du kan oprette et i i-Reserve ? Med ordremodulet sender du først et tydeligt tilbud. Hvis kunden accepterer, kan du med et enkelt klik konvertere ordren til en reservation og derefter til en faktura. Dataene følger dig gennem hele processen. På denne måde præsenterer du dig professionelt, fra den første anmodning til den endelige betaling.

4. Revisoren er glad igen (Eksport)

At sende en faktura er det første skridt. Men den faktura skal også indtastes i dit regnskabssystem. Hvis du stadig skal indtaste alle PDF'erne i Exact eller Twinfield igen i slutningen af ​​måneden, spilder du stadig tiden.

i-Reserve integreres problemfrit med de fleste større regnskabspakker, herunder Exact (Globe & Online), Twinfield, Snelstart, AFAS, Visma og Moneybird. Eksportmodulet giver dig mulighed for at sende økonomiske data direkte til dine hovedbogskonti.

• Bowlinghallens indtægter krediteres pænt kontoen for 'Rettens indtægter'.
• Bitterballerne går til 'Hospitality Turnover'.
• Momsen er korrekt opdelt.

Resultatet? Din administration er altid opdateret, din balance er nøjagtig, og din revisor skal foretage færre rettelser. Det sparer dig på regnskabsgebyrer.

Du sørger for gæstfriheden, vi sørger for logikken

At være vært for virksomhedsgrupper er et specialiseret job. Du skal sikre atmosfære, service og kvalitet. Det er det, du er udmærket ved. Overlad det administrative besvær til software, der er designet til det.

Automatisering af dine faktureringsprojekter giver et professionelt image. Dine kunder modtager præcise fakturaer på det rigtige tidspunkt, og du får betaling hurtigere. Dette gør den travle december ikke kun behagelig for din omsætning, men også for din tryghed.

Træt af at skrive fakturaer manuelt?

Vil du selv opleve, hvor meget tid du sparer, når systemet fungerer for dig? Prøv i-Reserve gratis i 30 dage . Forbind din første virksomhed, opret en prøvefaktura, og oplev bekvemmeligheden. Ingen forpligtelser, kun øjeblikkelig indsigt.