Hur fungerar ett reservationssystem?

När du ställer in möjligheterna för dina kunder måste du inte bara ta hänsyn till gruppstorleken, utan även till den minimala och maximala varaktigheten för bokningen. Dessutom måste du bestämma om bokningen har ett fast pris, ett pris per timme eller ett pris per person och timme.

Optimal beläggning och kundvänlighet

För en optimal beläggning är det viktigt att fastställa den maximala kapaciteten. Då måste du överväga om dina kunder endast kan boka i förväg fastställda (fasta) tidsblock, eller om de själva får bestämma hur länge deras bokning varar. Vill du ha en så optimal beläggning som möjligt är det bäst att arbeta med fasta tidsblock som kan fyllas till 100%. Är hög kundvänlighet en avgörande faktor i din bransch? Låt då din kund, gäst eller besökare själv bestämma exakt start- och sluttid och räkna in eventuell tomgång.

Exempel

Du hyr ut ett utrymme och ställer in ditt bokningsverktyg så att det endast går att boka per två timmar. Med fasta block kan utrymmet bokas från 08:00–10:00, från 10:00–12:00, från 12:00–14:00, från 14:00–16:00 och från 16:00–18:00. Om du ger dina kunder möjligheten att själva välja en starttid kan det hända att en kund väljer 09:00 som starttid (sluttid 11:00). Det innebär en timmes tomgång, eftersom en annan kund inte kan boka samma utrymme samma dag kl. 08:00.

Du gör alltså ett val mellan optimal beläggning och kundvänlighet. Beroende på bransch kommer kunden i större eller mindre utsträckning att ha förståelse för bokningmöjligheterna under denna kristid.

Titta på våra olika DEMO-webbplatser för att utforska de olika bokningsscenarierna.

Med i-Reserve kan du själv bestämma vad din kund kan boka. Kan han bara välja ett fast inställt block? Eller bestämmer han helt själv sin start- och sluttid. i-Reserve är därmed flexibelt att konfigurera för att låta kunden själv göra sin bokning i ditt bokningsscenario.

Med i-Reserve bestämmer du själv hur många kunder som får boka en produkt. Du behöver inte själv gå igenom din kalender eller ditt Excel-ark medan kunden väntar i telefon på bekräftelse om du har plats för honom.
Bokningssystemet visar självt vid vilka tider det fortfarande finns plats för den grupp som vill boka.

Att öppna upp tider gör du själv genom att använda en kalender (start- och slutdatum) för att bestämma vilka öppettider som gäller och vilka priser som hör till dem.
På detta sätt kan du till exempel hantera priser och öppettider för hög- och lågsäsong. Du planerar detta lugnt i förväg så att du, när det passar dig, i lugn och ro kan ställa in tider och priser för den kommande perioden. Du behöver inte stressa på dagen för ändringen för att snabbt hinna göra justeringarna.
TIPS: Planera i förväg och skapa lugn hos dina kollegor

När du erbjuder flera produkter (till exempel flera konferensrum) kan det ofta vara svårt för kunden att hitta ett lämpligt och tillgängligt rum. Vi kan med ett avancerat "Sök och Boka"-system omedelbart presentera tillgängliga utrymmen för kunden utifrån sökkriterier. Se vår konferensdemo för ett exempel på ett sådant system.

I bokningshandboken finns detaljerade förklaringar om hur man konfigurerar systemet, och vid frågor kan du kontakta den professionella supportavdelningen per telefon eller e-post.