Comment fonctionne un système de réservation ?

Lors de la configuration des options pour vos clients, vous devez non seulement tenir compte de la taille des groupes, mais aussi de la durée minimale et maximale de la réservation. Vous devez également déterminer si la réservation a un prix fixe, un prix à l'heure ou un prix par personne et par heure.

Occupation optimale et convivialité client

Pour une occupation optimale, il est important de définir la capacité maximale. Vous devez évaluer si vos clients peuvent uniquement réserver des créneaux horaires fixes prédéfinis ou s'ils peuvent eux-mêmes déterminer la durée de leur réservation. Si vous souhaitez une occupation aussi optimale que possible, il est préférable de travailler avec des créneaux fixes pouvant être réservés à 100 %. La convivialité client est-elle un facteur essentiel dans votre secteur ? Laissez alors votre client, hôte ou visiteur définir lui-même l'heure de début et de fin exactes, et intégrez d'éventuelles périodes d'inoccupation.

Exemple

Vous louez un espace et configurez votre outil de réservation de sorte que les réservations ne soient possibles que par tranches de deux heures. Avec des créneaux fixes, l'espace peut être réservé de 08h00 à 10h00, de 10h00 à 12h00, de 12h00 à 14h00, de 14h00 à 16h00 et de 16h00 à 18h00. Si vous laissez vos clients choisir eux-mêmes une heure de début, il est possible qu'un client choisisse 09h00 comme heure de début (heure de fin 11h00). Cela entraîne une inoccupation d'une heure, car un autre client ne peut pas réserver le même espace le même jour à 08h00.

Vous faites donc un choix entre occupation optimale et convivialité client. Selon le secteur, le client comprendra plus ou moins les contraintes liées aux possibilités de réservation en cette période de crise.

Consultez nos différents sites DEMO pour explorer les différents scénarios de réservation.

Avec i-Reserve, vous décidez vous-même ce que votre client peut réserver. Peut-il uniquement choisir un créneau fixe prédéfini ? Ou détermine-t-il entièrement lui-même ses heures de début et de fin ? i-Reserve est ainsi configurable de manière flexible pour permettre à votre client d'effectuer sa réservation selon votre scénario de réservation.

Avec i-Reserve, vous définissez vous-même le nombre de clients pouvant réserver un même produit. Vous n'avez plus besoin de parcourir manuellement votre agenda ou votre fichier Excel pendant que le client attend au téléphone une confirmation de disponibilité.
Le système de réservation indique lui-même les créneaux horaires encore disponibles pour le groupe souhaitant réserver.

L'ouverture des créneaux horaires se fait en définissant via un calendrier (date de début et de fin) les horaires d'ouverture et les tarifs correspondants.
De cette façon, vous pouvez par exemple gérer les prix et les horaires en haute et basse saison. Vous planifiez cela tranquillement à l'avance afin de pouvoir, au moment qui vous convient, configurer sereinement les horaires et les tarifs de la période à venir. Vous n'avez pas à vous précipiter le jour du changement pour effectuer les modifications en urgence.
CONSEIL : Planifiez à l'avance et apportez de la sérénité à vos collègues

Lorsque vous proposez plusieurs produits (par exemple plusieurs salles de réunion), il est souvent difficile pour le client de trouver une salle adaptée et disponible. Grâce à un système avancé de « Recherche et Réservation », nous pouvons présenter directement au client les espaces disponibles correspondant à ses critères de recherche. Consultez notre démo de salle de réunion pour un exemple d'un tel système.

Le guide de réservation contient des explications détaillées sur la configuration du système. Pour toute question, vous pouvez contacter le service d'assistance professionnel par téléphone ou par e-mail.